Assistenz Liegenschaften (m/w/d)

Grün Berlin GmbH; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub pro Jahr

Flexibles Arbeiten bis zu 40%

BVG-Jobticket Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Grün Berlin GmbH sucht eine engagierte Assistenz/Koordination im Bereich Liegenschaften, Schwerpunkt Gärten der Welt. Sie unterstützen mehrere Objektleitungen, kümmern sich um organisatorische Abläufe, Büroprozesse und die Dokumentation.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung, Angebotserstellung und Abrechnung von Leistungen. Dabei arbeiten Sie eng mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• ,

Responsibilities

• Organisation des Betriebsbüros am Standort Gärten der Welt und Abstimmung laufender Themen.
• Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops.
• Budgetübersichten, Kostenverfolgung und Mittelkalkulationen betreuen.
• Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen gemäß Prozessen.
• Prüfung und Abrechnung erbrachter Leistungen externer Dienstleister*innen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Zuverlässigkeit

Diskretion

Education

Kaufmann/-frau im Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte*r

Tools

Excel

Word

Outlook

PowerPoint

Job description

Ihre Position

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale koordinierende Rolle innerhalb des Bereichs Liegenschaften und unterstützen mehrere Objektleitungen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Ihr Tätigkeitsschwerpunkt liegt dabei in den Gärten der Welt. Mit Ihrer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise sorgen Sie für reibungslose Abläufe, unterstützen die Standardisierung von Prozessen und fungieren als wichtige Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholder*innen. Dabei tragen Sie insbesondere durch Ihren sorgfältigen Umgang mit Zahlen, Daten und Fakten zu einer effizienten Auftrags- und Rechnungsbearbeitung bei.

Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

• Organisation und Koordination des Betriebsbüros am Standort Gärten der Welt einschließlich der Sicherstellung geordneter administrativer Abläufe und der Abstimmung laufender organisatorischer Themen, wie z. B.
  • Mitwirkung bei der Sicherstellung und Einhaltung der Betreiberverantwortung für die betreuten Vertragsvorgänge
• Übergreifende Organisation und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben für den Bereich Liegenschaften sowie Unterstützung der Objektleitungen in allen relevanten Belangen, dazu zählen z. B.
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Abstimmungsterminen einschließlich Protokollführung
  • Zentrale interne und externe Ansprechperson sowie wichtige Schnittstelle zwischen Objektleitungen, Fachbereichen, Dienstleister*innen und weiteren Stakeholder*innen
  • Sicherstellung einer effizienten Büroorganisation sowie Mitwirkung bei der Standardisierung und Weiterentwicklung administrativer Abläufe innerhalb des Bereichs
• Koordination und Pflege von Budgetübersichten, Kostenverfolgungen und Mittelkalkulationen für die betreuten Aufträge und Vorgänge
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Listen, Tabellen, Auswertungen, Dokumentationen, Vermerken, Präsentationen und Protokollen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen, insbesondere durch Ermittlung von Mengenbedarfen, Erstellung von Leistungsbeschreibungen sowie Mitwirkung bei Kostenschätzungen
• Unterstützung bei der Steuerung und Nachverfolgung von Aufträgen sowie sorgfältige Bearbeitung und Dokumentation auftragsbezogener Vorgänge
• Kontrolle der Leistungserbringung externer Dienstleister*innen sowie Unterstützung bei der Prüfung und Abrechnung erbrachter Leistungen
• Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen im Rahmen der geltenden Prozesse
• Einarbeitung in die allgemeinen Organisationsstrukturen, Verwaltungsabläufe und Prozesse der Grün Berlin Gruppe sowie aktive Unterstützung bei deren Umsetzung

Bewerbungsfrist: 02. November 2026

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Verwaltungsfunktion, idealerweise in einem technischen, infrastrukturellen oder immobilienbezogenen Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Service- und Dienstleistungsorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten
• Erfahrung in der Koordination mehrerer Themen und Prioritäten gleichzeitig sowie die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Daten und Auswertungen sowie ein hohes Maß an Sorgfalt und Genauigkeit
• Erste Erfahrungen im Bereich Budgetverfolgung, Rechnungsbearbeitung oder kaufmännischer Administration sind wünschenswert
• Gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word, Outlook und PowerPoint
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit sowie eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Diskretion und ein ausgeprägtes Verständnis für organisatorische Zusammenhänge

Wir bieten

• Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur
• Eine respektvolle und zielgerichtete (Arbeits-) Atmosphäre
• Ein kollegiales Miteinander in interdisziplinären Teams sowie flache Hierarchien
• Mitgestaltungspotenziale, Raum für eigene konzeptionelle Ideen und herausfordernde Projekte mit übergeordneter Bedeutung für Berlin
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexibler Arbeitszeitgestaltung in einem familienfreundlichen Umfeld (Mix aus Präsenzarbeit und bis zu 40% flexibles Arbeiten, Gleitzeit mit Freizeitausgleich, individuelle Teilzeitlösungen)
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr plus arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
• Ein modernes Büro im Ullsteinhaus mit optimaler Verkehrsanbindung (U6)
• Eine leistungsgerechte und aufgabenbezogene Vergütung
• Eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL, Vermögenswirksame Leistungen und einen Zuschuss zum BVG-Jobticket und die Möglichkeit zum Fahrrad-Leasing
• Weiterbildungen sowie persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Gesundheitsfördernde Angebote (z. B. Kooperation mit einem Fitnessstudio)

Wenn Sie durch empathische Kommunikation überzeugen und sich tatkräftig der Büroorganisation widmen, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.