Assistant to VPs (all genders) – VERTIGO – Universal Music GmbH

Universal Music; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Konzertkartenbudget

Rabatte auf Tonträger/Merchandise

Office vor Ort + gelegentliches Mobile

30 Urlaubstage

BVG-Vergünstigungen

Job-Rad Leasing

Weiterbildungsmöglichkeiten

Beratungs- und Coaching-Angebote

Zusammenfassung

Universal Music sucht eine/n Assistant to VPs (all genders) in Berlin. Die Position ist unbefristet, Vollzeit und ab sofort zu besetzen.

Du unterstützt zwei Vice Presidents und das Label Vertigo bei organisatorischen Themen und übernimmst das Office Management sowie die Einarbeitung von Werkstudent:innen und Praktikant:innen. Du koordinierst Reisen, betreust business-partner und Künstler:innen, erledigst Administrative Aufgaben wie Rechnungen, Masterorganisation und Archivierung.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing/Medien/Kommunikation oder kaufmännische Ausbildung.
• Erste Erfahrungen als Assistenz oder im Office Management.
• Sichere Bedienung der MS-Office-Programme und Einarbeitung in interne Systeme.
• Umgang mit verschiedenen Persönlichkeiten.
• Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Leidenschaft für Musik aus diversen Genres.

Aufgaben

• Unterstützung der zwei Vice Presidents sowie des gesamten Labels Vertigo bei organisatorischen Themen.
• Office Management für die VPs – Terminmanagement, Reiseplanung/Abrechnung, Erstellung von Präsentationen, Deadlines überwachen.
• Einarbeitung und Betreuung von Werkstudent:innen und Praktikant:innen.
• Koordination von Reisen der VPs zu Videodrehs, Fotoshootings und Veranstaltungen.
• Schnittstelle nach In- und Extern: Ansprechpartner:innen versorgen, Kontakte zu Management, Künstler:innen etc. pflegen.
• Administrative Tätigkeiten: Rechnungen, Masterorganisation, Masterversand, Archivierung von Veröffentlichungen.

Kenntnisse

Assistenz-Erfahrung

Office Management

MS Office

Interpersonelle Fähigkeiten

Deutsch-Englisch Kommunikation

Ausbildung

Marketing/Medien/Kommunikation Studium

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels zählen die bekanntesten Marken der Musikwelt.

Als Zuhause zahlreicher lokaler und internationaler Künstler:innen steht Universal Music für über 100 Jahre Musikgeschichte aus allen Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team.

Die Universal Music Domestic Division kümmert sich um die Entdeckung und den Aufbau vielversprechender nationaler und internationaler Künstler:innen sowie die Betreuung und Weiterentwicklung bereits etablierter Acts. Hier werden Trends gesetzt, Newcomer aufgebaut, erfolgreiche Künstler:innen bei ihrer kreativen Entfaltung unterstützt und deutsche sowie internationale Acts zu europäischen Topthemen gemacht. Als Label der Universal Music Domestic Division steht VERTIGO für eine Vielzahl an Künstler:innen aus dem Bereich Alternative und Deutschrap.

Du möchtest Teil unseres Teams werden? Dann werde unser neuer Assistant to VPs (all genders). Die Position ist ab sofort am Standort Berlin verfügbar. Es handelt sich um eine unbefristete Anstellung in Vollzeit.

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt als Assistant die zwei Vice Presidents und das gesamte Label Vertigo bei organisatorischen Themen
• Für die Vice Presidents übernimmst Du außerdem das Office Management – dazu zählen u.a.: Terminmanagement, Reiseplanung und –abrechnung, Erstellung von Präsentationen, Überwachung von Deadlines
• Du übernimmst die Einarbeitung und Betreuung von Werkstudent:innen und Praktikant:innen
• Du koordinierst die Reisen der VPs bspw. zu Videodrehs, Fotoshootings und Veranstaltungen wie Listeningsessions
• Als Schnittstelle nach In- und Extern versorgst Du alle relevanten Ansprechpartner:innen mit notwendigen Informationen, pflegst Kontakte zu Managements, Künstler:innen, Geschäftspartner:innen und übernimmst teilweise auch die Künstler:innenbetreuung
• Administrative Tätigkeiten, wie Rechnungserstellung und -bearbeitung, Masterorganisation und Masterversand, Archivierung der Master von Veröffentlichungen gehören ebenso in Deinen Aufgabenbereich

Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing / Medien / Kommunikation oder über eine kaufmännische Ausbildung
• Du konntest bereits erste Erfahrungen als Assistenz oder im Office Management sammeln
• Mit den MS-Office Programmen bist Du vertraut und hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten
• Du verfügst bereits über Erfahrungen im Umgang mit verschiedensten Persönlichkeiten
• Mit Deinen sehr guten Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch kommunizierst Du sicher in sympathischer Weise mit unseren Geschäftspartner:innen, Künstler:innen und Kolleg:innen
• Du begeisterst Dich für Musik aus den unterschiedlichsten Genres

Deine Persönlichkeit ist gefragt:

• Deine Arbeitsweise ist organisiert und strukturiert
• In der Ruhe liegt die Kraft – Kurze Timings, eigenständiges Arbeiten und Prioritätensetzung bringen Dich nicht aus der Fassung - auch in unvorhergesehenen Situationen behältst Du stets einen kühlen Kopf
• Du liebst die Themenvielfalt, häufige Ablaufänderungen und kannst mit kurzen Deadlines umgehen
• Du bist ein:e absolute:r Teamplayer:in und gewinnst aufgrund Deines integrativen, empathischen und kommunikativen Wesens schnell das Vertrauen der Kolleg:innen und Partner:innen
• Du besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Künstler:innen, Medienpartner:innen, Managements sowie Geschäftspartner:innen und behältst stets einen kühlen Kopf in unvorhergesehenen Situationen
• Diskretion und Loyalität stehen für Dich an oberster Stelle
• Proaktives, mitdenkendes und vorausschauendes Arbeiten zeichnen Dich aus

Unsere Werte, unser Kompass, unsere Kultur:

• Creativity – Home to Artists, Innovators and Entrepreneurs
• Connection – We are ONE team
• Passion – Music is our first love
• Responsibility – It’s up to us
• Diversity – Music is universal
• Factuition – Guided by head AND heart

Unsere Benefits - weil Du uns wichtig bist:

• Spüre die Musik! - Dank eines Konzertkartenbudgets, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie verschiedenen internen Veranstaltungen
• Gemeinsam für Musik! - Wir setzen auf persönlichen Austausch und kreative Zusammenarbeit vor Ort, deshalb verbringen wir unseren Arbeitsalltag den Großteil der Woche im Office - mit regelmäßigen Möglichkeiten, auch mobil zu arbeiten
• Zeit zum Durchatmen! - Du bist mehr als Dein Job - profitiere von 30 Urlaubstagen sowie zusätzlichen festgelegten Betriebsschließungstagen
• Sei mobil! - Bewege Dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job-Rad Leasing Angebot
• Wachse mit uns! - Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter
• Achte auf Dich! - Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coaching-Angebote

MUSIC IS UNIVERSAL!

Universal Music setzt sich als großes und weltweit tätiges Unternehmen für gelebte Vielfalt und gegen Diskriminierung ein. Wir möchten, dass die Vielfalt, die unsere Künstler:innen durch ihre Musik und Individualität verkörpern, auch in unseren Teams zum Ausdruck kommt. Wir verpflichten uns der Chancengleichheit und geben jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten - unabhängig von Alter, (sozialem) Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, körperlichen/geistigen Fähigkeiten oder sexueller Orientierung.

Solltest Du hinsichtlich einer Bewerbung unsicher sein, da Du bspw. nicht 100% der Anforderungen erfüllst, möchten wir Dich ermutigen, es dennoch zu versuchen!