Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung

AVIVE KU; Ebersberg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

TVöD-Vergütung

30 Tage Urlaub/Jahr

Jahressonderzahlungen

Betriebliche Altersvorsorge

Großraumzulage München 270 EUR/Monat

Job summary

AVIVE, das Kommunalunternehmen im Landkreis Ebersberg, sucht eine engagierte Persönlichkeit für das Sitzungs- und Gremienmanagement. Die unbefristete Vollzeitstelle bietet verantwortungsvolle Aufgaben, Organisationstalent und Schnittstellenfunktion zu Behörden, Mandatsträgern und Beschäftigten.

Sie bringen eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation mit, arbeiten eigenständig, beherrschen MS-Office sicher und überzeugen durch Ausdrucksfähigkeit sowie Diskretion.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Qualifikation.
• Alternativ technische Ausbildung oder Berufserfahrung in Umwelt, Entsorgung, Bau/Technik mit Bereitschaft zu einem Beschäftigungslehrgang I.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Rechtskenntnisse und Erfahrung in den genannten Aufgabenbereichen sind vorteilhaft.

Responsibilities

• Fristgerechte Vorbereitung, Erstellung und Versendung von Sitzungsladungen, Tagesordnungen und Unterlagen.
• Bearbeitung von Beschlüssen, Niederschriften, Protokollen und Nachbereitung gemäß Vorgaben.
• Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen.
• Zentrale Anlaufstelle für interne/ externe Anfragen sowie Koordination von Behörden und Mandatsträgern.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung des Sitzungs- und Gremienmanagements.
• Unterstützung des Vorstands bei organisatorischen Aufgaben und Terminüberwachung.
• Bearbeitung von Pressemitteilungen und Redebeiträgen in Abstimmung mit dem Vorstand.
• Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte

Technische Ausbildung

MS-Office Kenntnisse

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Dokumentenmanagementsysteme

Redaktionssysteme

MS-Office Anwendungen

Job description

Das Kommunalunternehmen AVIVE ist zuständig für die kommunale Abfallwirtschaft des Landkreises Ebersberg. AVIVE steht hierbei für Abfallwirtschaft, Vermeidung, Information, Verwertung und Entsorgung und bündelt alle Aufgaben einer modernen, nachhaltigen und bürgerorientierten Kreislaufwirtschaft im Landkreis Ebersberg. Zur Unterstützung des Vorstands und der Unternehmensleitung wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisationsstarke und kommunikationssichere Persönlichkeit gerne auch mit technischem Hintergrund gesucht. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Std./Woche). Bei geeigneten und sich zeitlich ergänzenden Teilzeitbewerbungen ist eine Teilung der Stelle möglich.

Ihre Aufgaben

• Fristgerechte und eigenständige Vorbereitung, Erstellung und Versendung von Sitzungsladungen, Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen für verschiedene Gremien
• Anfertigung und redaktionelle Bearbeitung von Beschlussvorlagen, Sachvorträgen, Niederschriften und Protokollen sowie deren Nachbereitung unter Beachtung der rechtlichen und formalen Vorgaben
• Abrechnung von Sitzungsgeldern und weiteren Aufwandsentschädigungen unter Beachtung der geltenden rechtlichen Vorgaben
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen auf Ebene des Vorstands sowie die Koordination der Anliegen von Behörden, politischen Mandatsträgern, Mitglieder des Verwaltungsrats, Geschäftspartnern und Beschäftigten
• Koordination und kontinuierliche Weiterentwicklung des Sitzungs- und Gremienmanagements
• Unterstützung des Vorstands und der Prokuristen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie bei der Überwachung von Terminen und Fristen
• Vorbereitung und redaktionelle Bearbeitung von Pressemitteilungen, Stellungnahmen und Redebeiträgen sowie die Bearbeitung eingehender Presseanfragen in Abstimmung mit dem Vorstand
• Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen
• Optimierung interner Abläufe durch die Erstellung und kontinuierliche Anpassung von Prozess und Arbeitsbeschreibungen
• Aktive Mitgestaltung der digitalen Transformation
• Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Aufgaben des laufenden Geschäftsbetriebs

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur beziehungsweise zum Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation
• Alternativ eine erfolgreich abgeschlossene technische Ausbildung oder Berufserfahrung in diesem, beispielsweise in den Bereichen Umwelt, Entsorgung, Bau und Technik, verbunden mit der Bereitschaft, den Beschäftigungslehrgang I zeitnah zu absolvieren
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Idealerweise Rechtskenntnisse und Erfahrungen in den o. g. Aufgabenbereichen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein bezüglich vertraulicher und sensibler Informationen
• Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen Prioritäten zu setzen und dabei Fristen zuverlässig unter einer sorgfältigen Arbeitsweise einzuhalten
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und zur Protokollführung auch außerhalb der regulären Dienstzeiten
• Sicheres, verbindliches und freundliches Auftreten gegenüber Behörden, Bürgerinnen und Bürgern, politischen Vertretern, Medien, Geschäftspartnern und Beschäftigten
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• Erfahrungen mit digitalen Sitzungs-, Dokumentenmanagement- oder Redaktionssystemen sind von Vorteil

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und zukunftssichere Tätigkeit im öffentlichen Dienst
• Ein kollegiales, engagiertes Team mit flachen Hierarchien mit der Möglichkeit, den weiteren Aufbau eines jungen Kommunalunternehmens aktiv mitzugestalten
• Umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z.B. BL I)
• Gezielte Förderung der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten sowie im Rahmen der dienstlichen Möglichkeit mobiles Arbeiten (Homeoffice)
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD mit 30 Tagen Urlaub/Jahr sowie zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Jahressonderzahlungen, Leistungsentgelt, eine betriebliche Altersvorsorge sowie weitere soziale Leistungen
• Eine Großraumzulage München für Beschäftigte i. H. v. monatlich 270 EUR und 50 EUR pro Kind – Teilzeitbeschäftigte erhalten die Zulage entsprechend anteilig