Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Poko-Institut GmbH & Co. KG; Münster; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Kernarbeitszeiten

Kollegiales Team

Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Poko-Institut GmbH & Co. KG in Münster sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit. Diese Position bietet Gestaltungsspielraum, enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und abwechslungsreiche Aufgaben.

Starttermin ist der 1. August 2026. Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Koordination von Meetings, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Unterstützung im Recruiting und Vertragsmanagement.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen.
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Bereich, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Verantwortungsbewusstsein sowie analytische und konzeptionelle Stärke.
• Hervorragende Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen.
• Absolute Diskretion, Loyalität, Durchsetzungsstärke, Stressresistenz.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und hohe IT-Affinität; gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen; Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen; ggf. Moderation.
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung und Teams sowie Externen.
• Organisation und Betreuung von Projekten; Übernahme eigener Teilprojekte.
• Vorbereitende Buchhaltung; Erstellung von Präsentationen und Auswertung von Unternehmenskennzahlen.
• Unterstützung bei Recruiting-Prozessen, Vertragsmanagement und Office-Management.

Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

IT-Affinität

Deutschkenntnisse

Analytische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau)

Betriebswirtschaftliches Studium

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: Poko-Institut GmbH & Co. KG

Arbeitsort

Münster, Westfalen

Anstellungsart

Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag, Abend)

Befristung

unbefristet

Stellenbeschreibung

Als Dienstleister mit über 60 Jahren Erfahrung bietet das unabhängige und inhabergeführte Poko-Institut bundesweit Seminare, Trainings und Beratung an. Unsere Zielgruppen sind Betriebsräte und weitere Arbeitnehmervertretungen sowie Mitarbeitende und Führungskräfte aller Branchen. Wir stehen für professionelle Veranstaltungen zu Themen aus dem Bereich Arbeitsrecht und Betriebsverfassungsrecht sowie Kommunikation und Verhandlungsführung und vieles mehr.
Weitere Informationen finden Sie auf www.poko.de.

Ab 01. August 2026 suchen wir in Teil- oder Vollzeit (20 – 40 Std./Woche) eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Dich interessiert ein vielfältiges und spannendes Aufgabenfeld mit Gestaltungsspielraum und vertrauensvoller, enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung? Du organisierst gerne, behältst den Überblick, arbeitest selbstständig und hast Freude am Kontakt mit Menschen? Dann werde Teil unseres Teams und unterstütze uns als rechte Hand in der Geschäftsführung. Teil- oder Vollzeit (20 – 40 Std./Woche) Start: 1. August 2026

Deine Aufgaben

• Professionelle und vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen, ggf. Moderation
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Teams und Externen
• Organisation und Betreuung von Projekten sowie Übernahme eigener Teilprojekte
• Vorbereitende Buchhaltung, Erstellung von Präsentationen und Auswertung von Unternehmenskennzahlen.
• Unterstützung bei Recruiting-Prozessen, Vertragsmanagement und Office-Management

Damit überzeugst du uns

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau) oder ein betriebswirtschaftliches Studium
• Mindestens 2 – 3 Jahre Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Bereich, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Verantwortungsbewusstsein sowie analytische und konzeptionelle Stärke
• Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen, Kreativität und lösungsorientierte “Hands‑on‑Mentalität”
• Absolute Diskretion, Loyalität, Durchsetzungsstärke, Stressresistenz und strukturierte Arbeitsweise, hohes Maß an Serviceorientierung
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse, hohe IT‑Affinität sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir dir

• Arbeit in einer zukunftssicheren Branche mit Sinn: Wir setzen uns für Arbeitnehmer*innenrechte ein
• Kernarbeitszeiten mit weiterer flexibler Arbeitszeitgestaltung und hybrides Arbeiten
• Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege
• Kollegiales Team mit echter "Du"-Kultur
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Zentrale Lage in Münster, freie Getränke und Obst sowie eine faire Vergütung

Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung an:

Poko-Institut GmbH & Co. KG
Silvan Rieder
Kaiser-Wilhelm-Ring 3a
48145 Münster
E‑Mail: [e-mail]