Bereichsassistent IT (m/w/d)

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH sucht eine Bereichsassistenz (m/w/d) zur Unterstützung der IT-Leitung und IT-Projektleitungen. Sie übernehmen das Office-Management, bereiten Meetings vor/nach und protokollieren Maßnahmen.

Zudem koordinieren Sie Teamveranstaltungen und Termine im IT-Bereich. Sie arbeiten an der Qualitätssicherung von Unterlagen, pflegen Projektunterlagen und unterstützen bei Prozessoptimierungen sowie der Einführung digitaler Arbeitsweisen.

Qualifikationen

• Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise im IT- oder Projektumfeld/-Organisation und Dokumentationsmanagement.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; idealerweise Bezug zu Assistenz-, Projekt- oder ITnahen Tätigkeiten.
• Grundkenntnisse in IT-Prozessen und digitale Arbeitsweisen sowie sicherer Umgang mit IT-Tools wie Planner, Jira, Azure DevOps oder vergleichbaren Aufgabenmanagement-Tools; Deutschkenntnisse sehr gut.

Aufgaben

• Office- und Schnittstellenmanagement für IT-Leitung und IT-Projektleitungen, Meeting-Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollierung und Maßnahmenverfolgung.
• Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Auswertungen und Protokollen; Nachverfolgung von Projektplänen und Dokumentationen.
• Administrative Koordination: Bestellungen, On-/Offboarding, Lizenz-, Vertrags- und Assetübersichten; Unterstützung bei Prozessoptimierung und Einführung digitaler Arbeitsweisen.

Kenntnisse

Office Management

Schnittstellenmanagement

Projektarbeit

Dokumentationsmanagement

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Planner

Jira

Azure DevOps

Microsoft 365

Jobbeschreibung

"Wir digitalisieren unsere Geschäftsprozesse. Damit die HOWOGE auch in Zukunft ein verlässlicher Partner ist."

In der HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH ist ab sofort eine Stelle als Bereichsassistenz (m/w/d) zu besetzen. Entdecke, was es bedeutet, mit einem engagierten Team zu wachsen und jeden Tag einen wichtigen Beitrag zu einer lebenswerten Stadt zu leisten!

Viel Raum für dein Know-how - so bringst du dich ein:

• Office- und Schnittstellenmanagement: Du übernimmst das professionelle Office-Managementfür die IT-Leitung und IT-Projektleitungen. Du erstellst die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und IT-Gremien einschließlich der Protokollierung und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen. Dabei hältst du dich an Terminen, Fristen- undWiedervorlagenmanagement. Du organisierst eigenständig Teamveranstaltungen zur Förderung der Zusammenarbeit innerhalb der IT.
• Projektarbeit und Qualitätssicherung:Du verantwortest administrativ IT- und Digitalisierungsprojekte und achtest dabei auf die Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Auswertungen und Protokollen für IT-interne und bereichsübergreifende Abstimmungen. Du gehst in die Nachverfolgung von Projektplänen,Aufgabenlisten,Entscheidungsständen und Dokumentationen sowie Wissensdatenbanken.
• Administrative Koordination: Du koordinierstBestellungen, On-/Offboarding-Prozesse sowie Pflege von Lizenz-, Vertrags- und Assetübersichten. Du unterstütztbei Prozessoptimierungen und der Einführung digitaler Arbeitsweisen.
  

Persönlich und fachlich - wir bauen auf deine Stärken:

• Berufserfahrung: als Assistenz, wünschenswert im IT- oder Projektumfeld/-Organisation und Dokumentationsmanagement.
• Qualifikation: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Bezug zu Assistenz-, Projekt- oder IT-nahen Tätigkeiten.
• Fachkenntnisse: inProjektmanagement-Tools, z. B. Planner, Jira, Azure DevOps oder vergleichbareGrundkenntnisse in ITIL-/Serviceprozessen und ein sicherer Umgang mit Microsoft 365, sowiePlanner oder vergleichbaren Aufgabenmanagement-Tools.
• Voraussetzung: einGrundverständnis für IT-Prozesse unddigitale Arbeitsweise sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Willkommen zuhause - darauf kannst du dich freuen:

• Echte Gemeinschaft: bei der täglichen Zusammenarbeit im Team, sowie im Rahmen unternehmensweiter Events wie Sommerfesten, Aktionstagen und Firmenläufen
• Vereinbarkeit von Beruf + Privatem: u. a. durch eigenen Familienservice, großzügige Freistellungsregelungen und einen Familienbegriff, der weit über die Kernfamilie hinausgeht
• Langfristige Perspektiven: durch regelmäßige Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein sicheres Umfeld, das zugleich immer in Bewegung ist
• Attraktive Arbeitsbedingungen: u. a. durch eine 37-Stunden-Woche, einen modernen Arbeitsplatz, Mobiles Arbeiten, unser betriebliches Gesundheitsmanagement undvieles mehr

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.

Unsere Arbeitnehmer:innenvertretung

Wenn wir zu der Überzeugung gekommen sind, dass du gut ins HOWOGE-Team passen könnten, folgt die Anhörung unseres Betriebsrats, unserer Frauenvertretung und optional unserer Schwerbehindertenvertretung.

Zusage & Vertragsunterzeichnung

Glückwunsch, du hast es geschafft! Unser Recruiting meldet sich bei dir mit der guten Nachricht. Im Anschluss werden deine Vertragsunterlagen erstellt, die du in Kürze erhältst – zusammen mit deinem persönlichen Zugang zu unserer Onboarding-App, über die du ab sofort mit deinem neuen Team in Verbindung stehst. An deinem ersten Arbeitstag wirst von deinen Kolleg:innen und deiner Führungskraft persönlich empfangen und erhältst deine technische Ausstattung.