Assistenz der Geschäftsführung (w/d/m) – Schwerpunkt Organisation & Administration

USU GmbH; Möglingen; Hybrid; EUR 52.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Individuelle Weiterbildung im Weiter-8

Buddyprogramm und individueller Einar‑

Flexible Arbeitszeiten und hybrides Ar

Workation im EU Ausland

30 Tage Urlaub jährlich

Bis zu 44 zusätzliche Urlaubstage

Unfallversicherung

Vergünstigte Firmenfitness

Prämien für Werbung neuer Mitarbeitend

Subventioniertes Mittagsessensangebot

Kostenlose Getränke & Snacks

Parkmöglichkeiten mit Ladestationen

Zusammenfassung

USU GmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (w/d/m) mit Schwerpunkt Organisation & Administration. Sie unterstützen die C-Level-Teams, koordinieren Termine, planen Reisen und übernehmen Büroorganisation, Korrespondenz und Managementaufgaben.

Sie arbeiten eng mit dem CEO Office zusammen, gestalten Formate der Wertschätzung und sorgen für reibungslose Abläufe. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares
• Erfahrung als Executive Assistant wünschenswert
• Diskretion und souveränes Auftreten
• Verlässliche Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Kalender- und Terminkoordination aller C-Levels, Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
• Reiseplanung und Kostenkontrolle inkl. Reisekostenabrechnung
• Postbearbeitung, Dokumentationen und Managementformalitäten koordinieren
• Veranstaltungen organisieren und Formate für Wertschätzung entwickeln
• Unterlagen für CEO/Board vorbereiten und Räume/Technik betreuen

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Diskretion

Kommunikationsstärke

Deutsch-Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Outlook

Jobbeschreibung

Ändere mit uns die Servicewelt und lass uns gemeinsam Unternehmen durch bessere Workflows, bessere Zusammenarbeit und besseren Informationsfluss begeistern! USU ist der führende Anbieter von Software- und Servicelösungen für IT & Customer Service Management. Es erwarten Dich mehr als 650 tolle Kolleg:innen an 10 Standorten in vielen Ländern, die sich darauf freuen, zusammen mit Dir Maßstäbe für eine bessere Servicewelt zu setzen.

Werde Teil unseres CEO Office und halte unserer Geschäftsführung mit Organisationstalent und Weitblick den Rücken frei. Mit kreativen Ideen für Veranstaltungen und gelebte Wertschätzung stärkst Du zugleich das Miteinander bei USU.

Assistenz der Geschäftsführung (w/d/m) – Schwerpunkt Organisation & Administration

Wir haben spannende Aufgaben für Dich:

• Du koordinierst Kalender und Termine aller C-Levels, organisierst Meetings, Telefon- und Videokonferenzen, setzt Prioritäten und fasst Abstimmungen und Rückmeldungen aktiv nach.

• Du planst und buchst C-Level-Geschäftsreisen, stellst Reiseunterlagen zusammen, behältst die Kosten im Blick und unterstützt die Reisekostenabrechnung.

• Du bist erste Ansprechperson für Termine und Organisation im CEO Office, bearbeitest Post und Korrespondenz, erstellst Dokumentationen und koordinierst Managementformalitäten.

• Du organisierst Aktionen zu besonderen Anlässen und entwickelst im Team kreative Formate für Wertschätzung und ein starkes Miteinander.

• Du koordinierst Board- und Managementtermine und bündelst und bereitest Unterlagen zur abschließenden inhaltlichen Prüfung durch CEO oder Chief of Staff auf.

• Du organisierst Räume, Technik und Bewirtung für Management-Meetings, betreust Gäste des Managements und unterstützt das CEO Office bei internen Veranstaltungen und Netzwerkformaten.

Das bringst Du mit:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung, etwa im Büromanagement oder in der Industrie, und mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise im C-Level- oder Vorstandsumfeld.

• Du organisierst vorausschauend, setzt Prioritäten und arbeitest selbstständig und zuverlässig – auch bei kurzfristigen Änderungen behältst Du den Überblick.

• Du gehst mit sensiblen Informationen diskret um und überzeugst durch Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und ein souveränes, wertschätzendes Auftreten.

• Du zeigst Eigeninitiative, bist belastbar und zeitlich flexibel und entwickelst und realisierst gerne kreative Veranstaltungs- und Wertschätzungsformate.

• Du bist mit KI-Tools wie Copilot, ChatGPT oder Claude vertraut und sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook.

• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Unsere Benefits:

• Individuelle Weiterbildung im Weiterbildungsprogramm U Step Up!
• Buddyprogramm und individueller Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende sowie eine Einführungsveranstaltung
• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten möglich
• Workation im EU Ausland
• 30 Tage Urlaub jährlich, zusätzliche Urlaubstage bei langer Betriebszugehörigkeit sowie weitere Sonderurlaube
• Bis zu 44 zusätzliche Urlaubstage gegen Gehaltsumwandlung möglich
• Unfallversicherung und Unterstützung bei der Berufsunfähigkeitsabsicherung
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Firmenfitness Programm (EGYM Wellpass, Urban Sports Club)
• Prämien für die Werbung neuer Mitarbeitenden
• Subventioniertes Mittagsessensangebot
• Eine Auswahl an Heiß- und Kaltgetränken & Snacks werden kostenfrei zur Verfügung gestellt
• Ausreichendes Parkplatzangebot mit Ladestationen für Elektrofahrzeuge