Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Heraeus Holding GmbH HRdirekt; Hanau; On-site; EUR 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

Heraeus sucht eine CFO-Assistenz auf C-Level-Ebene in Hanau. Sie fungieren als essenzielle Schnittstelle, Entlastung und Gatekeeper für den CFO und sichern reibungslose strategische und operative Abläufe im Top Management.

Sie agieren als mitdenkender Sparringspartner, übernehmen das E-Mail-Management, Protokolle, Termin- und Travel-Management sowie die Vor-/Nachbereitung von Meetings. Vertrauliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch gehört ebenso dazu.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder hochwertige kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung auf C-Level-Ebene (Vorstand/Geschäftsführung) idealerweise in internationalem Umfeld.
• Ausgeprägte MS-Office-Kompetenz; Grundkenntnisse in SAP und moderne Kollaborationstools; Offenheit für KI-Lösungen.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten zur Aufbereitung von Kennzahlen.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; sichere Stakeholder-Kommunikation.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Absolut diskret, diplomatisch und hands-on.

Responsibilities

• Strategische Entlastung der CFO im operativen Tagesgeschäft und aktives Management des E-Mail-Postfaches.
• Vor- und Nachbearbeitung von Meetings inkl. Pre-Reads, Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
• Professioneller Stakeholderkontakt (Aufsichtsrat, Banken, Prüfer, weltweite Geschäftsführungen der Heraeus OpCos).
• Koordination von Terminen, Meetings und Unterlagen; Planung globaler Reiseaktivitäten und Abrechnung.
• Verfassen vertraulicher Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Skills

MS Office

SAP

Digitale Kollaborationstools

Analytische Fähigkeiten

Deutsch-Englischkenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Diskretion

Hands-on-Mentalität

Education

Bachelor oder Master

Tools

SAP

Digitale Kollaborationstools

Job description

In dieser exponierten Position sind Sie weit mehr als eine klassische Assistenz. Sie fungieren als essenzielle Schnittstelle, Entlastung und „Gatekeeper“ für die CFO und gewährleisten reibungslose strategische und operative Abläufe im Top Management. Sie agieren in dieser Rolle nicht nur als Umsetzer, sondern als mitdenkender Sparringspartner für die CFO.

Das können Sie bewegen:

• Strategische Entlastung: Proaktive und weitsichtige Unterstützung der CFO im operativen Tagesgeschäft sowie aktives Management des E-Mail Postfaches und Unterstützung bei strategischen Finanz- und Unternehmensprojekten.
• Informationsmanagement: Sicherstellung einer reibungslosen Vor- und Nachbearbeitung von Meetings, inkl. Pre-read, verfassen von Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
• Stakeholdermanagement: Professionelle Schnittstelle und erster Ansprechpartner für interne und externe Top-Stakeholder (Aufsichtsrat, Banken, Wirtschaftsprüfer, sowie weltweite Geschäftsführungen der Heraeus OpCos). Außerdem enge Abstimmung mit den Direktreports der CFO und den GELT-Mitgliedern.
• Agendamanagement: Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Unterlagen für die CFO und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Komplexes Termin- und Travel-Management: Souveräne Steuerung einer hochdynamischen, globalen Agenda unter Berücksichtigung von Prioritäten, inkl. detaillierter Reiseplanung und Abrechnung.
• Korrespondenz: Erstellung hochklassiger und vertraulicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master) oder eine vergleichbare extrem hochwertige kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung auf C-Level-Ebene (Vorstand / Geschäftsführer), idealerweise in einem internationalen Konzernumfeld, einer Strategieberatung oder im Investmentbanking
• Meisterhafte Beherrschung des MS-Office Paketes, Grundverständnis für SAP und moderne digitale Kollaborationstools, sowie die Neugier und Bereitschaft die Aufgabe hinsichtlich der Nutzung von KI weiterzuentwickeln
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, um komplexe finanzielle und operative finanzwirtschaftliche Zusammenhänge schnell zu erfassen und Informationen aufzubereiten, Entscheidungsvorlagen zu erstellen und Kennzahlen strukturiert darzustellen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und sichere Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie externen Partnern
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Absolute Diskretion und diplomatische Durchsetzungsstärke sowie eine ausgeprägte „Hands-on“-Mentalität

Worauf Sie sich bei Heraeus freuen können:

• Attraktive Vergütung– starkes Grundgehalt nach Chemie-Tarifvertrag, jährliche Einmalzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Zukunftsbetrag), Altersfreizeiten sowie Erweiterung der gesetzlichen Pflegeversicherung um eine Pflegezusatzversicherung.
• Finanzielle Zusatzleistungen- Förderung der privaten Altersversorgung, Lebensphasenkonto für bezahlte Freistellungen (z.B. Sabbatical, früherer Eintritt in den Ruhestand), Bezuschussung ÖPNV, Rabatte in vielen (Online-)Shops.
• Geregelte Arbeitszeiten- 37,5 Wochenstunden (bei Vollzeit), Freizeitausgleich für Überstunden, Altersfreizeiten, 30TageJahresurlaub, Sonderurlaub für besondereAnlässe.
• Gesundheit & Wohlbefinden- betriebsärztlicher Dienst mit umfassenden Vorsorgeuntersuchungen, Sportangebote, Sozialberatung und hauseigene Mitarbeiterkantine mit täglich frisch zubereiteten Speisen.
• Impact- eine Schlüsselposition mit direkter Einbindung in die globalen strategischen Entscheidungen eines Milliardenkonzerns.
• Kultur- die Stabilität, Wertorientierung und langfristige Perspektive eines der größten deutschen Familienunternehmen, kombiniert mit internationaler Dynamik.
• Entwicklung- kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten und die Chance den eigenen Verantwortungsbereich kontinuierlich aktiv aufzubauen.