Assistant to President (all genders) – Deutsche Grammophon GmbH

Universal Music Deutschland; Berlin; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Konzertkartenbudgets

Hybrides Arbeitsmodell

30 Urlaubstage

Vergünstigungen beim öffentlichen Nahverkehr

Weiterbildungsangebote

Beratungs- und Coaching-Angebote

Job summary

Ein führendes Musikunternehmen in Berlin sucht einen Assistant to President (all genders). Diese unbefristete Vollzeitstelle erfordert Organisationstalent, Erfahrung im Assistenzbereich sowie ein Interesse an Klassik und Jazz. Zu den Aufgaben gehören die Planung von Meetings, Erstellung von Präsentationen und internes Kommunikationsmanagement. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitsmodelle und zahlreiche Benefits für die Mitarbeiter. Bewerbungen sind online möglich.

Qualifications

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz oder in ähnlicher Position.
• Interesse an den Musikgenres Klassik und Jazz.
• Erfahrungen in der Musikbranche von Vorteil.

Responsibilities

• Organisation und Vorbereitung von Meetings.
• Recherchieren und Erstellen von Präsentationen.
• Veranstaltungen und Teamevents planen.

Skills

Proaktive Kommunikation

Organisationsfähigkeit

Krisenmanagement

Teamfähigkeit

Gute Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorstudium

Tools

MS Office

Job description

Assistant to President (all genders) – Deutsche Grammophon GmbH

Die Deutsche Grammophon ist seit über 100 Jahren eines der traditionsreichsten und bedeutendsten Musikunternehmen der Welt: Wir sind der Marktführer für klassische Musik. Zu unseren Künstler:innen zählen Stars wie Anne-Sophie Mutter, Daniel Barenboim, John Williams, Max Raabe, Max Richter, Rolando Villazón und Vikingur Olafsson sowie junge Stars und vielversprechende Newcomer wie Daniil Trifonov, Yuja Wang, Alice Sara Ott u.a. Weiterhin repräsentieren wir die herausragenden Künstler:innen und Kataloge der Labels Decca, Mercury Classics und ECM.

Du möchtest Teil unseres Teams werden? Dann werde unser neuer Assistant to President (all genders). Die Position ist ab sofort am Standort Berlin verfügbar. Es handelt sich um eine unbefristete Anstellung in Vollzeit.

Deine Aufgaben:

• In Deine Zuständigkeit fällt die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projektterminen - inklusive der Protokollerstellung und Terminnachverfolgung
• Du recherchierst projektrelevante Informationen, bereitest diese auf und erstellst Präsentationen sowie Reports
• Du planst, organisierst und führst Veranstaltungen und Teamevents durch (z. B. Die Tagung „Club of Classics“)
• In enger Abstimmung mit dem President verantwortest Du die interne Label-Kommunikation und begleitest den agilen Chance-Prozess
• Das Termin- und Reisemanagement sowie die Reisekostenabrechnung fallen ebenfalls in Deinen Aufgabenbereich
• Du übernimmst buchhaltungsvorbereitende Aufgaben (PO-Erstellung, Projektanlage, Rechnungsprüfung, Kontierung)
• Die Koordination der Beschaffung von Office Equipment, Tonträgern für Promotion‑Aktivitäten, Präsenten für Geburtstage unserer Künstler:innen übernimmst Du, genauso wie die Aktenablage
• Du betreust Künstler:innen und externe Gäste

Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und / oder ein Bachelorstudium
• Du konntest bereits einschlägige Erfahrung von mindestens 5 Jahren als Assistenz oder in ähnlicher Position sammeln
• Idealerweise bringst Du erste Erfahrungen aus der Musikbranche mit
• Du begeisterst Dich für die Musikgenres „Klassik“ und / oder „Jazz“ und verfügst idealerweise über gute Repertoirekenntnisse
• Mit den MS Office-Programmen bist Du sehr gut vertraut und Du hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten; die Erstellung von ansprechenden Präsentationen fällt Dir leicht
• Wir sind ein international agierendes Unternehmen - sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse - schriftlich und mündlich - setzen wir daher voraus

Deine Persönlichkeit ist gefragt:

• Du arbeitest proaktiv, vorausschauend und denkst mit, insbesondere Dank Deiner überzeugenden Kommunikation und Deiner Fähigkeit Zusammenhänge schnell zu erkennen und zu verstehen
• Durch Deine strukturierte und organisierte Arbeitsweise behältst Du stets den Überblick; auch wenn mehrere große und kleine Themen gleichzeitig Deine Aufmerksamkeit erfordern
• Bei sich schnell ändernden Rahmenbedingungen behältst Du stets einen kühlen Kopf; dies kommt durch Deine Stärken im Krisenmanagement und Deine Hands‑on‑Mentalität zum Ausdruck
• Du bist es gewohnt eigenständig und gleichzeitig auch als Teil eines Teams zu fungieren; dabei schaust Du stets über den Schischrand hinaus und stellst sicher, dass Du nicht nur für Deinen Vorgesetzten, sondern für das gesamte Team ein offenes Ohr hast
• Du kannst Dich sehr gut auf viele verschiedene Charaktere einstellen und besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Künstler:innen, Medienpartner:innen, Managements sowie Geschäftspartner:innen

Unsere Werte, unser Kompass, unsere Kultur:

Unsere Benefits - weil Du uns wichtig bist:

• Spüre die Musik! - Dank eines Konzertkartenbudgets, Streaming‑Gutscheinen, Rabatten auf Tonträger und Merchandise sowie verschiedenen internen Veranstaltungen
• Sei flexibel! - Durch unser hybrides Arbeitsmodell bist Du flexibel und findest stets Raum für kreative Kollaboration und Begegnungen
• Zeit zum Durchatmen! - Du bist mehr als Dein Job - profitiere von 30 Urlaubstagen sowie bis zu 10,5 weiteren freien Tagen im Jahr
• Sei mobil! - Bewege Dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job‑Rad Leasing Angebot
• Wachse mit uns! - Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter
• Achte auf Dich! - Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coaching‑Angebote

Wir freuen uns auf Deine Online‑Bewerbung über unser Bewerbungsformular! Bitte lade dort Deine aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als Dateien hoch und benenne in den Fragefeldern Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.

Universal Music setzt sich als großes und weltweit tätiges Unternehmen für gelebte Vielfalt und gegen Diskriminierung ein. Wir möchten, dass die Vielfalt, die unsere Künstler:innen durch ihre Musik und Individualität verkörpern, auch in unseren Teams zum Ausdruck kommt. Wir verpflichten uns der Chancengleichheit und geben jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten - unabhängig von Alter, (sozialem) Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, Beeinträchtigungen oder sexueller Orientierung.

Solltest Du hinsichtlich einer Bewerbung unsicher sein, wenn Du Beeinträchtigungen oder besondere Bedürfnisse hast oder Du bspw. nicht 100 % der Anforderungen erfüllst, möchten wir Dich ermutigen, es dennoch zu versuchen!