Assistenz des Betriebsrats (m/w/d)

Busch Group; Aßlar; Remote; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

IG-Metall-Tarifvertrag

Betriebliche Altersvorsorge

Kantine bezuschusst

Fahrradleasing

30 Tage Jahresurlaub

Job summary

Pfeiffer Vacuum+Fab Solutions sucht eine erfahrene Assistenz im Betriebsrat/Verwaltungsbereich zur Organisation von Büroabläufen, Fristenmanagement und Vor-/Nachbereitung von Sitzungen. Sie unterstützen im Protokollwesen, erstellen Unterlagen und pflegen Intranet- bzw.

SharePoint-Auftritte. Dabei gehören Budget- und Sachmittelverwaltung, Recherche in Gesetzestexten sowie die strukturierte Nachverfolgung von Beschlüssen zu Ihren Aufgaben.

Qualifications

• Abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Langjährige Berufserfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Verwaltungsfunktion.
• Fristenmanagement sowie Unterstützung betriebsverfassungsrechtlicher Verfahren erforderlich.
• Erfahrung in Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen.
• Sicherer Umgang mit Präsentationen, Informationsunterlagen und digitalen Arbeitsplattformen (Intranet/SharePoint).
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationsvermögen.

Responsibilities

• Organisation und Koordination der Büro- und Verwaltungsabläufe inkl. Terminmanagement.
• Überwachung gesetzlicher Fristen und Unterstützung bei Betriebsverfassungsverfahren.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Erstellung von Tagesordnungen und Protokollen.
• Dokumentation, Nachverfolgung von Beschlüssen und organisatorische Unterstützung der Gremien.
• Aufbereitung von Präsentationen, Informationsmaterialien und Auswertungen; Pflege von Intranet/SharePoint.
• Unterstützung bei Budget- und Sachmittelverwaltung, Rechnungsbearbeitung und Bestellungen.

Skills

Fristenmanagement

Organisationstalent

Kommunikationsvermögen

Protokollführung

Präsentationen erstellen

SharePoint/Nutzeroberfläche

Zahlungs- und Budgetüberwachung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Intranet

SharePoint

Office Suite (Word/Excel/PowerPoint)

Job description

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Diese Aufgaben erwarten dich bei uns:

• Organisation und Koordination der Büro- und Verwaltungsabläufe im Betriebsratsbüro einschließlich Terminmanagement und Nachverfolgung von Vorgängen
• Überwachung gesetzlicher Fristen und Unterstützung bei Beteiligungsverfahren nach dem Betriebsverfassungsgesetz einschließlich Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit und formale Anforderungen
• Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen, Betriebsversammlungen, Ausschusssitzungen und Besprechungen
• Erstellung von Tagesordnungen sowie Sitzungs- und Beschlussprotokollen nach vorgegebenen rechtlichen und formalen Anforderungen
• Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und offenen Punkten sowie organisatorische Unterstützung der Gremien und Ausschüsse
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Informationsunterlagen, Auswertungen und Mitteilungen sowie Pflege des Intranet- bzw. SharePoint-Auftritts
• Unterstützung bei sachbearbeitenden und rechtlichen Themen, darunter die Vorprüfung von Betriebsvereinbarungen und Unterlagen sowie Recherchen in Gesetzestexten, Kommentaren und Datenbanken
• Unterstützung bei der Budget- und Sachmittelverwaltung einschließlich Rechnungsbearbeitung, Bestellungen und Bestandsüberwachung

Diese Qualifikationen solltest du mitbringen:

• Abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, z. b. als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Langjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren Verwaltungsfunktion ist erforderlich
• Kenntnisse und praktische Erfahrung im Fristenmanagement sowie in der Unterstützung betriebsverfassungsrechtlicher Verfahren werden vorausgesetzt
• Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, der Protokollführung sowie der strukturierten Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben ist erforderlich
• Sicherer Umgang mit Präsentationen, Informationsunterlagen, Auswertungen sowie digitalen Arbeitsplattformen wie Intranet oder SharePoint wird vorausgesetzt
• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Kommunikations-vermögen runden dein Qualifikationsprofil ab
• Abwechslungsreiche Aufgaben bei einem expandierenden und innovativen Arbeitgeber
• Weiterentwicklung durch Schulungen und interne Karrieremöglichkeiten
• Attraktives Vergütungspaket (IG-Metall-Tarifvertrag) bestehend aus Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betrieblicher Altersvorsorge, bezuschusste Firmenkantine,bezuschusstes Fahrradleasingetc.
• Work-Life-Balance durch Gleitzeit und 30 Tage Jahresurlaub
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Offene und wertschätzende Unternehmenskultur sowie Förderung von Vielfalt und Inklusion
• Zukunftssicheren Arbeitsplatz bei einem internationalen Arbeitgeber, der Corporate Social Responsibility (CSR) groß schreibt

Pfeiffer Vacuum+Fab Solutions setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit und die Unterstützung von Minderheiten ein und diskriminiert nicht aufgrund ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität, nationaler Herkunft, Behinderung oder eines gesetzlich geschützten Status.