Assistenz für den Ärztlichen Direktor (w/m/d)

Universitätsklinikum Ulm; Ulm; Vor Ort; EUR 42.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Unterstützung Kinderbetreuung (Kindert

Personalwohnheim

Zuschuss ÖPNV

Betriebliche Gesundheitsförderung

Corporate Benefits/Vergünstigungen

Zusammenfassung

Das Universitätsklinikum Ulm sucht eine/n Administrative/n Direktoriumsassistenten/in zur Unterstützung des Ärztlichen Direktors in Lehre, Forschung und Klinikbetrieb. Sie koordinieren Personalbelange und Gremiensitzungen und fungieren als zentrale Kommunikationsschnittstelle innerhalb des CCCU.

Sie arbeiten eng mit der Personalabteilung zusammen, unterstützen Budgetüberwachung und Förderprojekte und managen internationale Weiterbildungsprogramme mit der European School of Oncology.

Qualifikationen

• Abgeschlossen Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder gleichwertig
• Erfahrung in Leitungsstrukturen von Vorteil
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Affinität zu IT-Lösungen und digitalen Arbeitsweisen

Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Ärztlichen Direktors in Krankenversorgung, Forschung und Lehre
• Personalbetreuung und Stellenmanagement in Kooperation mit der Personalabteilung
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Gremiensitzungen inkl. Protokoll
• Erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder in CCCU-Vorstandsangelegenheiten
• Unterstützung bei Budgetkalkulation und Förderprojekten
• Unterstützung bei Forschungsanträgen und Zertifizierungsprozessen
• Koordination mit Partnern in der Region und Outreach-Projekten
• Organisation internationaler Weiterbildungsprogramme mit ESOi
• Organisation internationaler Abschlussseminare mit Partnern

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Digitale Kompetenz

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Fremdsprachenkorrespondenz

Sekretariatswesen

Bachelorabschluss

Tools

MS Office

Digitale Arbeitsweisen

Jobbeschreibung

Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende.

Sie wollen etwas bewegen und durch Ihre Tätigkeit an einer verbesserten Versorgung von Krebspatientinnen und -patienten mitwirken? Dann werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Onkologie aktiv mit! Im Verbund mit dem Comprehensive Cancer Center Tübingen/Stuttgart stärkt das Comprehensive Cancer Center Ulm (CCCU) als CCC-SüdWest die Versorgung von Krebspatientinnen und -patienten in Baden-Württemberg. Das CCC-SüdWest ist eines von derzeit 14 in Deutschland ausgezeichneten und geförderten Onkologischen Spitzenzentren der Deutschen Krebshilfe und fußt auf der jahrelangen Förderung des CCCU als Einzelstandort-Spitzenzentrum. Zudem ist das CCCU Partnerstandort des NCT SüdWest – einer der insgesamt sechs Standorte des „Nationalen Centrums für Tumorerkrankungen“ (NCT) Deutschlands. Weiterführende Informationen zum CCCU finden Sie unter www.ccc-ulm.de.

Die Stelle ist in Vollzeit zunächst befristet für zwei Jahre zu besetzen. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist vorgesehen.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Unterstützung des Ärztlichen Direktors im Rahmen sämtlicher Aktivitäten in universitärer Krankenversorgung, Forschung und Lehre
• Personalbetreuung und Stellenmanagement in enger Kooperation mit der Personalabteilung
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlung, Kooperationspartnertreffen), einschließlich Ergebnisprotokoll
• Als zentrale Kommunikationsdrehscheibe fungieren Sie als erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder in CCCU-Vorstandsangelegenheiten.
• Projektadministration (Unterstützung bei der Budgetkalkulation und Budgetüberwachung im Rahmen laufender und neuer Förderprojekte)
• Administrative Unterstützung bei Forschungsanträgen/-projekten und Zertifizierungsprozessen
• Koordination der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern in der Region und bei der Entwicklung zukunftsorientierter Outreach-Projekte
• Administrative Betreuung internationaler Weiterbildungsprogramme in Zusammenarbeit mit der European School of Oncology, einschließlich Organisation internationaler Abschlussseminare

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, als Fremdsprachenkorrespondent(in), im Sekretariatswesen oder Bachelorabschluss
• Nachgewiesene Assistenzerfahrung in Leitungsstrukturen
• Digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit gängigen Anwendungen sowie Begeisterung für innovative IT-Lösungen und digitale Arbeitsweisen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für den internationalen Austausch
• Selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit strukturiertem und lösungsorientiertem Qualitätsbewusstsein
• Organisationstalent, natürliche Kommunikationsstärke, Teamgeist und die Motivation, Verantwortung zu übernehmen

Was wir Ihnen bieten:

• Ein interessantes Aufgabenfeld und Mitarbeit in einem engagierten, kollegialen Team in aufgeschlossener Atmosphäre
• Eine sinnstiftende, verantwortungsvolle und insbesondere abwechslungsreiche Tätigkeit
• Campusatmosphäre: Mitgestaltung in einem universitären, wissenschaftlichen Umfeld mit inspirierenden Gestaltungsmöglichkeiten und vielseitigen Aufgaben
• Umfassende und strukturierte Einarbeitung
• Eine Vergütungnach dem Tarifvertrag TV UK(Tarifverträge – AGU Uniklinika) vonEntgeltgruppe E8UKbis Entgeltgruppe E9UK (Entgelttabelle TV UK.pdf).Die konkrete Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation sowie der auszuübenden Tätigkeit. Die jeweilige Erfahrungsstufe richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.
• Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge
• Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
• Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
• Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
• Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen

Die Einstellung erfolgt durch die Verwaltung des Klinikums. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.