Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms (m/w/d), Dortmund

Materna Information & Communications SE; Dortmund; On-site; EUR 35,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Urlaub: 30 Tage

Flexible Arbeitszeiten

LIFE-Work-Balance inkl. Gleittagen

Weiterbildungsmöglichkeiten

JobRad

Job summary

Materna Information & Communications SE sucht eine engagierte Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms in Dortmund. Sie unterstützen die Geschäftsbereichsleitung im täglichen Geschäft, koordinieren Abläufe und organisieren Schulungen sowie Veranstaltungen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Office-Management mit und arbeiten eigenverantwortlich. Sie planen Termine, erstellen Protokolle, unterstützen bei Präsentationen und koordinieren interne/externe Schulungen

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• . Informationen zur Assistenz für das Senior Management sind wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Bereichsleitung im Tagesgeschäft unterstützen und Termine vor- und nachbereiten.
• Protokolle, Präsentationen, Dokumentationen und Berichte erstellen.
• Bereichs- und Abteilungsmeetings sowie Teamveranstaltungen organisieren.
• Reise- und Terminplanung, Reisekostenabrechnungen bearbeiten und Informationsfluss sicherstellen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Kommunikation

Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

Job description

Im Geschäftsbereich Service Platforms der Materna SE übernimmst du eine vielseitige Assistenzrolle mit direktem Einblick in zentrale Management- und Organisationsthemen. Du unterstützt die Geschäftsbereichsleitung im Tagesgeschäft, koordinierst wichtige Abläufe und verantwortest die Organisation von Schulungen und Veranstaltungen. Dabei kannst du eigene Ideen einbringen und dein Aufgabenfeld mit wachsender Erfahrung weiterentwickeln.

Du möchtest unsere Erfolgsgeschichte mitgestalten und deine organisatorischen Stärken in einem dynamischen Umfeld einbringen? Dann komm in Voll- oder Teilzeit (mind. 24 Stunden pro Woche) als Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms (m/w/d) zu Materna! Als Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms übernimmst du administrative und organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft und unterstützt die Geschäftsbereichsleitung bei der Koordination zentraler Abläufe.

bereitest du Management-, Bereichs-, Team- und Kundentermine vor und nach und erstellst Protokolle, Präsentationen, Dokumentationen und Berichte. organisierst du Bereichs- und Abteilungsmeetings sowie Teamveranstaltungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

koordinierst du interne Anfragen, betreust das zentrale Postfach der Geschäftsbereichsleitung und stellst den Informationsfluss zwischen den beteiligten Bereichen sicher. planst du Termine und Reisen, bearbeitest Reisekostenabrechnungen und behältst offene Aufgaben sowie deren Nachverfolgung im Blick. organisierst du interne und externe Schulungen, Workshops und Zertifizierungen inklusive Anmeldungen, Prüfungen und Unterlagen und stimmst dich mit Kunden, Trainern, Dienstleistern und internen Fachbereichen ab.

Dein Profil

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management, in der Schulungs- oder Veranstaltungsorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Von Vorteil sind Erfahrungen als Assistenz für das Senior Management
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel, sowie idealerweise Kenntnisse in Projektmanagement-Methoden und im beruflichen Umgang mit Social Media und KI
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift

Das zeichnet dich persönlich aus

• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig, bringst Teamgeist und Flexibilität mit und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du überzeugst mit Organisationstalent, Eigeninitiative und Freude daran, bestehende Abläufe aktiv zu verbessern.
• Du kommunizierst klar und verbindlich, trittst gegenüber unterschiedlichen Ansprechpersonen souverän auf und gehst mit vertraulichen Informationen diskret um.

Benefits

• Urlaub: 30 Tage nur für dich.
• Für Freunde, Familie, Reisen und deine persönlichen Projekte, die mehr Zeit benötigen als nur einen Nachmittag.
• Arbeitszeiten: Gestalte deinen Job um deinen Alltag.
• Mehr LIFE-Work-Balance dank Gleittagen und flexiblen Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit.
• Blick über den Tellerrand: Mit über 100 Schulungs- und Weiterbildungsangeboten bleibt dein Wissen garantiert up-to-date!

Laufbahnmodell: Persönliche Weiterentwicklung ist dein Must-have? Verfolge deinen Karrierepfad anhand unserer Job-Familien und -Level!

JobRad: Keine Lust auf Stau am frühen Morgen? Dann schwing dich auf dein neues, komfortables JobRad und zieh an allen anderen vorbei!

Unser Auswahlprozess besteht aus zwei Gesprächsrunden. Bei erfolgreicher Bewerbung wirst du zunächst zu einem virtuellen Interview eingeladen.

Wende dich bei Fragen gerne an mich.