Backoffice Facility Management (m/w/d)

W. Johannes Wentzel Dr. Nfl. Consulting GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 42,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice two days per week

Firmenfitness (EGYMWellpass)

Deutschlandticket oder Businessbike

Einarbeitungs-Pate

Fort- und Weiterbildung

30 Tage Erholungsurlaub + Heiligabend/

Geburtstag halben Urlaubstag

Unterstützung bei Wohnungssuche

Job summary

W. Johannes Wentzel Dr. Nfl.

Consulting GmbH sucht im Hamburg-Umfeld eine engagierte Backoffice-Unterstützung im Facility Management. Du koordinierst Aufträge, planst Einsätze und betreust Eingangsrechnungen – und sicherst so effiziente Abläufe hinter unseren operativen Kolleginnen und Kollegen. Mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung bringst du Organisationstalent, Zahlenverständnis und sichere MS-Office-Kenntnisse mit.

Qualifications

• Kaufmännische Grundlagen vorhanden, idealerweise Erfahrung in Assistenz-, Verwaltungs-, Dispositions- oder Backoffice-Funktionen
• Strukturiertes, zuverlässiges Arbeiten auch bei mehreren Aufträgen und Einsätzen gleichzeitig
• Sorgfältige Abrechnung von Rechnungen und Erfassung von Stunden

Responsibilities

• Aufträge koordinieren und Informationen aktuell halten
• Einsätze planen und Termine sowie Kapazitäten überwachen
• Rechnungen prüfen, korrekt zuordnen und abrechnen
• Leistungen vor- und nachbereiten, Erfassung nachvollziehbar gestalten
• Stundenerfassungen der operativen Kollegen überwachen
• Offene Vorgänge, fehlende Unterlagen und Rückfragen im Blick behalten
• Team im Facility Management administrativ unterstützen

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Organisationstalent

Zahlenverständnis

Kommunikation

MS Office Kenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Festangestellte FM, Voll- oder Teilzeit, Hamburg

Stellenbeschreibung

Unser Facility Management sorgt dafür, dass unsere betreuten Immobilien im Alltag zuverlässig funktionieren. Dazu gehören unter anderem unsere Hausmeister, Gebäudereiniger und Gärtner, die täglich in unseren Objekten im Einsatz sind. Damit draußen alles reibungslos läuft, braucht es im Hintergrund eine gute Organisation. Genau hier kommst du ins Spiel: Für unser Facility Management Team in Hamburg suchen wir Unterstützung im Backoffice. Du koordinierst Aufträge und Einsätze, behältst Zeiten und Rechnungen im Blick und sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass unsere operativen Kollegen bestmöglich unterstützt werden. Du bist damit eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren Mitarbeitenden im Facility Management, der Verwaltung und den betreuten Objekten.

Deine Aufgaben

• Aufträge koordinieren: Du erstellst und bearbeitest Aufträge für unser Facility Management und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen vollständig und aktuell vorliegen
• Einsätze planen: Du unterstützt bei der Einsatzplanung unserer Hausmeister, Gebäudereiniger und Gärtner und behältst Termine und Kapazitäten im Blick
• Rechnungen bearbeiten: Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen und stellst sicher, dass diese den jeweiligen Aufträgen korrekt zugeordnet werden
• Leistungen abrechnen: Du bereitest Abrechnungen vor und sorgst dafür, dass erbrachte Leistungen vollständig und nachvollziehbar erfasst werden
• Stunden erfassen: Du kümmerst dich um die Erfassung und Kontrolle von Arbeits- und Einsatzzeiten unserer operativen Kollegen
• Abläufe im Blick behalten: Du verfolgst offene Vorgänge, fehlende Unterlagen und Rückfragen und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt
• Team unterstützen: Du arbeitest eng mit unserem Facility-Management-Team zusammen und hältst unseren operativen Kollegen bei administrativen Themen den Rücken frei

Dein Profil

• Kaufmännische Grundlage:Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise bereits Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs-, Dispositions- oder Backoffice-Funktion gesammelt
• Organisation im Blick: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufträge, Einsätze und Abrechnungen gleichzeitig laufen
• Zahlen & Abläufe: Rechnungen, Abrechnungen und Stundenerfassungen schrecken dich nicht ab - du arbeitest gewissenhaft und hast ein gutes Auge für Details
• Sicher in der Kommunikation: Du stimmst dich gerne mit Kolleg, Dienstleistern und internen Ansprechpartner ab und trittst dabei freundlich, verbindlich und lösungsorientiert auf
• Digital fit: Du arbeitest sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich schnell in neue Programme und Systeme ein
• Eigenständig & im Team: Du siehst, wo Unterstützung gebraucht wird, arbeitest deine Aufgaben selbstständig ab und bist gleichzeitig gerne Teil eines Teams
• Interesse am Facility Management: Erfahrung im Facility Management, im Handwerk oder in der Immobilienbranche ist von Vorteil, aber kein Muss - wichtiger ist uns, dass du Interesse an den Abläufen hinter unseren operativen Teams mitbringst

Warum wir?

• Flexibilität, die zu dir passt:Starte deinen Tag zwischen 7:00 und 9:00 Uhr - so wie es für dich am besten passt. Nach einer umfassenden Einarbeitung kannst du zwei Tage die Woche im Homeoffice arbeiten
• Fit und aktiv:Mit unserem Firmenfitnessangebot über "EGYMWellpass" bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark - die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt:Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticketoder einem Businessbike - ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung:Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus:Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub:Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort:Ob du nach Hamburg ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst - wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir schnell in der Stadt anzukommen

Kleiner Hinweis: Schau nach deiner Bewerbung auch mal in deinen Spam-Ordner - manchmal landen unsere Nachrichten dort.