Assistenz (m/w/d) Immobilienbewirtschaftung

Erzbistum Hamburg; Hamburg; On-site; EUR 37,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Zuschuss zum Deutschlandticket

JobRad-Leasing

Gleitzeit und 30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Das Erzbistum Hamburg sucht eine Assistenz (m/w/d) Immobilienbewirtschaftung zur unbefristeten Anstellung. Die Stelle ist in Vollzeit (39 Std./Woche) oder Teilzeit zu besetzen.

Sie unterstützen das Referat Immobilienbewirtschaftung bei Organisation, Verwaltung und kaufmännischen Tätigkeiten in einem vielseitigen Portfolio. Ihr Profil umfasst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Organisationsgeschick, MS-Office-Kenntnisse und Teamfähigkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Kenntnisse im Büro- und Organisationsmanagement sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Versiert im Umgang mit MS Office; idealerweise Erfahrung mit Verwaltungs- oder CAFM-Systemen.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und professioneller Umgang mit internen/externen Ansprechpartnern.
• Mitgliedschaft in der ACK wird begrüßt.

Responsibilities

• Organisation des Tagesgeschäfts unterstützen; Post- und E-Mail-Bearbeitung; Termin- und Besprechungskoordination.
• Schriftverkehr, Protokolle, Auswertungen und organisatorische Unterlagen erstellen; Ablage- und Dokumentenstrukturen pflegen.
• Mitarbeitende der Immobilienbewirtschaftung bei Verwaltungs- und Bewirtschaftungsaufgaben sowie Daten- und Dokumentenrecherche unterstützen.
• Kaufmännische Tätigkeiten wie Rechnungsprüfung, Zahlungsbearbeitung und Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Stammdaten und digitale Akten in den Systemen pflegen; elektronische Schließanlage einschließlich der Transponder verwalten.

Skills

Organisationstalent

Kundenservice

Teamfähigkeit

Dienstleistungsverständnis

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

CAFM-Systeme

Verwaltungssoftware

Job description

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/d) Immobilienbewirtschaftung

Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit (39 Std./ Woche) oder Teilzeit zu besetzen.

Katholisch im Norden: Im Erzbistum Hamburg, dem jüngsten und nördlichsten Bistum, wird Gemeinschaft und ökumenische Verbundenheit gelebt. Bei uns gestalten 2.000 Hauptamtliche und viele Ehrenamtliche eine zeitgerechte und zukunftsreiche Kirche im Norden. Ob in der Buchhaltung, den pastoralen Berufen, in der Immobilienabteilung, im Controlling oder als Lehrkraft an unseren Schulen: Die Arbeit im Erzbistum bietet viele Chancen, sich immer neu mit den Menschen, der Gesellschaft und der Weltkirche in Beziehung zu setzen.

Im Referat Immobilienbewirtschaftung kümmern sich 15 engagierte Immobilienfachleute um ein einzigartiges und vielseitiges Portfolio: Wohnimmobilien, Schulen, Kitas, Verwaltungsgebäude, Kirchen und Sakralgebäude im gesamten Erzbistum Hamburg. Architektonische Besonderheiten stellen aber vor allem die historisch wertvollen Bauwerke der katholischen Kirche dar. Unser Ziel ist es, diese besonderen Orte so zu erhalten und weiterzuentwickeln, dass sich Menschen wohlfühlen und entfalten können.

Mit viel Erfahrung, Leidenschaft und Fingerspitzengefühl werden diese Immobilien aufwendig erhalten, geschützt und weiterentwickelt. Ein vielseitiger Aufgabenbereich mit einem großen Beitrag für das Leben im Norden.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Referatsleitung bei der Organisation des Tagesgeschäfts, übernehmen die Post- und E-Mail-Bearbeitung sowie die Termin- und Besprechungskoordination.
• Sie erstellen Schriftverkehr, Protokolle, Auswertungen und organisatorische Unterlagen sowie pflegen Ablage- und Dokumentenstrukturen.
• Sie unterstützen die Mitarbeitenden der Immobilienbewirtschaftung bei Verwaltungs- und Bewirtschaftungsaufgaben sowie bei der Daten- und Dokumentenrecherche.
• Sie übernehmen kaufmännische Tätigkeiten wie Rechnungsprüfung, Zahlungsbearbeitung und die Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Sie pflegen Stammdaten und digitale Akten in den eingesetzten Systemen und verwalten die elektronische Schließanlage einschließlich der Transponder.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen gute Kenntnisse im Büro- und Organisationsmanagement sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis mit.
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick.
• Sie sind versiert im Umgang mit MS Office-Anwendungen und haben idealerweise Erfahrung mit Verwaltungs- oder CAFM-Systemen.
• Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und einen professionellen Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Wir begrüßen die Mitgliedschaft in und die Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Grundsätzen einer christlichen Kirche (ACK).

Warum Sie bei uns gut aufgehoben sind

• Mittendrin: Arbeiten Sie im Zentrum von Hamburg St. Georg - direkt am Mariendom.
• Gut versorgt: Wir vergüten Ihren sicheren Arbeitsplatz nach der Dienstvertragsordnung des Erzbistum Hamburg, in Anlehnung an den TvöD, Entgeltgruppe 5 und bieten Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge durch die Kirchliche Zusatzversorgungskasse sowie zwei gebundene Jahressonderzahlungen.
• Gut leben und arbeiten: Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell, 30 Tage Jahresurlaub, freie Tage am 24. und 31. Dezember sowie die Möglichkeit, bis zu fünf Tage im Jahr vielfältige Exerzitien-Angebote wahrzunehmen, schaffen gute Voraussetzungen für Ihre Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege – unser gelebter Anspruch, der mit dem Hamburger Familiensiegel zertifiziert ist.
• Einfach unterwegs: Sie erhalten einen Zuschuss zum Deutschlandticket und die Möglichkeit eines JobRad-Leasings.
• Neues Lernen: Nutzen Sie breite Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Supervisionen.

Mehr zu unseren Angeboten finden Sie hier.

Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen!

Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind ausdrücklich erwünscht.