Assistenz/ Vorzimmer der Abteilungsleitung LPA ZITPOL und Geschäftszimmer (m/w/d)

Schleswig-Holstein; Kiel; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Jobticket

Hanse Fit

VBL (betriebliche Altersvorsorge)

Mobiles Arbeiten teilweise möglich

Job summary

Landespolizeiamt Schleswig-Holstein sucht eine(n) Mitarbeiter(in) der Zentralen Geschäftsstelle des ZITPOL zur vielseitigen organisatorischen Unterstützung. Zu Ihren Aufgaben gehören Posteingang/ -ausgang, Terminplanung, Protokollführung und Dokumentenmanagement mit LibreOffice. Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und flexibel.

Voraussetzung ist eine einschlägige kaufmännische Ausbildung inkl. IHK, gute Deutschkenntnisse und eine strukturierte Arbeitsweise.

Qualifications

• Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder eine gleichwertige kaufmännische Ausbildung mit IHK Abschluss.
• Zwingend: sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Rechtschreibkenntnisse.
• Selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise; Zeitmanagement und Büroorganisation.

Responsibilities

• Zentrale Eingangssteuerung, Koordinierung und Informationssteuerung einschließlich Posteingang/ -ausgang.
• Organisation, Koordinierung und Überwachung von Terminen, Sitzungen und Fortbildungen.
• Erledigung allgemeiner Geschäftsstellen- und Verwaltungsaufgaben, Dokumentenpflege und Ablagen.
• Empfang, Betreuung und Begleitung von Besuchern sowie externen Dienstleistern.
• Sorgfältige Bearbeitung von Schadensmeldungen und Verwaltung der Sachausstattung.

Skills

Zuverlässigkeit

Belastbarkeit

Organisation

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit IHK

Qualifizierungslehrgang I

mindestens 2 Jahre Büro-/Verwaltungsdienst-Erfahrung

Tools

LibreOffice

OX Mail

DIN 5008

Job description

Art der Ausschreibung: intern Bewerbungsfrist: 03.11.2026 Besetzung zum: nächstmöglichen Zeitpunkt Beschäftigungsverhältnis: Arbeitnehmer Entgelt: TV-L E 6 Teilzeit/Vollzeit: beidesmöglich Wochenarbeitszeit TB.: 38.7 Beschäftigungsdauer: unbefristet Einsatzort: Mühlenweg,24116 KielLandespolizeiamt Schleswig-HolsteinChristin PetersE-Mail : [e-mail]. : [phone]Landesinterne StellenausschreibungNur für Landesbedienstete und Menschen mit Behinderung und ihnen GleichgestellteAlle öffnenÜber unsIhre AufgabenDas bringen Sie mitWir bieten IhnenWir freuen uns auf Sie!Jetzt bewerben!Über unsDas Landespolizeiamt Schleswig-Holstein unterstützt als zugeordnetes Amt das Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport bei der Wahrnehmung seiner Grundsatzaufgaben, regelt den polizeilichen Aufgabenvollzug, versorgt die Landespolizeimit Dienstleistungen, insbesondere in den Bereiche Personalwirtschaft, Verwaltung, Technik und Haushalt, und gliedert sich in Stabs- und Koordinierungsstellen sowie vier Abteilungen.Das Zentrale IT-Management der Landespolizei Schleswig-Holstein (ZITPOL) ist dabei eine Abteilung innerhalb des Landespolizeiamtes und hat einen besonderen Status. Das ZITPOL verantwortet die strategische Ausrichtung, Weiterentwicklung und Steuerung der polizeilichen Informationstechnik und gestaltet gemeinsam mit den Polizeibehörden und Ämtern, dem Innenministerium sowie weiteren Partnern die digitale Zukunft der Landespolizei. Mit seinen Leistungen schafft das ZITPOL die digitalen Voraussetzungen dafür, dass die Landespolizei Schleswig-Holstein ihre Aufgaben heute und in Zukunft wirksam, sicher und effizient erfüllen kann. Dabei verbindet das ZITPOL strategische Steuerung, moderne Technologien und leistungsfähige IT-Services zu einer verlässlichen Grundlage für die tägliche Aufgabenwahrnehmung der Polizei.Die Zentralstelle für Digitalisierung und Informationsmanagement (ZDI) ist dabei die organisationsübergreifende Steuerungs- und Koordinierungsstelle im ZITPOL. Sie unterstützt die Leitungsebene des ZITPOL bei der Wahrnehmung strategischer, organisatorischer und koordinierender Aufgaben. Hier laufen Informationen aus unterschiedlichsten Bereichen zusammen, werden bewertet, koordiniert und für Entscheidungen aufbereitet. Darüber hinaus begleitet die ZDI zentrale Gremien, unterstützt organisationsübergreifende Abstimmungsprozesse und trägt dazu bei, die Zusammenarbeit innerhalb des ZITPOL sowie mit den Partnern der Landespolizei kontinuierlich weiterzuentwickeln.Ihre AufgabenAls Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter der Zentralen Geschäftsstelle des LPA ZITPOL übernehmen Sie vielseitige organisatorische, koordinierende und administrative Aufgaben. Hierzu gehören insbesondere: • Zentrale Eingangssteuerung, Koordinierung und Informationssteuerung einschließlich der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie der internen und externen Kommunikation. • Organisation, Koordinierung und Überwachung von Terminen, Sitzungen, Besprechungen sowie Schieß- und Fortbildungsveranstaltungen einschließlich der organisatorischen Betreuung und Protokollführung. • Erledigung allgemeiner Geschäftsstellen- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Listen und Präsentationen unter Verwendung von LibreOffice sowie Verwaltung der elektronischen und papiergebundenen Ablage und Pflege des Geschäftsverteilungsplans. • Organisation und Verwaltung der räumlichen und sachlichen Ausstattung einschließlich Materialbeschaffung, Schlüssel- und Zutrittsverwaltung, Berechtigungsangelegenheiten sowie Bearbeitung von Schadensmeldungen. • Empfang, Betreuung und Begleitung von Besucherinnen und Besuchern sowie externen Dienstleistenden. • Wahrnehmung besonderer Geschäftsstellenaufgaben für den Einsatzabschnitt Zentrale Dienste (EA ZD) im Rahmen Besonderer Aufbauorganisationen (BAO) sowie für die Arbeitssicherheitsbeauftragten im Haus 7.Das bringen Sie mitVoraussetzungen für den ausgeschriebenen Arbeitsplatz sind: • Eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Qualifizierungslehrgang I, eine mindestens dreijährige kaufmännische Ausbildung mit IHK Abschluss, eine zweijährige kaufmännische Ausbildung und mindestens eine zweijährige Beschäftigung im Büro- oder Verwaltungsdienst der Polizei oder eine mindestens aktuelle sechsjährige Beschäftigung im Büro- oder Verwaltungsdienst des öffentlichen DienstesZudem wäre wünschenswert: • gründliche Anwenderkenntnisse im Bereich Libre Office, insbesondere Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Kommunikationssoftware wie OX Mail • sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Rechtschreibkenntnisse • gute Schreibfähigkeiten und Kenntnisse der DIN 5008 • eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise u. a. im Bereich Zeitmanagement und Büroorganisation • ausgeprägte Arbeitssorgfalt • Belastbarkeit, Flexibilität und Bereitschaft zur Kompensation vorübergehender Arbeitsspitzen sowie Anpassung an die Terminlage der Abteilungsleitung • Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit • ein souveränes, freundliches und verbindliches AuftretenWir bieten IhnenBei einer Tätigkeit im Beschäftigungsverhältnis erfolgt bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 6 der Entgeltordnung zum Tarifvertrag der Länder (TV-L).Darüber hinaus bieten wir: • Ein vielfältiges und gemeinwohlorientiertes Aufgabenspektrum • Ein kollegiales Arbeitsklima • Ein vielseitiges Angebot in- und externer Fortbildungen • Ergänzende Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte (VBL) • Eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit teilweise mobil und flexibel zu arbeiten • 30 Tage Urlaub im Jahr sowie grundsätzlich am 24. und 31. Dezember frei • Ein vielseitiges betriebliches Gesundheitsmanagement • Eine gute Anbindung an den ÖPNV sowie ein attraktives Jobticket • Jobradleasing • Hanse FitWir freuen uns auf Sie!Diese Ausschreibung richtet sich nur an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein. Das Land Schleswig- Holstein setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein und prüft, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen, insbesondere mit bei der Agentur für Arbeit arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldeten schwerbehinderten Menschen, besetzt werden können. Deshalb können sich Schwerbehinderte und ihnen Gleichgestellte auf diese Stellenausschreibung bewerben, auch wenn sie nicht im Landesdienst beschäftigt sind und werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.Wir möchten die Vielfalt der Biographien und Kompetenzen in der Landesverwaltung fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität.Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben, gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache.Wir streben in allen Beschäftigtengruppen eine chancengleiche Beteiligung von Frauen an. Daher werden Frauen im Falle einer Unterrepräsentation bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung der Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Landesregierung. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerberinnen und Bewerber besonders angesprochen.Jetzt bewerben!Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (mindestens Lebenslauf, Ausbildungs-, Arbeitszeugnisse), bei Bewerbungen aus der öffentlichen Verwaltung mit einer aktuellen Beurteilung und ggf. einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte, richten Sie bitte bis zum03. November 2026an dasLandespolizeiamt Schleswig – HolsteinSachgebiet 314Kennwort: 143-2026, ZITPOL GZMühlenweg 16624116 Kielgerne in elektronischer Form an [e-mail]. Dabei sollte die Größe der Datei 2 MB nicht überschreiten. Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir um Übersendung von Kopien und weisen darauf hin, dass keine Rücksendung erfolgt. Wir verzichten ausdrücklich auf die Vorlage von Lichtbildern.Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage des § 85 Absatz 1 des Landesbeamtengesetzes und § 15 Absatz 1 des Landesdatenschutzgesetzes verarbeitet. Weitere Informationen können Sie unseren Datenschutzbestimmungen entnehmen.Für tarifrechtliche Fragen sowie Fragen zum Verfahren steht Ihnen Frau Christin Peters unter der Tel.-Nr.: 0431/160-63147 oder unter [e-mail] gern zur Verfügung. Bei fachlichen Fragen zum Anforderungsprofil und zu den damit verbundenen Aufgaben wenden Sie sich bitte an Ansgar Fimm unter der Tel.-Nr. 0431-160 50500 oder unter [e-mail] Arbeitsplatz kann nach vorheriger Terminabsprache besichtigt werden.Letzte Aktualisierung am: 21.10.2026