Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Immobilienverwaltung

Tatenwerk Frankfurt GmbH; Stuttgart; Hybrid; EUR 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeitflexibilität

Mobiles Arbeiten

Strukturierte Einarbeitung

Kollegiales Arbeitsumfeld

Leistungsgerechte Vergütung

Job summary

Das Tatenwerk – Gemeinsam mehr bewegen sucht eine zuverlässige und kommunikationsstarke Assistenzperson, die den Geschäftsführer und Prokuristen im Tagesgeschäft unterstützt. Sie koordinieren Termine, erstellen Schriftverkehr, bereiten Unterlagen vor und sorgen für eine strukturierte Ablage sowie termingerechte Auswertungen in Excel.

Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten bieten Ihnen Raum zur eigenständigen Organisation.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion/Office-Management.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit Outlook und MS Office Anwendungen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Professionelles Auftreten, gute Ausdrucksweise und Kommunikationsfähigkeit.
• Fähigkeit Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.

Responsibilities

• Unterstützung des Geschäftsführers und Prokuristen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr, Präsentationen, Protokollen und internen Mitteilungen.
• Aufbereitung von Unterlagen, Pflege von Daten und strukturierte, vertrauliche Dokumentenablage.
• Erstellung und Prüfung von Excel-Auswertungen, Übersichten und Berichten sowie Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen.
• Abstimmung mit internen Fachbereichen, Nachverfolgung offener Aufgaben und Überwachung von Fristen.
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Vorgängen rund um die Immobilienverwaltung sowie bei übergreifenden Projekten.

Skills

Excel-Kenntnisse

Outlook

MS Office

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Eigenverantwortung

Education

Kaufmännische Ausbildung / Büromanagement oder Immobilienwirtschaft

Tools

Excel

MS-Office Suite

Job description

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und schätzen die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung? Dann erwartet Sie hier eine abwechslungsreiche Position mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum.

Für unseren Kunden, eine Immobilienverwaltung suchen wir eine zuverlässige und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die den Geschäftsführer und Prokuristen im Tagesgeschäft unterstützt und für reibungslose organisatorische und kaufmännische Abläufe sorgt.

AUFGABEN

• Unterstützung des Geschäftsführers und Prokuristen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr, Präsentationen, Protokollen und internen Mitteilungen
• Aufbereitung von Unterlagen, Pflege von Daten und Sicherstellung einer strukturierten, vertraulichen Dokumentenablage
• Erstellung und Prüfung von Excel-Auswertungen, Übersichten und Berichten sowie Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Abstimmung mit internen Fachbereichen, Nachverfolgung offener Aufgaben und Überwachung von Fristen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Vorgängen rund um die Immobilienverwaltung sowie bei übergreifenden Projekten

DAS BRINGEN SIE MIT

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement oder in der Immobilienwirtschaft, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Outlook sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige sowie vorausschauende Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, eine eloquente Ausdrucksweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten

DAS KÖNNEN SIE ERWARTEN

• Ein Jahresgehalt von 50.000 - 60.000 EUR (Einstufung nach Erfahrung und Qualifikation)
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Einblick in zentrale kaufmännische und organisatorische Unternehmensprozesse
• Kurze Entscheidungswege und enge Einbindung in die Abläufe der Geschäftsleitung
• Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Strukturierte Einarbeitung und langfristige berufliche Perspektive
• Kollegiales Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, eigene Ideen zur Optimierung interner Abläufe einzubringen
• Leistungsgerechte Vergütung und attraktive Rahmenbedingungen

Über uns

Das Tatenwerk – Gemeinsam mehr bewegen

Als innovativer Spezialist für die Vermittlung von kaufmännischen Fach- und Führungskräften agieren wir weit ab vom Massengeschäft.

Mit einem branchenweiten Netzwerk namhafter Unternehmen im Rücken ist es unser Ziel, Verbindungen zu schaffen, die wirklich Bestand haben.

Warum wir anders sind?

Bei uns stehen Sie als Mensch im Mittelpunkt. Wir sind überzeugt: Ein Lebenslauf ist mehr als nur eine Aneinanderreihung von Stationen. Deshalb nehmen wir uns die Zeit, Ihre individuellen Wünsche, Bedürfnisse und Ihre Persönlichkeit wirklich kennenzulernen. Unser Anspruch ist es, Ihren Charakter und die Unternehmenskultur unserer Kunden perfekt in Einklang zu bringen.

Unsere Vision für Ihren Erfolg:

• Individuell statt Standard: Wir planen Ihre berufliche Zukunft mit Fingerspitzengefühl.
• Ehrlich & Direkt: Unsere Beratung ist unkompliziert, transparent und auf Augenhöhe.
• Einen Schritt weiter: Wir geben uns nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden – wir gehen die Extrameile für Sie.

Dass dieses Konzept aufgeht, zeigen unsere Bewertungen: Das Tatenwerk ist bei internen und externen Kolleg:innen gleichermaßen beliebt.

Neugierig, warum das so ist? Entdecken Sie das Tatenwerk auf Kunun u!

Ihr Weg zu uns

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Ein Hinweis zum Datenschutz: Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis gemäß DSGVO.

Weitere Details sowie Ihre Rechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter: www.tatenwerk.de.