Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms (m/w/d)

Materna; Dortmund; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Urlaub 30 Tage

Arbeitszeiten mit LIFE-Work-Balance

Schulungs- und Weiterbildungangebote

Laufbahnmodell

JobRad

Job summary

Materna SE sucht eine Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms in Dortmund. Du unterstützt die Geschäftsbereichsleitung im Tagesgeschäft, koordinierst Abläufe, bereitest Termine vor, erstellst Protokolle und Berichte und organisierst Schulungen sowie Veranstaltungen.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung mit, hast Erfahrung in Assistenz/Office-Management und hervorragende MS-Office-Kenntnisse. Gute Deutschkenntnisse (C1) und Englisch (B2) runden dein Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Schulungs- oder Veranstaltungsorganisation oder vergleichbarer administrativer Funktion.
• Idealerweise Erfahrung als Assistenz für Senior Management.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Outlook, Word, Excel); idealerweise Kenntnisse in Projektmanagement-Methoden, Social Media und KI.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft der Bereichsleitung.
• Vor- und Nachbereitung von Management-, Bereichs-, Team- und Kundenterminen; Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Berichten.
• Organisation von Bereichs- und Abteilungsmeetings sowie Teamveranstaltungen.
• Koordination interner Anfragen und Betreuung des zentralen Postfachs; Gewährleistung des Informationsflusses.
• Planung von Terminen und Reisen; Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
• Organisation interner und externer Schulungen, Workshops und Zertifizierungen; Abstimmung mit Kunden, Trainern und internen Fachbereichen.

Skills

Office Management

Projektmanagement-Methoden

Social Media

KI-Anwendungen

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse B2

Education

Kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement)

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

Job description

Im Geschäftsbereich Service Platforms der Materna SE übernimmst du eine vielseitige Assistenzrolle mit direktem Einblick in zentrale Management- und Organisationsthemen. Du unterstützt die Geschäftsbereichsleitung im Tagesgeschäft, koordinierst wichtige Abläufe und verantwortest die Organisation von Schulungen und Veranstaltungen. Dabei kannst du eigene Ideen einbringen und dein Aufgabenfeld mit wachsender Erfahrung weiterentwickeln.
Du möchtest unsere Erfolgsgeschichte mitgestalten und deine organisatorischen Stärken in einem dynamischen Umfeld einbringen? Dann komm in Voll- oder Teilzeit (mind. 24 Stunden pro Woche) als Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms (m/w/d) zu Materna!

Als Assistenz der Bereichsleitung Service Platforms

• übernimmst du administrative und organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft und unterstützt die Geschäftsbereichsleitung bei der Koordination zentraler Abläufe.
• bereitest du Management-, Bereichs-, Team- und Kundentermine vor und nach und erstellst Protokolle, Präsentationen, Dokumentationen und Berichte.
• organisierst du Bereichs- und Abteilungsmeetings sowie Teamveranstaltungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• koordinierst du interne Anfragen, betreust das zentrale Postfach der Geschäftsbereichsleitung und stellst den Informationsfluss zwischen den beteiligten Bereichen sicher.
• planst du Termine und Reisen, bearbeitest Reisekostenabrechnungen und behältst offene Aufgaben sowie deren Nachverfolgung im Blick.
• organisierst du interne und externe Schulungen, Workshops und Zertifizierungen inklusive Anmeldungen, Prüfungen und Unterlagen und stimmst dich mit Kunden, Trainern, Dienstleistern und internen Fachbereichen ab.

Dein Profil

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management, in der Schulungs- oder Veranstaltungsorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Von Vorteil sind Erfahrungen als Assistenz für das Senior Management
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel, sowie idealerweise Kenntnisse in Projektmanagement-Methoden und im beruflichen Umgang mit Social Media und KI
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift

Das zeichnet dich persönlich aus

• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig, bringst Teamgeist und Flexibilität mit und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du überzeugst mit Organisationstalent, Eigeninitiative und Freude daran, bestehende Abläufe aktiv zu verbessern.
• Du kommunizierst klar und verbindlich, trittst gegenüber unterschiedlichen Ansprechpersonen souverän auf und gehst mit vertraulichen Informationen diskret um.

Benefits

• Urlaub: 30 Tage nur für dich. Für Freunde, Familie, Reisen und deine persönlichen Projekte, die mehr Zeit benötigen als nur einen Nachmittag.
• Arbeitszeiten: Gestalte deinen Job um deinen Alltag. Mehr LIFE-Work-Balance dank Gleittagen und flexiblen Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit.
• Blick über den Tellerrand: Mit über 100 Schulungs- und Weiterbildungsangeboten bleibt dein Wissen garantiert up-to-date!
• Laufbahnmodell: Persönliche Weiterentwicklung ist dein Must-have? Verfolge deinen Karrierepfad anhand unserer Job-Familien und -Level!
• JobRad: Keine Lust auf Stau am frühen Morgen? Dann schwing dich auf dein neues, komfortables JobRad und zieh an allen anderen vorbei!

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