Assistenz des Geschäftsbereiches Personal (w/m/d)

Elbe Flugzeugwerke GmbH; Dresden; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Elbe Flugzeugwerke GmbH in Dresden sucht eine/n International Management Assistant zur Unterstützung des Leiters Personal. Sie übernehmen zentrale Sekretariatsaufgaben, koordinieren Vorgänge und kommunizieren intern.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation des Welcome Days, die Abstimmung mit HRBP, Arbeitsschutz, QM, Datenschutz, Compliance sowie die Pflege der Korrespondenz und die Erstellung von Protokollen.

Qualifikationen

• Abgeschlossen Ausbildung als Internationaler Managementassistent oder International Administration Manager.
• Langjährige Berufserfahrung im Führen eines Sekretariats.
• Gute MS-Office Kenntnisse; SAP-Kenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Führung des Sekretariats des Leiters Personal, Erfassung/Überwachung von Geschäftsvorgängen und Korrespondenz.
• Koordination Welcome Day für neue Mitarbeitende; Zusammenarbeit mit HRBP, Arbeitsschutz, QM, Datenschutz, Compliance.
• Pflege der Intranetseite des Personalbereichs und Erledigung von Korrespondenz nach Vorlage.
• Planung von Terminen, Reisen und Besuchsprogramme; Betreuung von Geschäftspartnern.
• Verwaltung von Urlaubsplänen, Zeitnachweisen sowie Konferenzraumbuchungen.
• Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen; Protokollerstellung.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Teamorientierung

Interkulturelle Kompetenz

Selbstorganisation

Flexibilität

Zuverlässigkeit

Lösungsorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung Internationaler Managementassistent oder International Administration Manager

Tools

MS-Office

SAP

Jobbeschreibung

Wir beliefern weltweit führende Luftfahrt-Unternehmen. Darauf sind wir stolz. Denn wir sind Marktführer für Airbus P2F (Passagier-zu-Frachter) Umrüstungen, erfahrener MRO Anbieter (Wartung, Reparatur und Instandhaltung) und führender Experte für Leichtbau aus Verbundwerkstoffen.

Wir entwickeln und produzieren Leichtbaulösungen aus Verbundwerkstoffen mit modernsten Technologien. Wir sind ein führender Anbieter in der Luftfahrtindustrie und weltweit größter Hersteller von Flugzeug-Bodenpaneelen. Wir fertigen auch Kabineninterieur, komplexe Module und viele weitere Leichtbau-Produkte. Seit über 30 Jahren sind wir Exklusiver Airbus-Zulieferer. Sowohl für militärische als auch für kommerzielle Flugzeuge, wie dem A380, bieten wir ein breites Portfolio an MRO-Lösungen. Wir sind Teil des ST Engineering Netzwerkes - dem weltweit größten MRO Anbieter. Unsere Stärke ist die große Bandbreite an Erfahrungen und Expertise. Mit ganzer Kraft setzt sich unser engagiertes Team dafür ein, unseren Kunden höchste Qualität zu liefern - jeden Tag.

EFW. Aus Dresden. Im Herzen Europas verwurzelt. An zehn globalen Standorten. Mit Produkten für die Welt.

WAS SIE BEI UNS VERANTWORTEN

• Führung des Sekretariats des Leiters Personal, insbesondere die Erfassung und Überwachung der Geschäftsvorgänge sowie das Führen von Korrespondenz, fehlende Informationen bei entsprechenden Stellen einholen und ergänzen, koordinierendes Mitwirken an Aufgaben des Bereiches im Auftrag des Leiters, Führen und Organisieren der Büroablage, Beschaffung der Büroarbeitsmittel, Postbearbeitung
• Planung, und Durchführung des Welcome Days für neue Mitarbeiter, Kooperation mit internen und externen Schnittstellen, z. B. HRBP, Arbeitsschutz, Qualitätsmanagement, Datenschutz, Compliance, Berufsunfähigkeitsvorsorge
• Steuerung der Kommunikation des Fachbereichs Personal in Zusammenarbeit mit der Unternehmenskommunikation, Pflege der Intranetseite des Bereiches Personal
• Erledigung von Korrespondenz nach Vorlage (arbeitsvertragliche Änderungen, Arbeitsverträge, Stellenausschreibungen, Zeugnisse etc.)
• Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z. B. Durchführen von Recherchen und Auf- bereiten der Informationen, Erstellung von Unterlagen und Darstellungen für Präsentationen und Vorträge, Erstellen von Protokollen)
• Termine und Besprechungen mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen, Tagungen, Reisen und Besuchsprogramme im In- und Ausland planen, organisieren und abrechnen, Betreuen von Besuchern
• Verwalten des Kostenstellenbudgets, Pflege der Urlaubspläne und Zeitnachweise, Verwalten und Betreuen der Besprechungsräume
• Vorbereitung/Organisation des Kinderferienlagers und der Kinderweihnachtsgeschenke sowie der Seniorenbetreuung

RELEVANT FÜR IHREN EINSTIEG

• abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung als Internationaler Managementassistent oder International Administration Manager
• langjährige Berufserfahrung im Führen eines Sekretariats

Sozialkompetenz

• Kommunikationsstärke, Teamorientierung, Interkulturelle Kompetenz

Persönlichkeitskompetenz

• Selbstorganisation, Flexibilität, Zuverlässigkeit

Fachkompetenz

• sehr gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen sowie in SAP, sicheres Agieren in Wort und Schrift in englischer Sprache, Sprachkenntnisse in einer zweiten Fremdsprache,

Methodenkompetenz

• Organisationsfähigkeiten, rhetorische Fähigkeiten, Lösungsorientierung
• Umgang mit vertraulichen Unterlagen
• Vorliegen der Voraussetzungen für eine gültige Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZÜP) gem. §7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG). Sollten Sie keine gültige deutsche Zuverlässigkeitsüberprüfung bzw. Sicherheitsüberprüfung besitzen, wird diese gemeinsam im Bewerbungsprozess beantragt.

Vollzeit, 38h/Woche