Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit

Explicatis GmbH; Köln; On-site; EUR 25,000 - 39,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Mobile-Office-Tage

Flexible Arbeitszeiten

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Job summary

Explicatis GmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit in Köln. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, optimieren Prozesse, setzen KI-Tools ein und verantworten Verwaltung, Finanzen und Controlling im täglichen Betrieb.

Sie verfügen über wirtschaftswissenschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung, beherrschen Microsoft 365, Excel, ChatGPT, Claude oder Copilot und kommunizieren sicher. Flexible Arbeitszeiten und ein motiviertes Team erwarten Sie.

Qualifications

• Sie haben ein wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen.
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft 365, insbesondere Excel, und setzen KI-Tools im Arbeitsalltag ein.
• Sie schreiben stilsicher, kommunizieren klar und überzeugen.
• Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und behalten Prioritäten im Blick.

Responsibilities

• Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhalten Rundumblick in Finanzen, Controlling, QM und Office Management.
• Sie organisieren Meetings, Workshops und Events und dokumentieren Ergebnisse.
• Sie erstellen Rechnungen, Präsentationen, Reports und nutzen KI-Tools für Effizienz.
• Sie übernehmen Angebot- und Vertragswesen und überwachen Fristen und Abläufe.

Skills

Wirtschaftsstudium

Kaufmännische Ausbildung

Microsoft 365

Excel

KI-Tools einsetzen

Kommunikation

Education

Wirtschaftswissenschaftliches Studium

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Excel

ChatGPT

Claude

Copilot

Job description

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit

Explicatis ist ein inhabergeführter Spezialist für IT-Beratung, Entwicklung von Cloud-, Web- und Mobile-Apps sowie derEntwicklung smarter Geräte. Mit unseren digitalen Innovationen erschaffen wir die digitale DNA unserer Kunden und sichernihre Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Welt von morgen. Werde Teil unseres Teams und arbeite gemeinsam mit top ausgebildetenund motivierten Kollegen am Gelingen unserer Projekte. Wir setzen auf professionelle Methodenkompetenz und Weiterbildung.Unsere Arbeitskultur zeichnet die Begeisterung aus, miteinander Größeres zu Bewirken und dabei jeden einzelnen zu schätzen.Daraus resultiert eine gesunde Integration von Beruf und Privatleben.

Du willst nicht nur organisieren, sondern mitgestalten? Als Assistenz unserer Geschäftsführung bist du die zentrale Schnittstelle bei Explicatis und bekommst Einblick in alle Bereiche des Unternehmens, von Finanzen und Controlling über Qualitätsmanagement bis zum Office Management. Du optimierst Prozesse, setzt moderne KI-Tools ein und sorgst dafür, dass bei uns alles rund läuft. Und das in Teilzeit, mit viel Gestaltungsspielraum.

• Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung zusammen und bekommst einen echten Rundumblick ins Unternehmen: Finanzen, Controlling, Qualitätsmanagement, Administration und Office Management laufen bei dir zusammen
• Du organisierst Meetings, Workshops und Events, bereitest sie vor und nach und sorgst dafür, dass Ergebnisse und To-dos nicht verloren gehen
• Du erstellst Rechnungen, Präsentationen, Reports und Auswertungen und setzt dabei gezielt KI-Tools ein, um schneller, präziser und kreativer zu arbeiten
• Du verantwortest das interne und externe Angebots- und Vertragswesen und behältst Fristen und Abläufe im Blick
• Du übernimmst Aufgaben im Office Management und sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos läuft: von der Organisation von Arbeitsplätzen, Material und Dienstleistern bis zur Betreuung von Gästen und neuen Teammitgliedern
• Du unterstützt in der Finanzbuchhaltung sowie im Mahn- und Bestellwesen
• Du analysierst unsere Prozesse, Strukturen und Abläufe, entdeckst Potenziale für Digitalisierung und Automatisierung und setzt Verbesserungen aktiv um
• Du gestaltest neue Prozesse in allen Unternehmensbereichen mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir als Unternehmen weiter wachsen
• Du übernimmst spannende Sonderprojekte, bei denen kein Tag wie der andere ist

Unsere Erwartungen - Deine Fähigkeiten

• Du hast ein wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und schon erste Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Operations-Rolle gesammelt
• Du arbeitest sicher mit Microsoft 365, insbesondere mit Excel, und hast Lust, KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Copilot im Arbeitsalltag einzusetzen und weiterzuentwickeln
• Du schreibst stilsicher und fehlerfrei und kommunizierst klar und überzeugend
• Du arbeitest strukturiert und selbstständig und behältst auch mit begrenzter Stundenzahl den Überblick über Prioritäten
• Du denkst mit, packst an und willst nicht nur verwalten, sondern mitgestalten
• Du trittst freundlich und souverän auf, intern wie gegenüber Kunden, Gästen und Partnern

Unsere Versprechen - Deine Vorteile

• Spannende IT-Projekte:Erschaffe mit uns digitale Innovationen in den Bereichen Cloud-, Web-, Mobile-Apps und smarte Geräte für Top-Kunden. Wir entwickeln maßgeschneiderte Softwarelösungen – von leistungsstarken Webplattformen über moderne Cloud-Architekturen bis hin zu IoT- und KI-gestützten Anwendungen. Unsere Projekte reichen von der digitalen Prozessoptimierung für Unternehmen über die Entwicklung von Mobilitätslösungen bis hin zu skalierbaren E-Commerce- und FinTech-Systemen. Dabei arbeitest du mit aktuellen Technologien und agilen Methoden an Lösungen, die echten Mehrwert schaffen.
• Einzigartiges Teamgefühl:Bei uns findest du gleichgesinnte und motivierte Kollegen, die die Leidenschaft zur IT verbindet. Neben der täglichen Zusammenarbeit stärken regelmäßige Team-Events sowie unsere interne Weiterbildungsreihe Wissensdurst das Gemeinschaftsgefühl.
• Umfassende Betreuung:Wir legen Wert auf ein strukturiertes Onboarding sowie ein professionelles Mentoring und regelmäßige konstruktive Feedback-Gespräche. Neben einer ausführlichen Einführung durch IT und HR steht dir ab deinem ersten Tag ein erfahrenes Teammitglied zur Seite, das dich bei deiner Einarbeitung begleitet und dir hilft, dich schnell im Team und in unseren Projekten zurechtzufinden.
• Vertrauensvolles Arbeitsklima:Bei uns findest du flache Hierarchien, eine direkte Kommunikation, stets offene Türen und ein offenes Ohr für deine Anliegen. Wir legen Wert auf eine konstruktive Feedback-Kultur und eine Umgebung, in der du dich aktiv einbringen kannst. Neue Ideen sind bei uns immer willkommen – sei es für technische Lösungen, Prozessoptimierungen oder innovative Ansätze in Projekten. Als modernes, wachsendes und inhabergeführtes Unternehmen schätzen wir Eigeninitiative und geben dir den Raum, deine Vorschläge umzusetzen und mitzugestalten.
• Top Perspektiven:Profitiere von einer hohen Lerndynamik und herausragenden, innovativen Projekten für Top-Kunden. Wir unterstützen dich beim Erlernen neuer Technologien und beim Vorantreiben eigener Ideen. Du hast die Möglichkeit, interdisziplinäre Methodenkompetenz zu erwerben und dich kontinuierlich weiterzuentwickeln, denn auf dich warten zahlreiche interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten.
• Attraktive Arbeitsbedingungen:Wir bieten dir hohe Flexibilität durch Mobile-Office-Tage, Gleitzeit, flexible Arbeitszeiten und weitere attraktive Benefits. Sollten Überstunden anfallen, so werden diese entweder ausbezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen. Zusätzlich erwarten dich 30 Tage Urlaub sowie die Möglichkeit, bis zu vier Wochen jährlich aus dem europäischen Ausland zu arbeiten.
• Erstklassige Ausstattung:Freue dich auf moderne und klimatisierte Räumlichkeiten mit Lounge/Café und Teamküche, eine gute Verkehrsanbindung, kostenlose Parkplätze, neuestes technisches Equipment sowie eine Getränke-, Obst- und Müsli-Flatrate. Zur Entspannung oder für eine kreative Pause stehen dir Kicker, Racing-Simulatoren und Spielkonsolen zur Verfügung - perfekt für einen kurzen Wettwerb mit Kollegen!
• Umfassende Zusatzleistungen: Wir übernehmen anteilig die Kosten für das Deutschlandticket, damit du bequem und nachhaltig pendeln kannst. Zudem fördern wir deine Gesundheit mit einer Urban Sports Club-Mitgliedschaft, die dir Zugang zu zahlreichen Sport- und Wellnessangeboten bietet. Zusätzlich nehmen wir an einem attraktiven Mitarbeitervorteilsprogramm teil und unterstützen dich bei deiner betrieblichen Altersvorsorge.

Unsere Zukunft - Deine Zukunft?

Du hast die ersten Jahre deines Berufslebens erfolgreichgemeistert und findest, dass die Zeit für eine Weiterentwicklunggekommen ist? Du möchtest deine erworbenen Fähigkeitenund Qualifikationen unter Beweis stellen? Du bist aufder Suche nach dem idealen Unternehmen, um dich freizu entfalten und deine Ideen zu verwirklichen? Du möchtestbranchenübergreifend für bekannte Top-Kunden arbeiten?
Dann bist du bei uns genau richtig - Wir freuen uns auf Dich!