Assistenz / Teamassistenz (m/w/d) Nachmittagssekretariat (Teilzeit)

LegalSupport.de; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage (Teilzeit angepasst)

Jobrad-Leasing

Deutschlandticket Zuschuss

Getränke, Obst und Kaffeespezialitäten

Moderne Büroausstattung

Kanzleiinterne Weiterbildungen

Regelmäßige Kanzlei- und Teamevents

Zusammenfassung

Flick Gocke Schaumburg bietet eine Position im Sekretariat/Back-Office in Düsseldorf. Sie übernehmen allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben, vertreten den Empfang, sortieren Post und organisieren internationale Termine inkl.

Reisekostenabrechnung. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Büroorganisation, idealerweise Erste Berufserfahrung im Kanzlei‑ oder Wirtschaftsumfeld sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse und sichere

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einer relevanten kaufmännisch‑organisatorischen Qualifikation.
• Erfahrung in Kanzlei- oder wirtschaftlichem Umfeld wünschenswert.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; sicherer Umgang mit MS Office.

Aufgaben

• Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Personalmanagement.
• Empfangsvertretung.
• Posteingänge sichten, priorisieren, digitale Ablage und Verteilung.
• Organisation von nationalen und internationalen Terminen und Reisen (inkl. Reisekostenabrechnung).
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonen; Rückrufnachrichten.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch; Schreiben/Formatieren von Emails, Briefen, Schriftsätzen, Gutachten, Präsentationen.
• Erfassung und termingerechte Abrechnung von Beraterstunden (Datev-basiert).
• Erstellung von Vergütungsvereinbarungen und Mandatsanlagen.
• Unterstützung bei Veranstaltungen, Seminaren und Firmenevents.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

MS Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Diskretion

Serviceorientierung

Ausbildung

Berufsausbildung Rechtsanwaltsfachangestellte/r/Notarfachangestellte/r/Fremdsprachenassistentin/Kauffrau für Bürokommunikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Flick Gocke Schaumburg steht mit seinen mehr als 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern seit über 50 Jahren für herausragende interdisziplinäre, steuerzentrierte Rechtsberatung. Unsere rd. 490 Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer beraten unsere hochkarätigen oft internationalen Mandanten täglich auf höchstem Niveau, was uns zu einer der führenden Wirtschaftskanzleien Deutschlands macht.

Da ein erfolgreiches Unternehmen auch ein exzellentes Back-Office benötigt, sind wir an unseren sieben Standorten immer auch auf der Suche nach Talenten, die den Überblick behalten, unsere Partnerinnen und Partner sowie unsere fachlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertrauensvoll unterstützen und ihnen den Rücken freihalten.

Das erwartet Sie bei uns

• Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Personalmanagement
• Empfangsvertretung
• Sichtung und Priorisierung der Posteingänge, sowie digitale Ablage und Verteilung der Post
• Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsterminen und Reisebuchungen (inkl. Reisekostenabrechnung)
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen sowie Rückrufnachrichten
• Korrespondenz mit Mandanten, Behörden und Gerichten in deutscher und englischer Sprache sowie Schreiben und Formatieren von Emails, Geschäftsbriefen, Schriftsätzen, Gutachten und Präsentationen
• Erfassung und termingerechte Abrechnung von Beraterstunden (nach Schulung / Einarbeitung in das Kanzleisystem (Datev))
• Erstellung von Vergütungsvereinbarungen und Mandatsanlagen
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Seminaren und Firmenevents
• Die Kernarbeitszeiten für die zu besetzende Stelle liegen (nach einer Einarbeitungszeit in den ersten Wochen vormittags nach Absprache) zwischen 13:00 – 17:00 Uhr (bis zum 31.10.26) und 14.00 – 18.00 Uhr (ab dem 01.11.26)

Damit überzeugen Sie

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d), Notarfachangestellten (m/w/d), Fremdsprachenassistentin (m/w/d), Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) bzw. eine ähnliche Qualifikation mit dem Schwerpunkt in Büromanagement
• Idealerweise verfügen Sie über erste Berufserfahrung im Kanzlei- oder Wirtschaftsumfeld
• Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie über einen sicheren Umgang mit dem MS Office Paket
• Sie denken mit, planen die Arbeitstage im Voraus und arbeiten dabei sorgfältig und umsichtig
• In stressigen Situationen überzeugen Sie durch Ihr organisatorisches Geschick
• Zuverlässigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
• Sie haben Spaß an der Arbeit im Team und führen einen serviceorientierten Umgang mit Mandanten und Kollegen

Darauf können Sie sich freuen

• Guter Teamspirit und kollegiale Zusammenarbeit
• 30 Urlaubstage (angepasst an die Teilzeit), Sonderurlaub an Rosenmontag, Heiligabend und Silvester
• Kostenfreie Getränke, Kaffeespezialitäten, Obst
• Modernes Büro
• Möglichkeit zum Jobrad-Leasing
• Bezuschussung Ihres Deutschlandtickets
• Einkaufsrabatte bei namhaften Onlineshops
• Individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sowie mögliche Teilnahme am kanzleiinternen Englischunterricht
• Geregelte Arbeitszeiten
• Regelmäßige Kanzlei- und Teamevents

Flick Gocke Schaumburg ist eine unabhängige Partnerschaft von Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern mit Standorten in Bonn, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am...