Assistenzstelle bei der ESG Aachen

Evangelischer Kirchenkreis Aachen; Aachen; On-site; EUR 30,132 - 35,712; Part time

Benefits offered by this job

35 Wochenstunden

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

30 Tage Urlaub

Jahressonderzahlung

Betriebliche Zusatzrente

Deutschlandticket

Fortbildung

Onboarding

Job summary

Die Evangelische Kirche im Rheinland sucht in Aachen eine Assistenz (m/w/d) befristet bis 31. Dezember 2027 in Teilzeit (35 Wochenstunden) für die ESG Aachen und das Studierendenwohnheim.

Zu den Aufgaben gehören eigenverantwortliche administrative und buchhalterische Tätigkeiten, Verwaltung von Mietverträgen, Korrespondenz, Organisation von Veranstaltungen sowie Unterstützung der Personal- und Organisationsverwaltung. Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten werden angeboten.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, Bereitschaft zur Digitalisierung.
• Kenntnisse im Wilken-Workflow oder Bereitschaft, diese zu erlernen.
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Belastbarkeit, Selbstständigkeit und gute Auffassungsgabe.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Durchführung administrativer und buchhalterischer Aufgaben für ESG und Studierendenwohnheim.
• Verwaltung von Mietverträgen, Kautionen, Wohnheimplätzen, Bewerbungs- und Vergabeverfahren.
• Bearbeitung Schriftverkehr, Telefon- und E-Mail-Verkehr, Daten- und Aktenpflege, Koordination externer Dienstleister.
• Planung und Abwicklung von Veranstaltungen, Projekten und Fördermaßnahmen inkl. Rechnungswesen und Verwendungsnachweisen.
• Unterstützung der Personal- und Organisationsverwaltung, Urlaubs- und Krankheitsmanagement, Einstellungsverfahren für studentische Hilfskräfte.
• Koordination Raum- und Ressourcenmanagement, Spenden- und Förderprogramme, Mitarbeit bei Jahresabschlussarbeiten und Gremienarbeit.

Skills

MS-Office Anwendungen

Wilken-Workflow

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Digitalisierungskompetenz

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Wilken-Workflow

Job description

Die Evangelische Kirche im Rheinland ist mit gut 2,1 Millionen Gemeindemitgliedern die zweitgrößte Gliedkirche der Evangelischen Kirche in Deutschland. In der Evangelischen Studierendengemeinde Aachen der Evangelischen Kirche im Rheinland ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31. Dezember 2027 und in Teilzeit zu besetzen. Der Beschäftigungsort ist Aachen.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Durchführung administrativer und buchhalterischer Aufgaben für die ESG und das Studierendenwohnheim, einschließlich Kassenführung, Rechnungsbearbeitung, Budgetüberwachung sowie finanzieller Abrechnungen und Auswertungen
• Organisation und Steuerung des Wohnheimmanagements, insbesondere Verwaltung von Mietverhältnissen, Kautionen, Wohnheimplätzen, Ein- und Auszügen sowie Bearbeitung von Bewerbungs- und Vergabeverfahren
• Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsbetriebs durch Bearbeitung des Schrift-, Telefon- und E-Mail-Verkehrs, Daten- und Aktenpflege sowie Koordination externer Dienstleister
• Planung, Organisation und finanzielle Abwicklung von Veranstaltungen, Projekten und Fördermaßnahmen einschließlich Antragstellung, Rechnungswesen, Verwendungsnachweisen und Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen
• Unterstützung der Personal- und Organisationsverwaltung, einschließlich Urlaubs- und Krankheitsmanagement, Begleitung von Einstellungsverfahren für studentische Hilfskräfte sowie Dokumentation von Arbeitszeiten
• Koordination des Raum- und Ressourcenmanagements, Betreuung von Spenden- und Förderprogrammen sowie Mitwirkung bei Jahresabschlussarbeiten, Haushaltsplanungen und der Gremienarbeit

Ihr Profil

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation
• einen sicheren Umgang mit MS-Office Anwendungen (z.B. Excel, Word) und die Bereitschaft und Fähigkeit, den Weg zunehmender Digitalisierung mitzugehen
• Kenntnisse im Wilken-Workflow sowie im Bereich Auswertungen oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Belastbarkeit, Selbstständigkeit und eine gute Auffassungsgabe

Bewerbungen von Schwerbehinderten sind erwünscht.

Ihre Vorteile

• eine befristete Tätigkeit in Teilzeit (35 Wochenstunden)
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• 30 Tage tariflichen Urlaub
• zusätzlich tariflich geregelt dienstfrei an Heiligabend und Silvester sowie Rosenmontag als Brauchtumstag
• Fairen Lohn: Vergütung nach EG 6 BAT-KF plus Jahressonderzahlung
• Alterssicherung durch eine attraktive betriebliche Zusatzrente
• Deutschlandticket zum vergünstigten Preis
• ein breites Spektrum an Fortbildungsangeboten sowie ein zielgerichtetes Onboarding
• ein Arbeitsumfeld mit verlässlichen Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und verantwortungsvoller Aufgabenerfüllung

Wir streben ein Arbeitsumfeld an, das Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Menschen jeden Geschlechts, Alters und unterschiedlicher Hintergründe sind bei uns herzlich willkommen ("EKiR unterschreibt die Charta der Vielfalt").

Weitere Informationen erteilt Pfarrerin Elke Wenzel, Tel: [phone], E-Mail: [e-mail]

Evangelische Kirche im Rheinland

Nizzaallee 20

52072 Aachen

Bitte bewerben Sie sich online und nutzen Sie dafür das Bewerbungsformular der EKiR.