Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (gn)

Ideematec Deutschland GmbH; Plattling; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Auslandarbeit möglich

Betriebliche Altersvorsorge (20% AG-Zz

Shopping-Card

Firmenrad-Leasing

Job summary

Ideematec Deutschland GmbH in Bayern sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die eng mit drei Geschäftsführern zusammenarbeitet, Termine koordiniert und bereichsübergreifende Projekte steuert. Mobiles Arbeiten gehört fest zur hybriden Arbeitswelt.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reiseplanung, Protokollführung mit KI-Unterstützung, sowie die Organisation von Gremien und Berichten. Voraussetzungen sind Hochschulabschluss bzw. kaufmännische Ausbildung und mehrjährige internationale Erfahrung.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, z. B. der Wirtschaftswissenschaften, oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung.
• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, in der Vorstandsassistenz, als Executive Assistant, im Business Office oder auf einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld.

Responsibilities

• Termin-, Kalender- und Prioritätensteuerung für drei Geschäftsführer, einschließlich der vorausschauenden Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Planung und Abwicklung eines hohen Reiseaufkommens, von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung.
• Analyse und Weiterentwicklung der Büro- und Assistenzabläufe in Abstimmung mit der Geschäftsführung, einschließlich einer klar nachvollziehbaren digitalen und physischen Dokumenten- und Ablagestruktur.
• Organisation der Regeltermine der Geschäftsführung sowie von Führungskreis- und Aufsichtsratsterminen, vom abgestimmten Agenda-Entwurf bis zum Unterlagenversand.
• Erstellung, Prüfung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Reports sowie Unterstützung im Reporting-Zyklus.
• Protokollführung mit KI-gestützten Tools bei Erstellung und Weiterverarbeitung sowie Verantwortung für die Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen.
• Koordination definierter bereichsübergreifender Maßnahmen und kleinerer Projekte, von Planung und Meilensteinen bis zur Umsetzung und Statusberichterstattung.
• Inhaltliche Bearbeitung abgegrenzter Projekt- und Regelungsthemen, von Recherche und Ist-Analyse bis zu Lösungsvorschlägen.
• Mitgestaltung der internen Kommunikation sowie Organisation von Veranstaltungen inklusive Dienstleistersteuerung.

Skills

MS Office

KI-Tools

Deutsch & Englisch

Education

Hochschulabschluss

Job description

IDEEMATEC ist einer der weltweit führenden Hersteller von Solar-Trackern für große Photovoltaik-Freiflächenanlagen und globaler Technologieführer im Bereich Agri-PV. Unsere Tracker bieten einzigartige Vorteile wie eine hohe Zuverlässigkeit über den gesamten Lebenszyklus und damit niedrige Stromgestehungskosten (LCOE). Als Pionier kommerzieller Solar-Tracker in der Landwirtschaft erschließen wir mit unseren Agri-PV-Lösungen ein neues Marktsegment, das kosteneffiziente Stromerzeugung mit landwirtschaftlicher Nutzung verbindet.

Mit mehr als 10 GW installierter Leistung weltweit starten wir in unsere nächste Wachstumsphase. Neben unseren internationalen Märkten hat Deutschland als Heimatmarkt hohe strategische Priorität.

Zu unseren Kunden zählen unabhängige Stromerzeuger (IPPs), große Projektentwickler, EPC-Unternehmen, Energieversorger und strategische Investoren. Gemeinsam mit ihnen entwickeln wir Lösungen, die nicht nur einzelne Projekte optimieren, sondern ganze Projektportfolios effizienter, robuster und wirtschaftlicher machen.

Wir wachsen international und suchen Menschen, die unternehmerisch denken, Verantwortung übernehmen und mit uns die nächste Generation globaler Solarinfrastruktur mitgestalten wollen.

Drei Geschäftsführer, volle Kalender, Gremien bis zum Aufsichtsrat und Projekte quer durchs Unternehmen: In dieser Rolle laufen die Fäden zusammen. Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass Termine, Reisen und Gremien reibungslos laufen. Gleichzeitig koordinierst du im Auftrag der Geschäftsführung bereichsübergreifende Projekte und bringst abgegrenzte Themen bis zur Entscheidungsreife. Du berichtest an den CFO.

Dein Arbeitsplatz ist wahlweise in Plattling oder Neusling, für Termine bist du auch in Ismaning vor Ort. Mobiles Arbeiten ist fester Bestandteil unserer hybriden Arbeitswelt.

AUFGABEN & VERANTWORTLICHKEITEN

Geschäftsführungsbüro & Tagesgeschäft

• Termin-, Kalender- und Prioritätensteuerung für drei Geschäftsführer, einschließlich der vorausschauenden Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern

• Planung und Abwicklung eines hohen Reiseaufkommens, von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung

• Analyse und Weiterentwicklung der Büro- und Assistenzabläufe in Abstimmung mit der Geschäftsführung, einschließlich einer klar nachvollziehbaren digitalen und physischen Dokumenten- und Ablagestruktur

Gremien & Meetings

• Organisation der Regeltermine der Geschäftsführung sowie von Führungskreis- und Aufsichtsratsterminen, vom abgestimmten Agenda-Entwurf bis zum Unterlagenversand

• Erstellung, Prüfung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Reports sowie Unterstützung im Reporting-Zyklus

• Protokollführung mit KI-gestützten Tools bei Erstellung und Weiterverarbeitung sowie Verantwortung für die Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen bis zum Abschluss

Projekte & interne Kommunikation

• Koordination definierter bereichsübergreifender Maßnahmen und kleinerer Projekte, von Planung und Meilensteinen bis zur Umsetzung und Statusberichterstattung, mit Verantwortung für übertragene Arbeitspakete

• Inhaltliche Bearbeitung abgegrenzter Projekt- und Regelungsthemen, von Recherche und Ist-Analyse bis zu Lösungsvorschlägen zur Entscheidung durch die Geschäftsführung, in Abstimmung mit Bereichsleitungen und Fachbereichen

• Mitgestaltung der internen Kommunikation (z. B. Town Hall, Newsletter) sowie Organisation von Veranstaltungen inklusive Dienstleistersteuerung

WAS DU MITBRINGST

Ausbildung & Berufserfahrung

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, z. B. der Wirtschaftswissenschaften, oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung (z. B. Betriebswirt/in); vergleichbare Qualifikationen sind willkommen

• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, in der Vorstandsassistenz, als Executive Assistant, im Business Office oder auf einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld

Kompetenzen & Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen Kalender-, Kommunikations- und Kollaborationstools

• Routinierter Umgang mit KI-gestützten Tools und der Anspruch, Arbeitsabläufe damit konsequent effizienter zu gestalten

• Analytische, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, vorausschauend und sorgfältig auch in einem dynamischen Umfeld, getragen von Organisationsgeschick und Eigeninitiative

• Ausgeprägte Fähigkeit, konkurrierende Anforderungen belastbar zu priorisieren, mit einem sicheren Gespür für die Abgrenzung organisatorischer und inhaltlicher Fragestellungen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie Erfahrung im internationalen, multikulturellen Arbeitsumfeld; ein Auslandsaufenthalt ist von Vorteil

• Führerschein Klasse B

Persönlichkeit & Auftreten

• Absolute Vertrauenswürdigkeit und ausgeprägte Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen

• Kommunikationsstärke und ein verbindliches, professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen

• Einnehmendes, sympathisches Wesen mit ausgeprägtem Gespür für den Aufbau und die Pflege informeller Netzwerke innerhalb und außerhalb des Unternehmens

WAS WIR DIR BIETEN

• Nähe zur Geschäftsführung: direkte Zusammenarbeit mit unseren drei Geschäftsführern und Einblick in bereichsübergreifende Themen

• Mehr als Assistenz: vom Geschäftsführungsbüro über die Gremienarbeit bis zu Projekt- und Regelungsthemen

• Gestaltungsspielraum: Du entwickelst Büro- und Assistenzabläufe weiter und bringst Verbesserungen in die Umsetzung

• Work-Life-Balance: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten

• Attraktive Extras: betriebliche Altersvorsorge mit 20 % Arbeitgeberzuschuss, 50 € steuerfreie Monatszuwendung als Shopping-Card, Firmenrad-Leasing und Corporate Benefits

Klingt nach deiner nächsten Herausforderung? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!