Assistenz Vorstand und Geschäftsführung (w/m/d)

ADAC; Hamburg; Vor Ort; EUR 42.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung

30 Tage Urlaub

Moderne Arbeitsplatzausstattung

Vermögenswirksame Leistungen

Mitarbeiterrabatte

Strukturierte Einarbeitung

Zusammenfassung

ADAC sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur verbindlichen Ansprechpartnerin für interne und externe Vorgänge – in direkter Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vorstand arbeiten Sie an der Vor- und Nachbereitung von Gesellschafterversammlungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen, die Organisation von Meetings und Reisen sowie klassische administrative Tätigkeiten.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; idealerweise bringen Sie mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, sowie Kenntnisse im Gesellschaftsrecht mit.
• Sie denken analytisch und konzeptionell.
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Sie zeigen außerordentliches Engagement und haben ein gutes Gespür für interne Abläufe sowie für Prozesse, die optimiert werden können.
• Sie behalten auch in hektischen Situationen den Überblick, setzen Prioritäten sicher und zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit aus.
• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse in Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und wenden diese routiniert im Arbeitsalltag an.
• Sie bringen Flexibilität und Reisebereitschaft für vereinzelte Dienstreisen mit.

Aufgaben

• Sie übernehmen die Rolle einer verbindlichen und kompetenten Ansprechperson für interne und externe Geschäftsvorgänge – in direkter Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vorstand.
• Sie verantworten die Betreuung von Beteiligungsgesellschaf法ten im Team, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Gesellschafterversammlungen.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen.
• Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Sie bereiten Meetings, Tagungen sowie interne und externe Veranstaltungen vor und betreuen diese – inklusive Terminplanung und Überwachung.
• Sie bearbeiten allgemeine Korrespondenz und übernehmen klassische administrative Aufgaben.
• Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und Projekte.

Kenntnisse

Analytisch denken

Verlässlichkeit

Organisationstalent

Reisebereitschaft

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die Rolle einer verbindlichen und kompetenten Ansprechperson für interne und externe Geschäftsvorgänge – in direkter Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vorstand.
• Sie verantworten die Betreuung von Beteiligungsgesellschaften im Team, einschließlich der umfassenden Vor- und Nachbereitung von Gesellschafterversammlungen.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen.
• Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Sie bereiten Meetings, Tagungen sowie interne und externe Veranstaltungen vor und betreuen diese – inklusive der Terminplanung und Überwachung.
• Sie bearbeiten die allgemeine Korrespondenz und übernehmen klassische administrative Verwaltungs- und Assistenzaufgaben.
• Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und Projekte.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; idealerweise bringen Sie mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, sowie Kenntnisse im Gesellschaftsrecht mit.
• Sie denken analytisch und konzeptionell.
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Sie zeigen außerordentliches Engagement und haben ein gutes Gespür für interne Abläufe sowie für Prozesse, die optimiert werden können.
• Sie behalten auch in hektischen Situationen den Überblick, setzen Prioritäten sicher und zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit aus.
• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse in Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und wenden diese routiniert im Arbeitsalltag an.
• Sie bringen Flexibilität und Reisebereitschaft für vereinzelte Dienstreisen mit.

Wir bieten

• Attraktive Vergütung - Wir bieten eine feste Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag für das Versicherungsgewerbe.
• Urlaub - nur mit Auszeit geht s gut: freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub im Jahr.
• Moderne Arbeitsplatzausstattung - Wir sorgen dafür, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz rundum wohl und sicher fühlen können.
• Vermögenswirksame Leistungen - Ihre Zukunft ist bei uns in sicheren Händen: Wir zahlen vermögenswirksame Leistungen.
• Mitarbeiterrabatte - Neben Vergünstigungen im Bereich der ADAC eigenen Leistungen (Mitgliedschaft, Versicherungen, Kreditkarte, Vorteilswelt, Fahrzeuguntersuchung) können Sie als ADAC Mitarbeiter auch Rabatte von unseren Partnern nutzen. Sie profitieren beispielsweise bei Reise- oder Mietwagenbuchungen diverser Anbieter. Zudem bieten wir Dienstradleasing an.
• Einarbeitung - Unsere Mitarbeiter stehen für uns an erster Stelle. Deswegen sorgen wir mit einer strukturierten Einarbeitung und persönlicher Betreuung dafür, dass Sie schnell bei uns ankommen.