Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Thyssengas GmbH; Dortmund; Vor Ort; EUR 48.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sinnhaft & Perspektiven

Eigenverantwortung

Weiterbildung

Zusammenfassung

Thyssengas GmbH in Dortmund sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die als organisatorisches Rückgrat des Führungsteams fungiert. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und behalten komplexe Themen sowie Prozesse im Blick.

Sie planen nationale und internationale Reisen, erstellen überzeugende Präsentationen und Berichte, kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und arbeiten eng mit internen wie externen Partnern zusammen.

Qualifikationen

• Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, ideal auf Geschäftsführungsebene
• Discretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Organisation komplexer internationaler Dienstreisen und Veranstaltungen wünschenswert
• Versierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Deutsch und Englisch kompetent in Wort und Schrift

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Koordination der Geschäftsführungstermine und Vorbereiten relevanter Unterlagen
• Planung und Organisation von nationalen und internationalen Dienstreisen sowie Veranstaltungen
• Strukturierung komplexer Abläufe, Optimierung von Prozessen und Transparenz bei Terminplanungen
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Reports
• Interne und externe Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Bearbeitung administrativer Themen wie Bestellungen, Wareneingänge, Leistungen und Rechnungen
• Teamarbeit im Assistenzbereich und Sicherstellung einer vertretbaren Abdeckung

Kenntnisse

Organisationstalent

Terminkoordination

Reiseplanung

MS Office

Kommunikation Deutsch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

In dieser Schlüsselrolle sind Sie – gemeinsam mit zwei weiteren Assistenzen – das organisatorische Rückgrat der Geschäftsführung: Sie sorgen dafür, dass alles ineinandergreift und effizient läuft. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent koordinieren Sie Abläufe im direkten Umfeld der Geschäftsführung, behalten auch bei komplexen Themen den Überblick und stellen jederzeit einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Dabei agieren Sie proaktiv, erkennen Zusammenhänge frühzeitig und kümmern sich zuverlässig um die organisatorischen Anforderungen eines anspruchsvollen Managementumfelds. Selbst in herausfordernden Situationen eines dynamischen Umfelds agieren Sie ruhig, lösungsorientiert und behalten stets den Fokus.

Ihre Aufgaben, die was bewegen

• Sie koordinieren Termine der Geschäftsführung eigenverantwortlich, bereiten relevante Unterlagen vorausschauend vor und behalten offene Punkte jederzeit strukturiert im Blick
• Sie planen und organisieren komplexe nationale und internationale Dienstreisen sowie Veranstaltungen mit höchster Sorgfalt inklusive detaillierter Reiseabläufe
• Sie bringen Struktur in komplexe Abläufe, optimieren Prozesse kontinuierlich und sorgen insbesondere bei anspruchsvollen Termin- und Reiseplanungen für Effizienz und Transparenz
• Sie erstellen überzeugende Präsentationen, fundierte Entscheidungsvorlagen und entwickeln aussagekräftige Reports weiter – klar, prägnant und auf den Punkt
• Als zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie souverän mit internen und externen Partnern und repräsentieren Thyssengas professionell – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch
• Auch administrative Themen wie Bestellungen, Wareneingänge, Leistungen und Rechnungen bearbeiten Sie zuverlässig und vorausschauend
• Im Assistenzteam arbeiten Sie eng zusammen, unterstützen sich gegenseitig und stellen gemeinsam jederzeit eine reibungslose Vertretung sicher

Ihr Profil, verlässlich für morgen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, vorzugsweise auf Geschäftsführungsebene, mit einem hohen Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Dienstreisen und Veranstaltungen mit – oder begeistern sich dafür, diese Aufgabe schnell und sicher zu meistern
• Der Umgang mit gängigen MS-Office-Tools (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Teams) ist für Sie selbstverständlich; Kenntnisse in SAP oder anderen ERP-Systemen sind ein Plus
• Sie kommunizieren professionell und stilsicher auf Deutsch und Englisch – auch im internationalen Umfeld
• Sie zeichnen sich durch hohe Lernbereitschaft, Flexibilität und Offenheit für neue Themen aus und arbeiten sich schnell in neue Aufgabenfelder ein
• Mit einem ausgeprägten Blick fürs Detail, strukturiertem Denken und Organisationsstärke planen Sie auch komplexe Abläufe zuverlässig und setzen diese konsequent um
• Eine selbstständige, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Verlässlichkeit runden Ihr Profil ab

Ihre Vorteile und Benefits

• Sinnhaft & perspektivenreich
  Bei uns gestalten Sie die Energiewende. Nachhaltig, spannend, zukunftsorientiert – und mit Raum für eigenverantwortliches Handeln.
• Eigenverantwortlich & herausfordernd
  Unser Ziel ist das Neuland. Auf dem Weg dahin fordern wir Sie – und geben Ihnen Raum für eigenverantwortliches Handeln.
• Individuelle Weiterbildung
  Wir wollen was bewegen – und investieren in Ihre Kompetenzen und Fachexpertise mit individuellen Förderprogrammen in Richtung Zukunft.