Assistenz / Referent (m/w/d) VP HR

Thales; Ditzingen; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Thales in Deutschland sucht eine engagierte Assistenz der VP HR am Standort Ditzingen/Stuttgart. Sie übernehmen administrative Aufgaben, planen Termine und Reisen, bereiten Inhalte vor und erstellen Spesenabrechnungen, um reibungslose Abläufe zu sichern.

Sie unterstützen bei HR-Projekten, konsolidieren Informationen, bereiten KPIs für Gremien auf und arbeiten eng mit HR Centers of Excellence, Business Partnern und dem Betriebsrat zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium in Wirtschaftswissenschaften, BWL oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Erfahrung.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise auf hoher Leitungsebene.
• Erfahrung in Unternehmensberatung von Vorteil.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere PowerPoint und Excel.

Responsibilities

• Administrative Aufgaben wie Termin- und Reiseplanung
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Aufbereitung und Strukturerungen von Informationen in PowerPoint/Excel
• Koordination mit VP HR, CoEs, Business Partnern und Betriebsrat
• Erfassung, Konsolidierung und Aufbereitung zentraler HR-Themen und KPIs
• Unterstützung bei HR-Vision und -Strategie

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Englischkenntnisse

Education

Wirtschaftswissenschaften / BWL

Tools

PowerPoint

Excel

MS Office

Job description

Human Intelligence – Herzlich willkommen im Team Thales!

Location: Stuttgart, Germany

We say HI*

Am Standort Ditzingen (Ref. Nr. R0341368)

Ihre Mission

• Durchführung administrativer Aufgaben wie Termin- und Reiseplanung, inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Anlegen von Spesenabrechnungen
• Eigenständige Aufbereitung und Strukturierung von Informationen mit Darstellung in Tools wie PowerPoint und Excel
• Bearbeitung diverser Projekte und Aufgabenstellungen im Auftrag des VP HR in Zusammenarbeit mit den HR-internen Centers of Excellence, Business Partnern und dem Betriebsrat
• Erfassung, Konsolidierung und Aufbereitung zentraler Themen und KPIs aus den unterschiedlichen HR-Teams, insbesondere zur Vorbereitung von Gremien
• Begleitung bei der Ausgestaltung der HR-Vision und -Strategie
• Koordinierung der Veröffentlichung personeller und organisationaler Änderungen im Thales Deutschland Intranet in Kooperation mit den betroffenen Bereichen, HR Business Partnern sowie der Unternehmenskommunikation
• Funktion als Ansprechpartner für HR-Prozesse im Rahmen des Managementsystems für Qualitätsmanagement: Vorbereitung und Durchführung interner und externer Zertifizierungsaudits zu HR-Prozessen, Pflege und Weiterentwicklung der funktions- und standortübergreifend einheitlich gültigen HR-Prozesse und Dokumente, inklusive Durchführung von Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen
• Unterstützung bei der HR-Kostenstellenplanung in Abstimmung mit dem VP HR, HR-Leitungsteam, Finance und Controlling wie auch externen Dienstleistern: Budget- und Forecast-Planung, Ist-Erfassung sowie Abweichungsanalysen unter Anwendung gängiger Tools für Planungs-, Analyse- und Reportingprozesse

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften, BWL, kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz von Vorteil, idealerweise auf hoher Leitungsebene
• Erfahrung im Bereich der Unternehmensberatung ist von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in MS Office Anwendungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
• Starke Affinität für organisatorische Aufgaben wie Terminkoordination, Vor- und Nachbereitungen und Stakeholderalignment
• Begeisterung für HR, Transformation und Daten
• Analytische und strukturierte Denk- und Arbeitsweise, Hands-On Mentalität und herausragende Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, souveränes Vertreten von Interessen und Prioritäten der VP HR
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstmotivation, Flexibilität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Thales investiert jährlich mehr als 4,5 Milliarden Euro in Forschung und Entwicklung in Schlüsseltechnologien wie künstliche Intelligenz, Cybersicherheit, Quanten- und Cloud-Technologien.

Im Jahr 2025 erwirtschaftete die Gruppe einen Umsatz von 22,1 Milliarden Euro.

Für mehr als 85.000 Mitarbeitende in 65 Ländern eröffnen wir zukunftsweisende Perspektiven, verwirklichen individuelle Karrierewege und ermöglichen kreative Freiräume. Dies gelingt durch Mut, Vielfalt und den festen Willen, die anspruchsvollen Herausforderungen unserer Zeit sicherer und inklusiver zu gestalten.

Mit unserer nachhaltigen, werteorientierten Personalführung treten wir aktiv für Diversität ein.

Say HI* – Dein Weg zu uns