Assistenz - Support (m/w/d) / 3974 / München (m/w/d)

Orizon GmbH; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gesundheitsangebote

Einkaufsrabatte

Betriebliche Altersvorsorge

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Zusammenfassung

Orizon GmbH sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung in München. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor, organisieren Reisen und übernehmen Standort- und Eventkoordination.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Assetmanagement sowie das Management sensibler Informationen in einem internationalen Umfeld. Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich, MS-Office-Kompetenz wird vorausgesetzt.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich der Geschäftsführung.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe, gute Kommunikationsfähigkeiten und hohe Belastbarkeit.

Aufgaben

• Kalender, Organisation & Koordination des Vorgesetzten und Abstimmung von Terminen, inklusive Zeitzonenüberblick.
• Meetings, Sitzungen & Workshops organisieren: Räume, Technik, Catering, Agenda erstellen und versenden.
• Reisen organisieren: Hotel, Flüge, Visa bzw. Entsendungsschreiben.
• Standort- & Eventkoordination: Abstimmung mit Standorten, Recherche von Veranstaltungsdetails.
• Bestellungen, Rechnungen & Asset-/Fahrzeugmanagement: Beschaffungen, Rechnungen prüfen, Assetverwaltung und Fuhrparkkoordination.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Prioritäten setzen

Team- und Serviceorientierung

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Teams

Jobbeschreibung

Unser Angebot:

Werden Sie Teil unserer Erfolgsstory und profitieren Sie durch Berufserfahrung und Weiterentwicklung in einem neuen spannenden Arbeitsumfeld

• Wir sind gerne Ihr Türöffner für attraktive Arbeitgeber
• Von Beginn an begleiten wir Sie persönlich und beraten Sie individuell bei allen Fragen rund um Ihren Einsatz und Ihre weitere Berufsplanung
• Sie bekommen eine faire Entlohnung auf Basis des GVP-Tarifvertrages zzgl. Branchenzuschlägen
• Mit unserem Mitarbeiterprogramm Orizon PlusPunkte profitieren Sie von vielen Extras wie Gesundheitsangebote, Einkaufsrabatte, betrieblicher Altersvorsorge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld etc.

Ihre Orizon Pluspunkte

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Unser Kunde ist ein international tätiges deutsches Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in München. Es ist eine Aktiengesellschaft. Nach seinen Ursprüngen ist das Unternehmen eine technische Prüforganisation; es bietet mit seinen Schwerpunkten Prüfung und Zertifizierung ein weites Feld von Dienstleistungen an.

Ihre Aufgaben:

1. Kalender, Organisation & Koordination:

Kalender und Postfach des Vorgesetzten organisieren, Vorbereitung & Abstimmung der Termine im Kalender inkl. Blick auf die Zeitzonen; Überblick behalten über Terminkollisionen/Blocker/Anfragen von anderen Stellen; Alle Anfragen, Themen zeitgerecht bearbeiten; Abstimmung mit allen Stakeholdern im Konzern und Extern

2. Meetings, Sitzungen & Workshops in Abstimmung mit der jeweiligen Assistenz organisieren:

Räume, Technik und Catering buchen (intern/extern), Terminblocker versenden; Agenda und Inhalte mit Executive Assistenz abstimmen, erstellen und versenden

3. Reisen & internationale Anforderungen:

Reisen organisieren, Hotel, Flüge, Zug, Auto/Parkplätze; Visa einholen oder Entsendungsschreiben erstellen

4. Standort- & Eventkoordination:

Ansprechpartner für die Abstimmung mit Standorten (Koordinierung der Besuche); Recherchearbeit für Hotels, Speaker, Trainer etc.

5. Bestellungen, Rechnungen & Asset-/Fahrzeugmanagement:

Bestellwesen für die Abteilung, Visitenkarten, Headsets, Tastaturen etc.; Rechnungen für Bestellungen prüfen und freigeben (extern wie Kaffeemaschinen Miete sowie intern / Intercompany, Weiterbildungen etc.); Assetmanagement verwalten (Laptops, Handys, etc.); Fahrzeugmanagement, Hilfe bei der Koordination der Firmenwägen, Poolfahrzeugen; Reifenwechsel/Werkstatttermine etc. Rückgabe an Fahrzeugmanagement.

Je nach Erfahrungsgrad können weitere Aufgaben der Executive- und Personal Assistenz an die Person abgegeben werden.

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich der Geschäftsführung

Ausgeprägtes Organisationstalent verbunden mit schneller Auffassungsgabe, guter Kommunikationsfähigkeit und hoher Belastbarkeit

Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit zuverlässig Prioritäten zu setzen

Gutes Fingerspitzengefühl in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Zeitzonen sowie im Umgang mit vertraulichen Arbeitsinhalten

Routinierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Teams, Excel, Word, PowerPoint, Outlook)

Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (Wort und Schrift)

Hohe Team- und Serviceorientierung sowie Flexibilität

Ihr Partner:

Orizon gehört zu den fünfzehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Als einer der Markführer für den deutschen Mittelstand und langjähriger Partner der namhaften Dax-Konzerne sowie internationaler Unternehmen überlassen und vermitteln wir Fach- und Führungskräfte aus allen Berufsfeldern an unsere namhaften und langjährigen Kunden.

Finden auch Sie mit uns Ihren gewünschten Platz!

Ihr Partner:

Wir gehören zu den

Top-15

Personaldienstleistern

Wir haben über

90

Niederlassungen

Mehr als

6.200

Mitarbeitende

Bewerbung und Rückfragen

Wir freuen uns auf Bewerbungen (unter Angabe von ID-Nummer 9123, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung) gerne per E-Mail an [e-mail] oder über unser Bewerbungsmodul auf dieser Seite.

Für Fragen steht Frau Hartmann gern unter der Telefonnummer [phone] zur Verfügung.

Beim hier angegebenen Gehalt sind unter Umständen nicht alle Bestandteile (bspw. Branchenzuschläge,Weihnachtsgeld, Schicht-Boni o.ä.) berücksichtigt. Das verbindliche Gehalt ist im persönlichenGespräch zu klären.

Weitere Stellenangebote finden Sie unter www.orizon.de

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst: www.orizon.de/de/datenschutzvereinbarungen

Bewerbungsfrist?

Gibt es hier nicht. Solange eine Stellenanzeige online ist, kann sich auch darauf beworben werden.

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich der Geschäftsführung
• Ausgeprägtes Organisationstalent verbunden mit schneller Auffassungsgabe, guter Kommunikationsfähigkeit und hoher Belastbarkeit
• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit zuverlässig Prioritäten zu setzen
• Gutes Fingerspitzengefühl in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Zeitzonen sowie im Umgang mit vertraulichen Arbeitsinhalten
• Routinierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Teams, Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (Wort und Schrift)
• Hohe Team- und Serviceorientierung sowie Flexibilität