Assistenz Operativer Bereich – Kita-Betrieb (m/w/d)

Hedi Kitas Erzbistum Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Tarifvertrag

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Sonderzahlungen

Deutschlandticket Zuschuss

JobRad-Leasing

Mobiles Arbeiten

Zusammenfassung

Hedi Kitas Erzbistum Berlin sucht eine strukturierte Assistenz- und Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung der Bereichsleitung und Regionalleitungen. Sie koordinieren Termine, arbeiten eng mit Geschäftsstelle und Kitas zusammen und übernehmen administrative Abläufe.

Die Position bietet mobiles Arbeiten nach Absprache, 30 Urlaubstage und tarifgebundene Rahmenbedingungen. Eine unbefristete Anstellung und kirchliche Benefits runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Kommunikationsstärke und Freude an koordinierenden Aufgaben.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams und SharePoint.

Aufgaben

• Unterstützung der Bereichsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Organisation, Koordination und Terminsteuerung für Sitzungen und Monatsgespräche der Regionalleitungen mit den Kita-Leitungen einschließlich Raumplanung und Reiseorganisation.
• Koordination von Abstimmungsprozessen zwischen Regionalleitungen und Kindertageseinrichtungen.
• Disposition und Buchung von Leasingkräften sowie Koordination des Einsatzes interner Springerkräfte.
• Vorbereitung von Unterlagen und Übersichten sowie organisatorischen Abläufen für interne Abstimmungen.
• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten, Korrespondenz, Postbearbeitung sowie Pflege von Daten, Übersichten und Dokumentationen.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

MS 365 Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Das sind wir

Hedi Kitas ist mit über 70 Kindertageseinrichtungen einer der größten Kita-Träger der Region. Zur Verstärkung unseres Verbandes suchen wir eine strukturierte, organisationsstarke Persönlichkeit, die zum reibungslosen Ablauf des operativen Kita-Betriebs beiträgt.
In dieser verantwortungsvollen Rolle unterstützen Sie mit einem Stellenumfang von 30 bis 35 Wochenstunden die Bereichsleitung sowie die Regionalleitungen im Tagesgeschäft. Dabei tragen Sie dazu bei, administrative und organisatorische Abläufe im Kita-Betrieb zuverlässig zu steuern und übernehmen eine zentrale Koordinationsfunktion zwischen Geschäftsstelle, Regionalleitungen und Kitas.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Bereichsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Organisation, Koordination und Terminsteuerung für Sitzungen und Monatsgespräche der Regionalleitungen mit den Kita-Leitungen einschließlich Raumplanung und Reiseorganisation
• Koordination von Abstimmungsprozessen zwischen Regionalleitungen und Kindertageseinrichtungen
• Disposition und Buchung von Leasingkräftensowie perspektivisch die Koordination des Einsatzes interner Springerkräftefür die Einrichtungen
• Vorbereitung von Unterlagen und Übersichten sowie organisatorischen Abläufen für interne Abstimmungen
• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten, insbesondere Korrespondenz, Postbearbeitung sowie Pflege von Daten, Übersichten und Dokumentationen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit
• Kommunikationsstärke sowie Freude an koordinierenden Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams und SharePoint
• Identifikation mit dem Leitbild des Trägers und den christlichen Werten

Warum wir?

Eine sichere Zukunft:

• Die wirtschaftliche Stabilität des Erzbistums Berlin
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis nach einem Tarifvertrag
• Eine Mitarbeiter*innenvertretung, die sich für Ihre Belange einsetzt
• Zukunftsperspektive durch vollumfängliche moderne IT-Ausstattung

Work-Life-Balance

• 30 Urlaubstage und zusätzlich 3 kirchliche Feiertage sowie 24.12. und 31.12. bezahlt frei
• Berücksichtigung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Möglichkeit zum mobilen Arbeitennach Absprache für mehr Flexibilität im Alltag
• Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsklima
• Förderung von Weiterbildung durch ein eigenes Fortbildungsmanagement, innovative Projekte und trägerweite Zusammenarbeit
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeitmit Gestaltungsspielraum

Attraktive Konditionen

• Vergütung gemäß Kirchlicher Dienstvertragsordnung (DVO) in der Entgeltgruppe 5
• Eine zusätzliche vom Arbeitgeber gezahlte betriebliche Altersvorsorge in Höhe von 5,6%
• Vermögenswirksame Leistungen und zwei Sonderzahlungen ergänzen das Grundgehalt
• Bezuschussung zum Deutschlandticket Job
• Angebot zum JobRad-Leasing für Fahrrad oder E-Bike