Assistenz LMU Global – Geschäftsstelle und internationale Vera...

Ludwig-Maximilians-Universität München; München; Híbrido; EUR 52.000 - 76.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten (bis zu 50%)

Weiterbildungsmöglichkeiten (Erasmus-M

Wohnungsangebote für Staatsbedienstete

Kinderbetreuungsunterstützung

Descripción de la vacante

Die Ludwig-Maximilians-Universität München sucht eine Assistenz LMU Global – Geschäftsstelle und internationale Veranstaltungen am Standort München. Sie betreuen die Geschäftsstelle und übernehmen zentrale administrative Aufgaben, koordinieren Termine und bereiten Abläufe vor.

Sie organisieren internationale Delegationsbesuche, planen Workshops, verwalten Beschaffungen, Rechnungen und Dienstreisen und arbeiten eng mit dem LMU Global Team, Fakultäten und Partnerinstitutionen zusammen.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung im Veranstaltungs- und Abrechnungsmanagement, ideal im Hochschulbereich.
• Erfahrung in internationaler Projektarbeit und Zusammenarbeit mit internationalen Partnern.

Responsabilidades

• Sie betreuen die Geschäftsstelle LMU Global und übernehmen eigenständig zentrale administrative Aufgaben.
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Vorbereitungen.
• Sie organisieren internationale Delegationsbesuche in Abstimmung mit LMU Global und Partnerinstitutionen, einschließlich englischer Gebäudeführungen.
• Sie planen und betreuen internationale Veranstaltungen, Workshops und weitere Formate im In- und Ausland.
• Sie bearbeiten administrative und finanzbezogene Vorgänge, überwachen Budgets und erstellen Übersichten.
• Sie übernehmen Buchungen für Reisen, Unterkünfte und Veranstaltungsleistungen gemäß haushalts- und reisekostenrechtlichen Vorschriften.

Conocimientos

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Interkulturelle Kommunikation

Englischkenntnisse

Educación

Kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung

Herramientas

MS Office

Descripción del empleo

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

Einrichtung Hochschulleitung - LMU global Vergütung TV-L E9a Umfang Vollzeit oder Teilzeit Besetzungsdatum Zum nächstmöglichen Zeitpunkt (zunächst befristet bis 31.12.2028)

Das sind wir:

Die LMU ist international ausgerichtet und weltweit vernetzt. Unser internationales Engagement reicht von langjährigen strategischen Partnerschaften mit renommierten Universitäten in Nordamerika, Asien, Afrika und Europa über europäische Hochschulkooperationen und EU-Forschungsvorhaben bis hin zu internationalen Mobilitätsprogrammen wie ERASMUS+. Mehr als 10.000 internationale Studierende bereichern unsere vielfältige Hochschulgemeinschaft.

LMU Global ist eine neu gegründete Stabsstelle im Bereich der Vizepräsidentin für Mathematik, Informatik, Statistik sowie Internationales. Sie bündelt die strategischen internationalen Partnerschaften sowie Aktivitäten der LMU im Rahmen der European University Alliance for Global Health (EUGLOH). In enger Zusammenarbeit mit dem Präsidium, den Fakultäten und zentralen Einrichtungen der LMU gestaltet LMU Global die strategische internationale Vernetzung der Universität und pflegt Beziehungen zu Partneruniversitäten und weiteren Akteuren weltweit.

Wir suchen Sie:

Assistenz LMU Global – Geschäftsstelle und internationale Veranstaltungen (m/w/d) am Standort München

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie betreuen die Geschäftsstelle LMU Global und übernehmen eigenständig zentrale administrative und organisatorische Aufgaben für die Stabsstelle
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und organisatorische Abläufe und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung
• Sie organisieren, koordinieren und betreuen internationale Delegationsbesuche an der LMU in enger Abstimmung mit dem LMU Global Team, dem Präsidium, LMU-Fakultäten, zentralen Einrichtungen und internationalen Partnerinstitutionen, einschließlich Führungen durch das Gebäude in englischer Sprache
• Sie organisieren in enger Abstimmung mit den Referentinnen der Stabsstelle internationale Veranstaltungen, Workshops und weitere interdisziplinäre Formate von LMU Global im In- und Ausland
• Sie bearbeiten eigenständig administrative und finanzbezogene Vorgänge der Geschäftsstelle, insbesondere Beschaffungen, Rechnungen und Dienstreisen, überwachen Budgets und erstellen Finanzübersichten
• Sie übernehmen Buchungen für die Geschäftsstelle, insbesondere von Reisen, Unterkünften und Veranstaltungsleistungen, unter Beachtung der geltenden haushalts-, vergabe- und reisekostenrechtlichen Vorschriften, insbesondere des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG)

Das sind Sie:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung, Veranstaltungsmanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen idealerweise Berufserfahrung im Veranstaltungs- und Abrechnungsmanagement mit, vorzugsweise im Hochschulbereich.
• Sie haben idealerweise Erfahrung in der internationalen Projektarbeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen aus unterschiedlichen institutionellen und kulturellen Kontexten.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und die Fähigkeit aus, sich schnell in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten.
• Sie verfügen über diplomatisches Geschick, Diskretion und Fingerspitzengefühl, insbesondere im Umgang mit internationalen und hochrangigen Gästen.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sind sicher im Umgang mit MS Office und bringen die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im In- und Ausland mit.
• Sie arbeiten gerne im Team und haben Freude daran, eine neue Organisationseinheit sowie deren Strukturen und Arbeitsprozesse aktiv mitzugestalten.

Das ist unser Angebot:

• Ein spannendes Aufgabengebiet im internationalen Wissenschaftsumfeld
• Die Möglichkeit, den Aufbau der neu gegründeten Stabsstelle LMU Global von Beginn an mitzugestalten
• Ein engagiertes, wertschätzendes Team mit hoher Kollegialität
• Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) - bis zur Entgeltgruppe TV-L E 9a, Entgelttabelle des Tarifvertrags der Länder, inklusive betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen.
• Ein moderner Arbeitsplatz im Herzen Münchens, unweit des Englischen Gartens
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (bis zu 50 %)
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Erasmus-Mobilität für Hochschulpersonal) sowie vielfältige Angebote zur Gesundheitsförderung
• Familienfreundliche Rahmenbedingungen: Kinderbetreuungsunterstützung, Wohnungsangebote für Staatsbedienstete u. v. m.

Die Stelle umfasst je nach Vereinbarung 50 % bis 100 % der regelmäßigen Arbeitszeit. Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.12.2028.

Die LMU bekennt sich zur Charta der Vielfalt und fördert Chancengleichheit und Diversität.

Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Wo Wissenschaft alles ist.

An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik. [Werden Sie Teil der LMU München!

Im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine Stelle an der LMU übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu die Datenschutzerklärung der LMU für den Internetauftritt. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen haben und mit der Datenverarbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens einverstanden sind.

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