Assistenz der Bereichsleitung (w/m/d) Schwerpunkt Projekt- & Organisationsmanagement

ADAC Weser-Ems e.V.; Bremen; Vor Ort; EUR 38.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

FaireBezahlung

Urlaub 30 Tage + 2 br

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsplätze

Zusammenfassung

ADAC Weser-Ems e.V. sucht eine Assistenz (w/m/d) zur Unterstützung der Bereichsleitung Kommunikation & Clubleistungen. Sie koordinieren Projekte, organisieren Abläufe, Fristen und Termine und dokumentieren Beschlüsse sorgfältig.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Erstellung von Präsentationen, Vorlagen und Managementinformationen sowie die Schnittstellenarbeit mit Fachbereichen, Ehrenamt und externen Partnern. Sehr gute Deutschkenntnisse und eine kaufmännische Ausbildung sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägiges Studium (z.B. Betriebswirtschaftslehre, Public Management).
• Erfahrung in Assistenzfunktionen mit Fokus auf Organisation, Koordination und vorausschauende Abstimmung.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Microsoft-365-Fähigkeiten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).

Aufgaben

• Unterstützung der Bereichsleitung Kommunikation & Clubleistungen bei zentralen Projekten.
• Sitzungs- und Gremienmanagement inkl. Vorbereitung von Meetings & Dokumentation von Beschlüssen.
• Koordination von Terminen, Dienstreisen, externen Dienstleistern und Beschaffungsunterlagen.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Managementinformationen.
• Zusammenarbeit mit Fachbereichen, Ehrenamt, Ortsclubs und externen Ansprechpartnern.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftslehre / Public Management

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

Sie streben eine vielseitige Funktion an, in der Sie nah an zentralen Projekten arbeiten und zugleich die Bereichsleitung spürbar im Tagesgeschäft entlasten? In dieser Funktion steuern Sie Abläufe, koordinieren wichtige Themenstränge und wirken daran mit, dass Projekte strukturiert, transparent und zielgerichtet vorankommen. Ihre Stärke im Organisieren und Mitdenken wird in dieser Rolle zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor.

In Ihrer Funktion als Assistenz (w/m/d) unterstützen Sie die Bereichsleitung „Kommunikation & Clubleistungen“, indem Sie zentrale Projekte organisatorisch, koordinativ und administrativ begleiten, relevante Fristen, Meilensteine und Abstimmungsbedarfe vorausschauend im Blick behalten und damit aktiv zum erfolgreichen Projektfortschritt beitragen.

Darüber hinaus bereiten Sie fachspezifische Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Managementinformationen strukturiert, präzise sowie adressatengerecht auf und schaffen damit eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen der Bereichsleitung.

Sie verantworten das Sitzungs- und Gremienmanagement, bereiten Meetings, interne Tagungen und Veranstaltungen von der Terminorganisation bis zur inhaltlichen Abstimmung sorgfältig vor, koordinieren alle notwendigen Schritte frühzeitig und dokumentieren Sitzungsbeschlüsse präzise, sodass ein konsequentes Follow-up gewährleistet ist.

Außerdem fungieren Sie als effiziente organisatorische Unterstützung, indem Sie wichtige Termine und Dienstreisen koordinieren, die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern steuern und Einkaufs-, Bestell- und Budgetunterlagen strukturiert aufbereiten.

Als zentrales Bindeglied arbeiten Sie eng mit Fachbereichen, dem Ehrenamt, den Ortsclubs und externen Ansprechpersonen (z.B. Technik, Motorsport, Vereinswesen) zusammen und stellen sicher, dass Informationen klar, nachvollziehbar und fristgerecht weitergegeben werden.

Mit Ihrem Blick für Optimierungspotenziale entwickeln Sie Prozesse, Standards und Arbeitsstrukturen weiter, bringen eigene Ideen ein und leisten damit einen nachhaltigen Beitrag zur Effizienzsteigerung sowie Entlastung von Bereichsleitung und entsprechenden Fachbereichen.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein einschlägiges Studium z.B. der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Public Management o.Ä. und bringen idealerweise bereits praktische Erfahrung aus Assistenzfunktionen mit, in denen projektbezogene Aufgaben, strukturierte Organisation und vorausschauende Koordination zum Arbeitsalltag gehörten.

Ein ausgeprägtes Organisationsvermögen ermöglicht es Ihnen, auch bei parallel laufenden Themen und in dynamischen Phasen den Überblick zu behalten und Prioritäten klar zu setzen.

Sie punkten durch Ihre hohe kommunikative Kompetenz und treten in jeder Situation teamfähig, professionell und adressatengerecht auf, wobei Ihnen Ihre sehr guten Deutschkenntnisse in Wort und Schrift eine präzise Ausdrucksweise ermöglichen.

Ein vorausschauender Arbeitsstil erleichtert es Ihnen, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten, Bedarfe früh zu erkennen und die Bereichsleitung flexibel auch bei kurzfristig anfallenden Aufgaben zu unterstützen.

Freude an der Schnittstellenarbeit bringen Sie ebenfalls mit: Die Zusammenarbeit mit Fachbereichen und externen Partnern liegt Ihnen, und Ihre zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise trägt zu professionellen Ergebnissen und erfolgreichen Projekten bei.

Microsoft-365-fit: Sie arbeiten routiniert mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint.

Wir bieten

• Sicherheit – ein Arbeitsplatz mit Zukunft:Wir bieten Ihnen eine unbefristete Festanstellung bei einem zukunftssicheren Arbeitgeber, auf den Sie langfristig bauen können.
• Vergütung – es geht schließlich auch ums Geld:Eine faire und leistungsgerechte Bezahlung, die Ihre Qualifikationen und Berufserfahrung angemessen honoriert.
• Urlaub – Arbeit ist nur das halbe Leben:Wer in dieser Hälfte viel leistet, hat sich Urlaub verdient. Beim ADAC sind es 30 Tage plus zwei zusätzliche arbeitsfreie Tage (24. und 31. Dezember).
• Weiterbildung – denn aus Stillstand wird Rückschritt:Die individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen.
• Ihr Arbeitsplatz – das Alltagszuhause:Sie profitieren von vielfältigen und flexiblen Arbeitszeitmodellen sowie einem modernen, ergonomischen Arbeitsplatz. Ergänzend sorgen wir mit weiteren Angeboten für ein angenehmes Arbeitsumfeld.
• Mitarbeiterrabatte – Ihre exklusiven Extras:Attraktive Vergünstigungen auf ADAC eigene Leistungen, Preisvorteile bei Reiseveranstaltern sowie Zugang zu einem umfangreichen Corporate‑Benefits‑Portal mit Angeboten zahlreicher Partner.
• Miteinander – weil Teamgeist zählt:Unser Welcome Day erleichtert Ihnen den Start, fördert den Austausch und gibt Einblicke in den ADAC und unsere Kultur. Sie erwartet ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld, geprägt von Zusammenhalt, gemeinsamen Aktivitäten und After‑Work‑Events.
• Gesundheit – Ihr Wohlbefinden im Fokus:Im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements fördern wir aktiv Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden. Dazu gehören unterschiedliche Maßnahmen und Angebote – ergänzt durch den Zugang zum EGYM Wellpass mit vielfältigen Fitness‑ und Gesundheitsmöglichkeiten.
• Parkplatz – ein zusätzlicher Vorteil:Je nach Standort stehen Parkmöglichkeiten für einen bequemen Anreise zur Verfügung.
• Mehr Komfort im Arbeitsalltag:Am Standort Bremen stehen Ihnen moderne Duschräume zur Verfügung – ideal für alle, die sportlich aktiv sind oder den Arbeitsweg mit dem Rad zurücklegen.

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Angebote je nach Standort und Position variieren können.