Assistenz Vertragsmanagement & Legal (all genders)

Msg Insurance Suite; München; Híbrido; EUR 28 000 - 36 000; Tempo parcial

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Onboarding-Programm

Weiterbildungsmöglichkeiten

Hybrides Arbeiten (Homeoffice)

30 Tage Urlaub

Workation / Reisen möglich

Flexible Arbeitszeiten

Resumo da oferta

Msg Insurance Suite sucht eine(n) administrative/n Verstärkung im Legal-Bereich. Sie pflegen Vertragsunterlagen elektronisch und manuell, unterstützen das Archiv im DMS enaio und wirken bei notariellen Handelsregister-Anmeldungen mit.

Sie organisieren Termine, unterstützen Reiseplanung und übernehmen Sekretariatsaufgaben. Flexibles Teilzeitmodell (20–30h) und Homeoffice-Option werden angeboten.

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Kaufmann/für Bürokommunikation.
• Erste Erfahrung im administrativen Assistenzbereich sowie im Vertragsmanagement von Vorteil.
• Kenntnisse im Dokumentenmanagementsystem enaio von Vorteil.
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Team- und Kundenorientierung, selbstständiges Arbeiten, gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch.

Responsabilidades

• Ablage der Vertragsdokumente elektronisch und manuell pflegen, Datenpflege und Verwaltung der Kundenverträge und gesellschaftsrechtlicher Dokumente.
• Unterstützung bei Archivierung der Vertragsoriginale im DMS enaio und Mitwirkung bei Hinterlegung von Software- und Quellcode (Escrow).
• Notartermine vorbereiten, bei notariellen Handelsregister-Anmeldungen unterstützen, bei Gesellschafterbeschlüssen mitarbeiten und Ablage sicherstellen.
• Bearbeitung von Versicherungsunterlagen, Korrespondenz mit Maklern, Prüfung von Policen und Prämienrechnungen, Jahresmeldungen überwachen.
• Eigenständig Termine koordinieren, Besprechungen organisieren und Präsentationsunterlagen vorbereiten.
• Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben inkl. Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und Schriftverkehr im Bereich Legal.

Conhecimentos

Teamorientierung

Kundenorientierung

Kommunikationsstärke

Selbstständigkeit

Deutsch/Englischkenntnisse

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Kaufmann/für Bürokommunikation)

Ferramentas

enaio

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Descrição da oferta de emprego

• Onboarding: Onboarding programme over several days during the introductory phase
• Individual development opportunities: Seminars, coaching sessions, development meetings
• Working from home: hybrid work - in the office and at home
• JobRad: Bicycle leasing for corporate and private use
• Work-life balance: 30 days of annual leave, good balance between work and personal life
• Flexible working model: Working hours based on trust, 'Flexi' account, travelling time = working time
• Corporate Benefits: Employee benefits and discounts
• Workation: Work remotely 30 days a year, in more than 20 countries

Du suchst Abwechslung statt Alltagsroutine? Ein sicheres Arbeitsumfeld, das sich durch flexible Arbeitszeiten, interessante Perspektiven und flache Hierarchien auszeichnet? Du arbeitest gern strukturiert, hast ein Auge für Fristen und Dokumente und möchtest in einem Bereich mitarbeiten, in dem Verträge, Gesellschaftsrecht und Organisation zusammenlaufen? Dann unterstütze unser Legal-Team bei allen administrativen und organisatorischen Themen und werde Teil unseres Teams. Unsere Software hilft Versicherungen in mehr als 30 Ländern dabei, die Verträge ihrer Kunden problemlos zu verwalten. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter als

Your tasks

• Du pflegst die Ablage der Vertragsdokumente elektronisch sowie manuell und übernimmst die Datenpflege und Verwaltung, insbesondere der Kundenverträge und der gesellschaftsrechtlichen Dokumente
• Du unterstützt bei der Archivierung der Vertragsoriginale unserer Kunden in unserem Dokumentenmanagementsystem enaio und wirkst bei Software- und Quellcode-Hinterlegungen (Escrow) mit
• Du organisierst und bereitest Notartermine vor, unterstützt bei den notariellen Handelsregister-Anmeldungen und arbeitest bei weiteren gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten wie Gesellschafterbeschlüssen mit, inklusive der zugehörigen Ablage
• Du unterstützt im Themenfeld Versicherungen, führst die Korrespondenz mit Maklern, prüfst Policen und Prämienrechnungen vor, überwachst und steuerst die Jahresmeldungen und pflegst die zugehörige Dokumentenablage
• Du koordinierst eigenständig Termine, organisierst Besprechungen und bereitest Präsentationsunterlagen vor
• Du übernimmst die Büroorganisation und die Sekretariatsaufgaben inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sowie den allgemeinen Schriftverkehr für den Bereich Legal

Your qualification

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Rechtsantwalts- und Notarfachangestellte (all genders) oder Kaufmann (all genders) für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise bringst Du erste Erfahrung im administrativen Assistenzbereich sowie im Vertragsmanagement mit
• Deine Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie bspw. enaio sind von Vorteil
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Du bringst eine ausgeprägte Team- und Kundenorientierung, Selbständigkeit und ein sicheres Auftreten, einen offener Umgang mit Menschen sowie ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit in Verbindung mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen mit
• Deine strukturierte, analytische und eigenverantwortliche Arbeitsweise runden Dein Profil ab

Dein Start bei uns

• Wir begleiten Deinen Start mit einem mehrtägigen Onboarding-Programm in den ersten Monaten. Zusätzlich steht ein Ansprechperson aus dem Fachbereich während Deiner Einarbeitungszeit für alle Deine Fragen zur Verfügung.
• Wir legen Wert auf flexible Arbeitszeitmodelle und individuelle Lösungen, weshalb wir diese Position in Teilzeit anbieten. Gib in Deiner Bewerbung gern an, in welchem Umfang Du bei uns starten möchtest (20h-30h pro Woche).
• Zusätzlich zu unseren Sozialleistungen erwartet Dich ein Gehalt innerhalb der o.g. Spanne für eine Vollzeitstelle (brutto pro Jahr inklusive eines variablen Anteils).
• Zudem ermöglichen wir die mobile Arbeit von zu Hause mit Hilfe einer sehr guten technischen Ausstattung, sodass wir situationsabhängig sowohl an unseren Standorten vor Ort als auch von zu Hause arbeiten können (ca. 50% Homeoffice).

Your benefits

• Onboarding: Onboarding programme over several days during the introductory phase
• Individual development opportunities: Seminars, coaching sessions, development meetings
• Working from home: hybrid work - in the office and at home
• JobRad: Bicycle leasing for corporate and private use
• Work-life balance: 30 days of annual leave, good balance between work and personal life
• Flexible working model: Working hours based on trust, 'Flexi' account, travelling time = working time
• Corporate Benefits: Employee benefits and discounts
• Workation: Work remotely 30 days a year, in more than 20 countries

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