Assistenz der Geschäftsführung / Operations Allrounder:in (w/m/d)

Project Bay Workation Hotel UG (haftungsbeschränkt); Lietzow; On-site; Vertraulich; Full time

Benefits offered by this job

Befristetes Arbeitsverhältnis bis 16.

Schlüsselrolle für Startup-Erfolg

Netzwerk Startup-Welt

Arbeitskultur offenes Miteinander

Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten

Sachzuwendungen

Job summary

Project Bay sucht eine engagierte Assistenz/Office-Manager:in, die das Gründerteam im operativen Tagesgeschäft unterstützt und administrative To-dos eigenständig managt. Du koordinierst Angebote, Rechnungen, Kommunikation mit Partnern und planst Workations sowie interne Veranstaltungen.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder Studium mit, arbeitest selbstständig, organisiert und kommunikationsstark. Festanstellung, befristet mit Perspektive auf Verlängerung; Langfristige

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder relevante Berufserfahrung im Assistenz-/Office-Management- oder Startup-Umfeld.
• Allrounder mit Abwechslungslust und Bereitschaft, im Startup-Alltag multiple Aufgaben zu übernehmen.
• Organisationstalent, selbstständiges Arbeiten und Ruhe bei Parallelaufgaben.
• Sicherer Umgang mit der Google Suite (Sheets/Slides), MS Office, Slack und ähnlichen Tools.
• Offene, serviceorientierte Kommunikation mit Partnern und Kunden.
• Macher-Mentaltität: aktiv anpacken und spürbaren Impact liefern.

Responsibilities

• Operatives Allround-Management: eigenständig wechselnde Ad-hoc-Projekte und administrative To-dos.
• Finanzadministration & Sales-Support: Angebote schreiben, Rechnungen erstellen, Vorarbeiten für Buchhaltung.
• Kommunikation & Schnittstelle: Außenauftritt, Telefonate und Korrespondenz mit Partnern und Kunden.
• Event- & Reisemanagement: Planung und Organisation von Workations, Teamevents und Reisen.
• Daten- & Office-Management: Tabellen bauen, Präsentationen erstellen, interne Systeme pflegen.

Skills

Allrounder-Mentalität

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Macher-Mentalität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium

Tools

Google Sheets/Slides

MS Office

Slack

Job description

Project Bay – Deine Karriere an der Küste

Willst du Innovation und Natur verbinden? Project Bay ist Europas führendes Netzwerk für Workation und CoWorking mit direktem Zugang zur Ostsee und Standorten in ganz Europa. Wir sind Vorreiter in der Verbindung von Digitalisierung, Nachhaltigkeit und regionaler Entwicklung.

Unsere Mission: Ländliche Regionen durch smarte Arbeitsmodelle und moderne Technologien stärken. Von flexiblen Arbeitsplätzen über Breakout-Sessions bis hin zu Übernachtungsmöglichkeiten und Fortbildungen – wir bieten alles, was Teams und Einzelpersonen brauchen, um produktiv und inspiriert zu arbeiten.

Unsere Highlights:

• Workation und CoWorking an über 20 Standorten in Europa, darunter auf Sylt, Usedom und Mallorca.
• Regionale Synergien: Enge Zusammenarbeit mit Hochschulen, Kammern und lokalen Partnern, um nachhaltige Innovationen zu fördern.

Du möchtest Teil dieses einzigartigen Ökosystems werden und neue Projekte mitgestalten?

Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft von Workation und Nachhaltigkeit in Europa mit!

Aufgaben

Du bist die rechte Hand, das Organisationsgenie und der wichtigste Sparringspartner für unser Gründer-Team. In dieser abwechslungsreichen Position ist deine Hauptmission klar: Uns im operativen Tagesgeschäft maximal den Rücken freizuhalten, damit wir uns auf das strategische Wachstum konzentrieren können. Du bist ein echtes Multitalent, denkst proaktiv mit und packst genau dort an, wo es gerade brennt.

Deine Aufgaben im Detail:

• Operatives Allround-Management: Von A wie Anrufe bis W wie Workation-Planung – du übernimmst eigenständig wechselnde Ad-hoc-Projekte und administrative To-dos, die im Startup-Alltag anfallen.
• Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung.
• Kommunikation & Schnittstelle: Du bist das sympathische Aushängeschild nach außen. Du tätigst wichtige Anrufe und telefonierst bzw. korrespondierst absolut stilsicher mit unseren Partnern, Dienstleistern und Kunden.
• Event- & Reisemanagement: Von der Idee bis zur Umsetzung: Du planst und organisierst unvergessliche Workations, Teamevents sowie die allgemeine Termin- und Reisekoordination für interne und externe Teilnehmer.
• Daten- & Office-Management: Du baust und pflegst übersichtliche Tabellen (Google Sheets/Excel), erstellst professionelle, ansprechende Präsentationen (Google Slides/PowerPoint) und hältst unsere internen Systeme strukturiert.

Qualifikation

• Hintergrund: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder bringst durch relevante Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Startup-Umfeld das nötige Handwerkszeug mit.
• Allrounder-Mentalität: Du bist ein echter Generalist, liebst die Abwechslung und denkst immer einen Schritt voraus. Monotone Routinen sind nichts für dich.
• Organisationstalent: Du arbeitest hochgradig selbstständig, zuverlässig und behältst auch dann die Ruhe und den Überblick, wenn viele verschiedene To-dos parallel anstehen.
• Tool-Sicherheit: Durch die tägliche Anwendung bist du absolut routiniert im Umgang mit der Google Suite (insb. Sheets & Slides), MS Office, Slack und ähnlichen digitalen Tools.
• Kommunikationsstärke: Du hast eine positive Ausstrahlung, bist serviceorientiert und hast echte Freude am direkten (telefonischen) Kontakt mit Partnern und Kunden.
• Macher-Mentalität: Du suchst keine Position zum reinen Verwalten. Du bist energetisch, lösungsorientiert und möchtest aktiv anpacken, um spürbaren Impact zu liefern.

Benefits

• Befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 16.12.2027 mit möglicher Verlängerung
• Du spielst eine Schlüsselrolle für den Erfolg der nächsten Generation von erfolgreichen Startups
• Du entwickelst mit uns ein erstklassiges Netzwerk von Organisationen und Personen in der Startup-Welt
• Wir setzen auf kurze Kommunikationswege, ein offenes Miteinander, arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und wachsen täglich über uns hinaus. Sei dabei und gestalte die Arbeitskultur aktiv mit.
• Eigenverantwortung mit spürbarem Impact für neue Ventures und Geschäftsmodelle
• Du kommst in den Genuss langfristiger persönlicher Entwicklungsmöglichkeiten und einer fairen Vergütung sowie Sachzuwendungen

Wir schätzen Bescheidenheit und sind an Deinem Charakter ebenso interessiert wie an Deinem Talent. Bitte bewerbe Dich, auch wenn nicht alle der aufgeführten Kriterien erfüllt sind. Vielfalt fördert Innovation, und wir bieten ein internationales und freundliches Arbeitsumfeld mit einer dynamischen Unternehmenskultur.