Assistenz des Rektors (w/m/d) TUV2509-19 | Büro des Rektors | Universität zu Köln

Karlstad University; Köln; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine große europäische Universität in Köln sucht eine Assistenz des Rektors (w/m/d) zur Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben, Veranstaltungsmanagement und Projektarbeit. Die Position erfordert ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der administrativen Unterstützung. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich. Die Stellenbesetzung erfolgt ab sofort in Vollzeit mit umfangreichen Weiterbildungsangeboten.

Leistungen

Vielfältiges Arbeitsumfeld

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Umfangreiches Weiterbildungsangebot

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in der administrativen Unterstützung einer Leitungsposition.
• Erfahrungen im Projekt-, Veranstaltungs- und Büromanagement.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Vor- und Nachbereitung von Terminen für den Rektor.
• Koordination und Organisation von Inlands- und Auslandsreisen.
• Veranstaltungsmanagement für Rektoratsveranstaltungen.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Strukturierte Arbeitsweise

MS-Office Kenntnisse

Projektmanagement

Veranstaltungsmanagement

Ausbildung

Hochschulstudium (Bachelor oder äquivalent)

Berufsausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich

Tools

Lotus Notes

SAP

Jobbeschreibung

Assistenz des Rektors (w/m/d) TUV2509-19 | Büro des Rektors | Universität zu Köln

Assistenz des Rektors (w/m/d)

Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.

Der Rektor vertritt die Universität nach außen und ist gemeinsam mit den weiteren Rektoratsmitgliedern verantwortlich für die Geschäftsführung und die strategische Entwicklung der Universität. Er trägt die Verantwortung für das Ressort Internationales. Das Büro des Rektors unterstützt den Rektor bei der Erledigung seiner Aufgaben in allen organisatorischen und inhaltlichen Aspekten.

• eigenständige, organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen des Rektors
• besonders verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zu Verwaltung, Fakultäten, Externen und internationalen Kooperationspartner*innen
• eigenständige Sachbearbeitung von Vorgängen
• Koordination und Organisation von Inlands- und Auslandsreisen des Rektors
• Veranstaltungsmanagement für Veranstaltungen des Rektors inklusive der Pflege von Adressdatenbanken
• allgemeine Bürotätigkeiten wie Standardkorrespondenz, Erstellung von Schreiben für den Rektor, Urlaubserfassung, Finanzsachbearbeitung etc.
• Betreuung von (internationalen) Gästen und Delegationen
• projektbezogene Aufgaben und Projektmanagement

erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder äquivalent) oder erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder Verwaltungsbereich

nachgewiesene, mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der direkten administrativen Unterstützung einer Leitungsposition im Hochschulbereich oder in vergleichbaren Institutionen

nachgewiesene Projekt-, Veranstaltungs- und Büromanagementerfahrungen

sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift in deutscher und englischer Sprache

sicheres und verbindliches Auftreten

schnelle Auffassungsgabe

strukturierte, effiziente und selbstständige Arbeitsweise

umfassende Anwenderkenntnisse der MS-Office Produktlinie, Lotus Notes und SAP-Kenntnisse erwünscht

hohes Maß an Loyalität und Integrität

interessante Aufgaben in direktem Kontakt zur Hochschulleitung

ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld

Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie

flexible Arbeitszeitmodelle

ein umfangreiches Weiterbildungsangebot

Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements

Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Dauer eines Jahres in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 11 TV-L.

Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: jobportal.uni-koeln.de. Die Kennziffer ist TUV2509-19. Die Bewerbungsfrist endet am 09.10.2025.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Dr. Tobias Kunstein ([e-mail]) und schauen Sie in unsere FAQs.

Assistenz des Rektors (w/m/d) TUV2509-19 | Büro des Rektors | Universität zu Köln