Assistenz LMU Global – Geschäftsstelle und internationale Veranstaltungen (m/w/d)

LMU; München; Sur place; EUR 48 000 - 62 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten möglich

Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliche Rahmenbedingungen

Résumé du poste

Die Ludwig-Maximilians-Universität München sucht eine Assistenz LMU Global – Geschäftsstelle und internationale Veranstaltungen (m/w/d) am Standort München. Sie betreuen die Stabsstelle, koordinieren Termine und unterstützen internationale Delegationsbesuche im engen Austausch mit dem LMU Global Team.

Sie verfügen über eine kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung, idealerweise Erfahrung in Veranstaltungs- und Abrechnungsmanagement sowie interkulturelle Kompetenz.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung
• Erfahrung im Veranstaltungs- und Abrechnungsmanagement wünschenswert
• Erfahrung in internationaler Projektarbeit von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Eigeninitiative
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office; Bereitschaft zu Dienstreisen

Responsabilités

• Eigenständige Betreuung der Geschäftsstelle LMU Global und administrative Aufgaben der Stabsstelle
• Terminkoordination, Besprechungen und Vor-/Nachbereitung
• Organisation internationaler Delegationsbesuche in Abstimmung mit LMU Global und Partnerinstitutionen
• Mitwirkung bei Planung internationaler Veranstaltungen, Workshops und Formate
• Bearbeitung administrativer Vorgänge, Budgetüberwachung und Finanzübersichten
• Buchungen für Reisen, Unterkünfte und Veranstaltungsleistungen nach geltenden Vorschriften

Connaissances

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diplomatisches Geschick

Englischkenntnisse

MS Office

Formation

Kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung

Outils

MS Office

Description du poste

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

• Einrichtung: Hochschulleitung - LMU global
• Vergütung: TV-L E9a
• Umfang: Vollzeit oder Teilzeit
• Besetzungsdatum: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt (zunächst befristet bis 31.12.2028)

Das sind wir:

Die LMU ist international ausgerichtet und weltweit vernetzt. Unser internationales Engagement reicht von langjährigen strategischen Partnerschaften mit renommierten Universitäten in Nordamerika, Asien, Afrika und Europa über europäische Hochschulkooperationen und EU-Forschungsvorhaben bis hin zu internationalen Mobilitätsprogrammen wie ERASMUS+. Mehr als 10.000 internationale Studierende bereichern unsere vielfältige Hochschulgemeinschaft.

LMU Global ist eine neu gegründete Stabsstelle im Bereich der Vizepräsidentin für Mathematik, Informatik, Statistik sowie Internationales. Sie bündelt die strategischen internationalen Partnerschaften sowie Aktivitäten der LMU im Rahmen der European University Alliance for Global Health (EUGLOH). In enger Zusammenarbeit mit dem Präsidium, den Fakultäten und zentralen Einrichtungen der LMU gestaltet LMU Global die strategische internationale Vernetzung der Universität und pflegt Beziehungen zu Partneruniversitäten und weiteren Akteuren weltweit.

Wir suchen Sie:

Assistenz LMU Global – Geschäftsstelle und internationale Veranstaltungen (m/w/d)

am Standort München

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie betreuen die Geschäftsstelle LMU Global und übernehmen eigenständig zentrale administrative und organisatorische Aufgaben für die Stabsstelle
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und organisatorische Abläufe und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung
• Sie organisieren, koordinieren und betreuen internationale Delegationsbesuche an der LMU in enger Abstimmung mit dem LMU Global Team, dem Präsidium, LMU-Fakultäten, zentralen Einrichtungen und internationalen Partnerinstitutionen, einschließlich Führungen durch das Gebäude in englischer Sprache
• Sie organisieren in enger Abstimmung mit den Referentinnen der Stabsstelle internationale Veranstaltungen, Workshops und weitere interdisziplinäre Formate von LMU Global im In- und Ausland
• Sie bearbeiten eigenständig administrative und finanzbezogene Vorgänge der Geschäftsstelle, insbesondere Beschaffungen, Rechnungen und Dienstreisen, überwachen Budgets und erstellen Finanzübersichten
• Sie übernehmen Buchungen für die Geschäftsstelle, insbesondere von Reisen, Unterkünften und Veranstaltungsleistungen, unter Beachtung der geltenden haushalts-, vergabe- und reisekostenrechtlichen Vorschriften, insbesondere des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG)

Das sind Sie:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung, Veranstaltungsmanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen idealerweise Berufserfahrung im Veranstaltungs- und Abrechnungsmanagement mit, vorzugsweise im Hochschulbereich.
• Sie haben idealerweise Erfahrung in der internationalen Projektarbeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen aus unterschiedlichen institutionellen und kulturellen Kontexten.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und die Fähigkeit aus, sich schnell in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten.
• Sie verfügen über diplomatisches Geschick, Diskretion und Fingerspitzengefühl, insbesondere im Umgang mit internationalen und hochrangigen Gästen.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sind sicher im Umgang mit MS Office und bringen die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im In- und Ausland mit.
• Sie arbeiten gerne im Team und haben Freude daran, eine neue Organisationseinheit sowie deren Strukturen und Arbeitsprozesse aktiv mitzugestalten.

Das ist unser Angebot:

• Ein spannendes Aufgabengebiet im internationalen Wissenschaftsumfeld
• Die Möglichkeit, den Aufbau der neu gegründeten Stabsstelle LMU Global von Beginn an mitzugestalten
• Ein engagiertes, wertschätzendes Team mit hoher Kollegialität
• Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) - bis zur Entgeltgruppe TV-L E 9a, Entgelttabelle des Tarifvertrags der Länder, inklusive betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen.
• Ein moderner Arbeitsplatz im Herzen Münchens, unweit des Englischen Gartens
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (bis zu 50 %)
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Erasmus-Mobilität für Hochschulpersonal) sowie vielfältige Angebote zur Gesundheitsförderung
• Familienfreundliche Rahmenbedingungen: Kinderbetreuungsunterstützung, Wohnungsangebote für Staatsbedienstete u. v. m.

Die Stelle umfasst je nach Vereinbarung 50 % bis 100 % der regelmäßigen Arbeitszeit. Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.12.2028.

Auf unseren Arbeitgeberseiten finden Sie weitere Informationen zu unseren Benefits.

Die LMU bekennt sich zur Charta der Vielfalt und fördert Chancengleichheit und Diversität.

Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Kontakt:

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dr. Anna Lohse, Leitung der Stabsstelle LMU Global, unter [e-mail] gerne zur Verfügung.

Wo Wissenschaft alles ist.

An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen umMensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung,IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München!

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