Assistenz Vorstand (w/m/d)

Allgemeiner Deutscher Automobil-Club e.V.; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Weiterbildung & Leadership-Trainings

Betriebliche Altersvorsorge Zuschüsse

Mitarbeiterrabatte (ADAC-Leistungen)

Job summary

Allgemeiner Deutscher Automobil-Club e.V. sucht eine erfahrene Sekretariatskraft für das Vorstandssekretariat. Sie organisieren eigenständig alle Abläufe, erstellen Aktenvermerke, führen eine strukturierte Aktenablage und bereiten Informationen für Vorstandsbasis auf.

Sie recherchieren Daten, planen Vorstands- und Gremiensitzungen, koordinieren Termine und unterstützen bei Finanz- und Rechnungswesenvorbereitungen. Externe Gäste betreuen Sie freundlich; Empfangsservice wird von Ihnen vertreten.

Qualifications

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.
• Mit sehr guten Deutschkenntnissen und einer stilsicheren Ausdrucksweise kommunizieren Sie stets professionell.
• Sie denken schnell, treten sicher auf und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
• Ihre ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke prägt Ihre tägliche Arbeit.
• Zeit- und Selbstmanagement beherrschen Sie souverän; Flexibilität und Belastbarkeit bringen Sie ebenso mit.
• Mit MS Office 365 und digitalen Konferenzsystemen arbeiten Sie routiniert und sicher.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation aller Abläufe im Vorstandssekretariat und Erstellung von Aktenvermerken/Berichten.
• Gezielte Informationsrecherche und Aufbereitung relevanter Daten für fundierte Vorstandsbasis.
• Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Gremienterminen inkl. Unterlagenzusammenstellung.
• Effiziente Terminplanung in Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung; Pflege von Akten und Adressdatenbanken.
• Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für Finanz- und Rechnungswesen.
• Betreuung externer Gäste und Vertretung des Empfangsservices im Verwaltungsbereich.

Skills

Diskretion

Zuverlässigkeit

Loyalität

Deutschkenntnisse

Organisationsstärke

Kommunikationsstärke

Schnelle Auffassungsgabe

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office 365

Digitale Konferenzsysteme

Job description

Ihre Aufgaben

• Im Vorstandssekretariat übernehmen Sie die eigenständige Organisation aller Abläufe und sorgen für eine jederzeit professionelle Arbeitsumgebung. Dazu gehört die komplette Korrespondenz mit der Erstellung von Aktenvermerken und Berichten sowie einer strukturierten Ablage und Archivierung.
• Ebenso zählen die gezielte Informationsrecherche und die Aufbereitung relevanter Daten zu Ihrem Alltag, damit dem Vorstand jederzeit fundierte Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stehen.
• Auch die Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Gremienterminen liegt in Ihren Händen - von der Zusammenstellung der Unterlagen bis zur reibungslosen Ablaufkoordination.
• Gleichzeitig verantworten Sie eine effiziente Terminplanung in enger Abstimmung mit internen wie externen Ansprechpartnern.
• Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung gehören ebenso dazu wie die sorgfältige Pflege aller Akten, Adressdatenbanken und Wiedervorlagen.
• Darüber hinaus leisten Sie wertvolle Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für das Finanz- und Rechnungswesen.
• Des weiteren übernehmen Sie mit Professionalität und Herzlichkeit die Betreuung externer Gäste und die Vertretung für den Empfangsservice im Verwaltungsbereich.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.
• Mit sehr guten Deutschkenntnissen und einer stilsicheren Ausdrucksweise kommunizieren Sie stets professionell.
• Sie denken schnell, treten sicher auf und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
• Ihre ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke prägt Ihre tägliche Arbeit.
• Zeit- und Selbstmanagement beherrschen Sie souverän; Flexibilität und Belastbarkeit bringen Sie ebenso mit.
• Mit MS Office 365 und digitalen Konferenzsystemen arbeiten Sie routiniert und sicher.

Wir bieten

• Urlaub: Nur mit Auszeit läufts rund - bei uns erwarten Sie 30 Tage Erholung im Jahr, um Energie zu tanken und Neues zu erleben.
• Weiterbildung: Stillstand? Nicht bei uns! Wir fördern Sie mit individuellen Schulungen, Weiterbildungen und Leadership-Trainings, damit Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln können.
• Altersvorsorge: Heute schon an morgen denken - wir unterstützen Ihre betriebliche Altersvorsorge mit attraktiven Zuschüssen.
• Mitarbeiterrabatte: Ihre Vorteile im Alltag - exklusive Vergünstigungen auf ADAC-Leistungen, attraktive Preisvorteile bei Partnern und starke Rabatte bei unseren Reiseveranstaltern.
• Jobticket: Mobilität leicht gemacht - wir bezuschussen Ihr Jobticket, damit Sie entspannt und umweltfreundlich ans Ziel kommen.

Das sind wir

In einem professionellen, wertschätzenden Umfeld sorgen Sie gemeinsam mit uns dafür, dass unser Vorstand den Kopf frei hat für strategische Entscheidungen. In einer ruhigen, gut strukturierten Arbeitsatmosphäre übernehmen Sie Verantwortung für reibungslose Abläufe: Sie koordinieren administrative Aufgaben, planen voraus, halten alle Fäden zusammen und schaffen den Rahmen, in dem unser Vorstand nach außen wie innen souverän auftreten kann. Ob bei der Organisation repräsentativer Termine oder der Vorbereitung wichtiger Unterlagen - Sie sind die verlässliche organisatorische Kraft im Hintergrund und tragen damit entscheidend dazu bei, dass unser Team als Ganzes stark auftreten kann. Sie gestalten den Erfolg unseres Vorstands aktiv mit und werden Teil eines Teams, das sich gegenseitig stärkt, unterstützt und gemeinsam wächst.

Der ADAC steht für Chancengleichheit und bietet allen Bewerbenden, insbesondere Menschen mit Behinderung (Schwerbehinderung/Gleichstellung), die bestmöglichen Erfolgschancen. Die Individualität der Mitarbeitenden - unabhängig von Alter, Aussehen, Herkunft, Glauben, Geschlecht, sexueller Orientierung oder persönlichen Einschränkungen - ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur des ADAC.