Assistenz (w/m/d) – Mit Energie & Struktur in die Zukunft

Ultreia Personalberatung und Coaching; Hamburg; Hybrid; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Hamburg - Büro flexibel mit Office- & 

Job summary

Ultreia Personalberatung und Coaching in Hamburg sucht eine Assistenz (w/m/d) mit Energie und Struktur. Sie entlasten die Geschäftsleitung administrativ, koordinieren Termine, pflegen Dokumente und das CRM, sowie Gespräche mit Bewerbern und Kolleginnen.

Sie arbeiten strukturiert, idealerweise mit Agentur- oder Start-up-Erfahrung, beherrschen MS Office sicher und kommunizieren klar – sowohl persönlich als auch am Telefon. Flexible Arbeitswege und ein unbefristeter Vertrag runden das Angebot ab.

Qualifications

• Strukturiertes, vorausschauendes Arbeiten und Auge fürs Wesentliche.
• Berufs- oder Recruiting-Erfahrung, ideal aus Agentur/Start-up.
• MS Office sicher beherrschen; Prozesse gestalten und betreuen.
• Affinität zu IT und Social Media.
• Klare, freundliche Kommunikation – schriftlich und telefonisch.
• Teamgeist, Zuverlässigkeit und professionelles Auftreten.

Responsibilities

• Entlastung der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben.
• Termin- und Kommunikationskoordination mit Kunden und Kandidaten.
• Dokumente strukturieren, Verträge pflegen, CRM-Daten aktuell halten.
• Erstellung von Gesprächsprotokollen.
• Erste Ansprechperson für Bewerberinnen und Kolleginnen.
• Unterstützung bei Recruiting-Tasks (Anzeigenpflege, Interviewkoordination).
• Lead-Recherche (LinkedIn, Listen).
• Angebotsversand & Nachverfolgung; Reporting-Vorlagen befüllen.
• Organisatorische Gesamtabwicklung im Team sicherstellen.

Skills

MS Office

Prozesse betreuen

IT-Affinität

Social Media

Kommunikation

Teamspirit

Organisationstalent

Tools

CRM

Job description

Wir verbinden Menschen!

Wir suchen aktuell: Assistenz (w/m/d) - Mit Energie & Struktur in die Zukunft in Hamburg

Assistenz (w/m/d) - Mit Energie & Struktur in die Zukunft in 20459 Hamburg

Wir sind Ultreia. Wir bringen Menschen zusammen!

Wir sind eine spezialisierte Personalberatung im Norden Hamburgs und betreuen namhafte Unternehmen aus Industrie, Handwerk und dem Dienstleistungssektor und ein Team, das Menschen wirklich versteht und gemeinsam mit Kunden und Kandidaten Lösungen findet, die langfristig begeistern.

Dein Impact bei uns

• Du entlastest die Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Du koordinierst Termine, Meetings & Kommunikation mit Kunden und Kandidaten
• Du bringst Struktur in Dokumente, Verträge und Datenpflege - unser CRM strahlt durch dich!
• Gesprächsprotokolle
• Du bist erste Ansprechperson für Bewerberinnen und Kolleginnen - freundlich, professionell, echt
• Du unterstützt bei Recruiting-Tasks (z. B. Anzeigenpflege, Interviewkoordination)
• Lead-Recherche (LinkedIn, Stepstone, Listen)
• Angebotsversand & Nachverfolgung
• Reporting-Vorlagen befüllen
• Du hältst den Laden organisatorisch zusammen - mit System und Sinn fürs Detail

Was du mitbringst

• Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und hast ein Auge fürs Wesentliche
• Du kommst im besten Fall aus einer Agentur, einem Start-up oder aus dem Recruiting
• Du fühlst dich in MS Office sicher und hast Spaß an Gestaltung und Betreuung von Prozessen
• Du bist affin in IT und Social Media
• Du kommunizierst klar, herzlich und professionell - schriftlich wie am Telefon
• Teamspirit, Zuverlässigkeit und ein freundliches Auftreten sind für dich keine Buzzwords, sondern Alltag

Hä? Passt doch gar nicht!

Bewirb dich sehr gerne auch, wenn nicht alles 100% zu dir passt! Denn wir denken "Out of the box".

Wie wir arbeiten - unsere Werte

Ultreia Personalberatung und Coaching: Unser Name steht für "Lass uns vorwärtsgehen" - und dabei suchen wir dich als starke organisatorische Unterstützung.

Warum Ultreia?

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub
• Hamburg - Bürostandort: Flexibel kombinierbar mit Office- und Remote-Tagen (je nach Absprache)
• Vollzeit / Teilzeit möglich
• Wir sind nicht "irgendeine Personalberatung", sondern ein Team, das Menschen wirklich versteht und gemeinsam mit Kunden und Kandidaten Lösungen findet, die langfristig begeistern
• Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege & echtes Mitdenken sind bei uns Standard
• Du wirst Teil eines Teams, das langfristig denkt und gemeinsam neue Wege geht

Du möchtest wechseln?

Das bleibt unter uns!

Falls du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu.