Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Immobilien Management Essen GmbH (IME); Essen; On-site; EUR 52,000 - 72,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice Möglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsmanagement

30 Tage Urlaub

Job summary

Die Immobilien Management Essen GmbH (IME) sucht zum 01.01.2027 eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Die Position ist zunächst auf drei Jahre befristet, mit der Perspektive einer langfristigen Etablierung im Konzern. Standort ist Essen.

Zu Ihren Aufgaben gehören operative Unterstützung der Geschäftsführung, Organisation von Terminen, Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, sowie die digitale Weiterentwicklung des Sekretariats und die Abwicklung administrativer Prozesse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung.
• Mehrjährige Assistenz-/Sekretariatserfahrung, ideal im Umfeld einer Geschäftsführung.
• Sehr gutes Organisationsgeschick, selbstständige strukturierte Arbeitsweise.
• Sicheres Auftreten, Kommunikationsstärke, Diskretion und Loyalität.
• Teamorientierung, Flexibilität, Zuverlässigkeit.
• Gute MS 365 Kenntnisse; Erfahrung mit KI-gestützten Anwendungen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und Terminplanung.
• Organisation von externen Gremien/Verbänden und unternehmensübergreifende Sonderaufgaben.
• Korrespondenz, Erstellung von Vorlagen/Präsentationen und Recherchen.
• Digitale Weiterentwicklung des Sekretariats.
• Organisation interner/externer Veranstaltungen, Dienstreisen und Protokollführung.
• Allgemeine administrative Aufgaben wie Besucherempfang und Rechnungsbearbeitung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Teamfähigkeit

Flexibilität

Microsoft 365

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

KI-Tools

Job description

Die Position im Sekretariat der Geschäftsführung ist im Zuge unserer aktuellen Struktur- und Digitalisierungsmaßnahmen ab dem 01.01.2027 in Vollzeit zunächst auf drei Jahre befristet. Unser Ziel ist es jedoch, die Position langfristig zu etablieren.

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Essen

Vollzeit

ab 01.01.2027

3 Jahre befristet

Unternehmensprofil

Die Immobilien Management Essen GmbH (IME) vereint als strategische Steuerungseinheit und Konzernmutter ihre operativen Einheiten, die Allbau-Unternehmensgruppe und die GVE Grundstücksverwaltung Stadt Essen GmbH mit ihren Beteiligungsgesellschaften, zu dem Immobilienkompetenzzentrum der Stadt Essen. Mit insgesamt rund 420 Mitarbeitern - davon 200 kaufmännische, 130 technische und 90 gewerbliche - unterstützt der IME-Konzern die Stadt Essen bei wesentlichen Investitionsherausforderungen sowie der Stadt- und Quartiersentwicklung. Wohn-, Gewerbe-, Verwaltungs-, Kultur- sowie weitere kommunale Immobilien werden professionell aus einer Hand effizient betreut und nachhaltig entwickelt. Unter dem Dach der IME sind sämtliche Zentralfunktionen des Immobilienkonzerns vereint; hierzu zählen insbesondere die Ressorts/Stäbe Personalmanagement und Services, Finanzen und Konzernentwicklung, Unternehmenskommunikation, Recht, Revision, Compliance und Datenschutz sowie die Steuerungseinheiten für die operativen Geschäftsbereiche der Allbau- und GVE-Gruppe. Zusätzlich verantwortet das Referat Schulbau wichtige Handlungsfelder.

Damit wir unsere ambitionierten Ziele regelmäßig erreichen und unsere Dienstleistungskompetenz auf einem konstant hohen Niveau halten, unterstützen wir unsere Mitarbeiter aktiv in den Bereichen Aus- und Weiterbildung, bieten zahlreiche Angebote zur gesundheitlichen Vorsorge und fördern mit attraktiven Arbeitsmodellen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Darüber hinaus ermöglichen wir Schülern und Studenten verschiedene Berufsfelder in unserem Konzern kennenzulernen, ihre Ausbildung bei uns zu absolvieren oder ihre Studien- und Abschlussarbeiten zu schreiben.

Zur Immobilien Management Essen GmbH (IME) gehören die Allbau-Unternehmensgruppe mit der ImmobilienService Essen GmbH sowie die GVE Grundstücksverwaltung Stadt Essen GmbH.

Aufgabenbereiche

Ihre Aufgaben bei uns:

Unser Assistenzteam unterstützt beide Geschäftsführer zuverlässig im operativen Tagesgeschäft und trägt maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung strategischer sowie organisatorischer Aufgaben und Projekte bei.
Dabei übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben:

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, priorisieren anstehende Themen und Termine und behalten Fristen zuverlässig im Blick
• Sie organisieren und betreuen die Tätigkeiten der Geschäftsführung in externen Gremien sowie Verbänden und übernehmen unternehmensübergreifende Sonderaufgaben
• Sie führen die interne und externe Korrespondenz, erstellen eigenverantwortlich unterschriftsreife Entscheidungsvorlagen, Präsentationen sowie weitere Unterlagen und übernehmen Rechercheaufträge einschließlich ihrer adressatengerechten Aufbereitung
• Sie gestalten die digitale Weiterentwicklung des Sekretariats aktiv mit und bringen neue digitale Arbeitsweisen sowie Trends ein
• Sie organisieren interne und externe Veranstaltungen, Dienstreisen sowie Termine und übernehmen die Protokollführung in Besprechungen und Sitzungen
• Sie übernehmen allgemeine administrative und koordinierende Aufgaben, beispielsweise den Besucherempfang sowie die Rechnungsbearbeitung

Anforderungsprofil

Damit überzeugen Sie uns:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ verfügen Sie über entsprechende Berufserfahrung
• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren Position, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsführung oder eines Vorstands
• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sie zeichnen sich durch ein sicheres und verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke sowie ein hohes Maß an Diskretion und Loyalität aus
• Sie arbeiten teamorientiert, flexibel und zuverlässig und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick
• Sie verfügen idealerweise über sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, haben bereits praktische Erfahrung im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen und möchten diese gezielt zur Optimierung administrativer Prozesse einsetzen

Leistungen & Benefits

Das sind unsere Benefits:

• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice
• Moderne Büro- und Arbeitsplatzausstattung
• Zentrale Lage und gute verkehrstechnische Anbindung sowie Zuschuss zum Firmenticket oder Parkplatz
• Betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement, Unfallversicherung, Pflegeberatung und Familienservice
• Umfassende Einarbeitung und individuelle Personalentwicklung
• Regelmäßige Mitarbeiterevents und verschiedene Sportangebote
• Attraktive Vergütungsmodelle, 30 Tage Urlaub und zusätzliche freie Tage bei besonderen Anlässen
• Mitarbeiterrabatte/-vorteile wie z. B. Freikarten für Sport- und Kulturevents

Mehr zu der Stelle, den Aufgaben, dem Team und weiteren Benefits erfahren Sie im persönlichen Gespräch.

Bewerbung & Kontakt

Wir haben Sie überzeugt?

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern die männliche Form verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.

Felix Grotehans-Nocke

E f.grotehans-nocke[at]ime-essen.deT [phone]

Immobilien Management Essen GmbH (IME)Kastanienallee 2545127 Essen

www.ime-essen.de