Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung 15.10.2026 AVIVE KU Ebersberg

Sekretaria; Ebersberg; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub/Jahr

Jahressonderzahlungen

Betriebliche Altersvorsorge

Homeoffice möglich

Flexible Arbeitszeiten

Großraumzulage München 270 EUR/Monat

Job summary

AVIVE KUAnstalt des öffentlichen Rechts sucht eine Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung zur eigenständigen Vorbereitung von Sitzungen, Erstellung von Unterlagen und Bearbeitung von Protokollen. Sie koordinieren Anfragen von Behörden und Geschäftspartnern, unterstützen den Vorstand und arbeiten an der digitalen Transformation mit.

Die Position bietet flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Option, großzügige Weiterbildungsmöglichkeiten und eine leistungsgerechte

Qualifications

• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein bei vertraulichen Informationen.
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und Protokollführung.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office Anwendungen.
• Flexibilität durch mobiles Arbeiten (Homeoffice).

Responsibilities

• Fristgerechte Vorbereitung, Erstellung und Versendung von Sitzungsladungen, Tagesordnungen und Unterlagen.
• Anfertigung und redaktionelle Bearbeitung von Beschlussvorlagen, Niederschriften und Protokollen.
• Abrechnung von Sitzungsgeldern gemäß geltenden Vorgaben.
• Koordination der Anliegen von Behörden, Mandatsträgern, Verwaltungsrat, Geschäftspartnern und Beschäftigten.
• Unterstützung des Vorstands und Prokuristen bei organisatorischen Aufgaben.
• Bearbeitung von Pressemitteilungen, Stellungnahmen und Redebeiträgen in Abstimmung mit dem Vorstand.
• Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Verantwortungsbewusstsein

MS-Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten

Technische Ausbildung

Tools

MS-Office

Job description

Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung

Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung

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Über uns:

Das Kommunalunternehmen AVIVE ist zuständig für die kommunale Abfallwirtschaft des Landkreises Ebersberg. AVIVE steht hierbei für Abfallwirtschaft, Vermeidung, Information, Verwertung und Entsorgung und bündelt alle Aufgaben einer modernen, nachhaltigen und bürgerorientierten Kreislaufwirtschaft im Landkreis Ebersberg.

Aufgaben:

• Fristgerechte und eigenständige Vorbereitung, Erstellung und Versendung von Sitzungsladungen, Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen für verschiedene Gremien
• Anfertigung und redaktionelle Bearbeitung von Beschlussvorlagen, Sachvorträgen, Niederschriften und Protokollen sowie deren Nachbereitung unter Beachtung der rechtlichen und formalen Vorgaben
• Abrechnung von Sitzungsgeldern und weiteren Aufwandsentschädigungen unter Beachtung der geltenden rechtlichen Vorgaben
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen auf Ebene des Vorstands sowie die Koordination der Anliegen von Behörden, politischen Mandatsträgern, Mitglieder des Verwaltungsrats, Geschäftspartnern und Beschäftigten
• Koordination und kontinuierliche Weiterentwicklung des Sitzungs und Gremienmanagements
• Unterstützung des Vorstands und der Prokuristen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie bei der Überwachung von Terminen und Fristen
• Vorbereitung und redaktionelle Bearbeitung von Pressemitteilungen, Stellungnahmen und Redebeiträgen sowie die Bearbeitung eingehender Presseanfragen in Abstimmung mit dem Vorstand
• Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen
• Optimierung interner Abläufe durch die Erstellung und kontinuierliche Anpassung von Prozess und Arbeitsbeschreibungen
• Aktive Mitgestaltung der digitalen Transformation
• Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Aufgaben des laufenden Geschäftsbetriebs
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur beziehungsweise zum Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation
• Alternativ eine erfolgreich abgeschlossene technische Ausbildung oder Berufserfahrung in diesem, beispielsweise in den Bereichen Umwelt, Entsorgung, Bau und Technik, verbunden mit der Bereitschaft, den Beschäftigungslehrgang I zeitnah zu absolvieren
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Idealerweise Rechtskenntnisse und Erfahrungen in den o. g. Aufgabenbereichen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein bezüglich vertraulicher und sensibler Informationen
• Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen Prioritäten zu setzen und dabei Fristen zuverlässig unter einer sorgfältigen Arbeitsweise einzuhalten
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und zur Protokollführung auch außerhalb der regulären Dienstzeiten
• Sicheres, verbindliches und freundliches Auftreten gegenüber Behörden, Bürgerinnen und Bürgern, politischen Vertretern, Medien, Geschäftspartnern und Beschäftigten
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• Erfahrungen mit digitalen Sitzungs-, Dokumentenmanagement- oder Redaktionssystemen sind von Vorteil
• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und zukunftssichere Tätigkeit im öffentlichen Dienst
• Ein kollegiales, engagiertes Team mit flachen Hierarchien mit der Möglichkeit, den weiteren Aufbau eines jungen Kommunalunternehmens aktiv mitzugestalten
• Umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z.B. BL I)
• Gezielte Förderung der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten sowie im Rahmen der dienstlichen Möglichkeit mobiles Arbeiten (Homeoffice)
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD mit 30 Tagen Urlaub/Jahr sowie zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Jahressonderzahlungen, Leistungsentgelt, eine betriebliche Altersvorsorge sowie weitere soziale Leistungen
• Eine Großraumzulage München für Beschäftigte i. H. v. monatlich 270 EUR und 50 EUR pro Kind - Teilzeitbeschäftigte erhalten die Zulage entsprechend anteilig

Unser Kontakt:

[e-mail] Kaynak , Tel. [phone]Julia Hohnen , Tel. [phone]AVIVE KUAnstalt des öffentlichen RechtsAn der Schafweide 2 | 85560 EbersbergAvive-ebe.de