Assistenz (m/w/d)

Stadt Aachen; Nordrhein-Westfalen; On-site; EUR 18,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Tarifliche Vergütung

Job summary

Haus der Neugier GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Assistenz (m/w/d) mit 20 bzw. 25 Wochenstunden. Die Stelle ist befristet bis 31.12.2029 und erfolgt im städtischen Umfeld von Aachen.

Zu Ihren Aufgaben zählen Büromanagement, Terminkoordination, Schreibarbeiten, Aktenführung, Beschaffungsmanagement, Unterstützung bei Marketingkampagnen und Organisation von Veranstaltungen. Es wird eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder Verwaltungslehrgang I bzw. Kauffrau/-mann für Büromanagement NRW.
• Alternativ eine dreijährige kaufmännische Ausbildung mit mindestens zwei Jahren einschlägiger Berufserfahrung.
• Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit.
• Freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten sowie gute Kommunikationsfähigkeit.
• Flexibilität, Belastbarkeit, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Kooperations- und Teamfähigkeit; Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung.
• Organisatorische Fähigkeiten.

Responsibilities

• Büromanagement und Terminkoordination im täglichen Geschäft.
• Schreibarbeiten, Beantwortung von Anfragen und Anlegen von Akten.
• Führen von Wiedervorlagen und Aktenablage.
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Beschaffungsmanagement.
• Unterstützung bei Marketingkampagnen und Projekten.
• Betreuung und Organisation von Veranstaltungen.
• Koordination von Terminen und Unterstützung des Projektteams.

Skills

Büromanagement

Terminkoordination

Schreibarbeiten

Aktenführung

Beschaffungsmanagement

Veranstaltungsorganisation

Teamfähigkeit

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Verwaltungslehrgang I

Kaufmann/-frau für Büromanagement NRW

Job description

Die städtische Gesellschaft Haus der Neugier GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2029, eine erfahrene und engagierte Persönlichkeit als Assistenz (m/w/d) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 bzw. 25 Stunden. Der Arbeitsvertrag wird mit der Haus der Neugier GmbH geschlossen.

Die Haus der Neugier GmbH ist eine städtische Projektentwicklungsgesellschaft, die zum Ziel hat, in einer ehemaligen Kaufhausimmobilie baulich, konzeptionell und organisatorisch einen innovativen Ort der Bildung, der Demokratie, der Kreativität, des Wissens und des Austauschs zu schaffen - das Haus der Neugier (http://www.hausderneugier.de). Bei dem Haus der Neugier handelt es sich um eines der größten Projekte der Stadt Aachen in den letzten Jahrzehnten, das eine erhebliche Strahlkraft nicht nur für den Bildungsbereich haben wird, sondern auch ein Impulsgeber für die Entwicklung der östlichen Innenstadt sein wird. Hauptnutzer*innen des Hauses werden die Volkshochschule und die Stadtbibliothek sein.

Die Haus der Neugier GmbH wird begleitet durch eine Lenkungsgruppe des Verwaltungsvorstands. Relevante strategische Entscheidungen trifft der Haupt- und Finanzausschuss des Rates der Stadt Aachen.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Büromanagement
• Terminkoordination und Terminmanagement
• Schreibarbeiten, Beantwortung von Anfragen
• Führen von Akten und Wiedervorlagen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Beschaffungsmanagement
• Unterstützung bei Marketingkampagnen und Projekten
• Betreuung und Organisation von Veranstaltungen

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• alternativ eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren, idealerweise zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement / Bürokommunikation
• Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
• freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen und auch telefonischen Umgang mit den Projektpartner*innen und eine gute Kommunikationsfähigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit sowie eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kooperations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
• Organisatorische Fähigkeiten

Das bieten wir

• eine sinnstiftende Funktion mit Gestaltungsspielraum
• Die Möglichkeit, eine zukunftsweisende Institution mit großem gesellschaftlichem Mehrwert aktiv aufzubauen und weiterzuentwickeln
• Zusammenarbeit mit engagierten Partner*innen und motivierten Kolleg*innen
• attraktive Vergütung orientiert am tariflichen Entgeltsystem

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.