Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d)

Leipzig; Leipzig; Hybrid; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

31 Urlaubstage

Zusätzliche zwei freie Tage

TVöD Entgeltgruppe 9c

Jahressonderzahlung

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket/Deutschlandticket

EAP psychosoziale Beratung

Job summary

SEB Leipzig sucht eine Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d) in Vollzeit zur fachlichen, konzeptionellen und strategischen Unterstützung der Betriebsleitung. Sie bereiten komplexe Sachverhalte auf, erstellen Entscheidungsgrundlagen und koordinieren interne Prozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Erstellung von Vorlagen für städtische Gremien, die Begleitung von Ausschussarbeiten sowie die Mitwirkung an der Digitalisierung betrieblicher Prozesse.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in Sozial-, Wirtschafts- oder Verwaltungswissenschaften.
• Analytisches Denkvermögen; schnell komplexe Sachverhalte erfassen und aufbereiten.
• Bereichsübergreifende Informationsführung und Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen.
• Loyalität, Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Vorgängen.
• Moderations- und Gesprächsführungskompetenz; Besprechungen zielorientiert gestalten.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick und Priorisierung.
• Affinität zu digitalen Prozessen und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Fachliche, konzeptionelle und strategische Unterstützung der Betriebsleitung bei Leitungs- und Steuerungsaufgaben.
• Aufbereitung komplexer Sachverhalte sowie Erstellung von Entscheidungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen.
• Erstellung und redaktionelle Aufbereitung von Vorlagen für Ratsgremien über ALLRIS.
• Koordination, Organisation und Nachverfolgung von Mitzeichnungsprozessen.
• Erstellung und Aufbereitung von Synopsen im Verwaltungsverfahren.
• Überwachung und Nachhaltung der Umsetzung von Beschlüssen.
• Redaktionelle Bearbeitung von Quartals- und Jahresabschlussberichten.

Skills

Analytisches Denken

Moderations- & Gesprächsführung

Organisationsgeschick

MS Office Kenntnisse

Digitalisierung

Diskretion

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium (sozial, wirtschafts- oder verwaltungswissenschaftlich)

Tools

ALLRIS

Job description

Der SEB Leipzig

Der Städtische Eigenbetrieb Behindertenhilfe (SEB) unterstützt seit 1999 Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit und ohne Beeinträchtigungen im Rahmen von vielfältigen Angeboten. Dazu gehören unterschiedliche Wohn- und Betreuungsangebote, ein ambulanter Pflegedienst, Integrative und Komplex-Kindertagesstätten, heilpädagogische Horte sowie verschiedene Förder- und Beratungsstellen in Leipzig.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d) mit 35 bis 39 Stunden pro Woche.

Das erwartet Sie

• Fachliche, konzeptionelle und strategische Unterstützung der Betriebsleitung bei der Wahrnehmung ihrer Leitungs- und Steuerungsaufgaben.

• Eigenständige Aufbereitung komplexer Sachverhalte sowie Erarbeitung und Zusammenstellung von Entscheidungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen.

• Erstellung und redaktionelle Aufbereitung von Beschluss- und Informationsvorlagen für die städtischen Gremien über das Ratsinformationssystem ALLRIS auf Grundlage fachlicher Zuarbeiten.

• Koordination, Organisation und Nachverfolgung dezernatsinterner und dezernatsübergreifender Mitzeichnungsprozesse.

• Erstellung und Aufbereitung von Synopsen im Verwaltungsverfahren.

• Überwachung und Nachhaltung der Umsetzung von Beschlüssen sowie Unterstützung bei der Sicherstellung fristgerechter Rückmeldungen.

• Redaktionelle Bearbeitung von Quartals- und Jahresabschlussberichten sowie von Berichten und Informationsunterlagen für den Betriebsausschuss.

• Vor- und Nachbereitung von Beratungen einschließlich Protokollführung sowie Aufgaben-, Fristen- und Terminnachverfolgung.

• Unterstützung der Betriebsleitung bei der Bearbeitung von Vorgängen, Korrespondenz sowie Vorbereitung und Begleitung dienstlicher Termine.

• Mitwirkung bei der Konzeption, Weiterentwicklung und Umsetzung betriebsinterner Regelungen, Standards und organisatorischer Prozesse.

• Mitwirkung an der Weiterentwicklung betrieblicher Digitalisierungsprozesse, insbesondere im Vertrags-, Wissens- und Dokumentenmanagement.

• Eigenständige Bearbeitung ausgewählter Fachthemen und Erstellung entsprechender Ausarbeitungen.

• Organisation und Sicherstellung der Abläufe im Leitungsbereich einschließlich Sekretariatsvertretung, Gästebetreuung und Fahrzeugkoordination.

• Erstellung, Pflege und Auswertung von Statistiken sowie Aufbereitung relevanter Daten und Informationen für die Betriebsleitung.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise in einer sozialen, wirtschafts- oder verwaltungswissenschaftlichen Fachrichtung.

• Ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und die Fähigkeit komplexe Sachverhalte sowie organisatorische und betriebliche Zusammenhänge schnell zu erfassen, einzuordnen und lösungsorientiert aufzubereiten.

• Die Fähigkeit bereichsübergreifende Informationen zusammenführen, Entscheidungsgrundlagen zu erarbeiten und die Betriebsleitung fachlich zu unterstützen.

• Ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion und einen verantwortungsbewussten Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Vorgängen.

• Sicheres Auftreten, Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen sowie Geschick in der konstruktiven Zusammenführung unterschiedlicher Interessen.

• Sie besitzen Moderations- und Gesprächsführungskompetenz und können Besprechungen, Abstimmungsprozesse und bereichsübergreifende Zusammenarbeit zielorientiert gestalten.

• Selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick und Priorisierungsfähigkeit.

• Ausgeprägte Affinität zu digitalen Arbeits- und Verwaltungsprozessen und sehr fundierte MS-Office-Kenntnisse sowie die Fähigkeit, digitale Anwendungen effizient und sicher einzusetzen.

• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte adressatengerecht und verständlich aufzubereiten.

• Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen, unterschiedlichen Aufgabenstellungen und unter Zeitdruck den Überblick zu behalten.

Das bieten wir

• Wir alle freuen uns auf Sie – auf Ihre Ideen und Erfahrungen, die Sie mitbringen.

• Zeit für sich – denn bei uns erhalten Sie 31 Tage Urlaub und zusätzlich bis zu zwei freie Tage.

• Eine überdurchschnittliche Vergütung – da wir nach dem TVöD Entgeltgruppe 9c für den Öffentlichen Dienst im Bereich VKA zahlen. Die detaillierten Entgelttabellen können Sie auf https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tvoed/vka einsehen.

• Eine attraktive tarifliche Jahressonderzahlung – bekommen Sie von uns Ende des Jahres.

• Ihre persönliche Weiterentwicklung – unterstützen wir gern mit Fortbildungsmöglichkeiten und bis zu drei Tagen Bildungsurlaub.

• Zusätzlich abgesichert – sind Sie durch unsere arbeitgebermitfinanzierte betriebliche Altersvorsorge.

• Günstiger mobil sein – denn bei uns können Sie das Jobticket/ Deutschlandticket als Jobticket der Leipziger Verkehrsbetriebe erwerben.

• EAP Psychosozialer Beratungsservice – bei Herausforderungen im persönlichen und beruflichen Alltag.