Administrative Assistant (m/w/d)

TKMS Group; Wedel; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Welcomeday/Onboarding

Tarifliche Vergütung

Homeoffice-Regelung

30 Tage Jahresurlaub

Jobticket-Zuschuss

Firmenfitness

Bikeleasing

Zusatzleistungen

Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

Job summary

TKMS ATLAS ELEKTRONIK sucht eine/n engagierte/n Mitarbeiter/in im Backoffice in Schleswig-Holstein. Sie koordinieren administrative Abläufe, betreuen die Korrespondenz und unterstützen Führungskräfte sowie nationale/internationale Kundinnen und Kunden.

Zu Ihren Aufgaben gehören Veranstaltungsorganisation, Reiseplanung, Bestell- und Rechnungsabwicklung sowie die Pflege von Arbeits- und Fehlzeiten im ERP-System. Attraktive Konditionen und Homeoffice-Regelung runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Backoffice.
• Hohes digitales Verständnis sowie sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen (z.B. MS Office, SAP).
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, inklusive Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen.
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz, inkl. Terminsteuerung.
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inkl. Gästebetreuung.
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen und Rechnungsprüfung.
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte und Koordination der Schnittstellen.

Skills

Organisationstalent

MS Office

SAP

Deutsch/Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung

Job description

TKMS ATLAS ELEKTRONIK ist ein Unternehmen der TKMS Gruppe. Seit Jahrzehnten unterstützen wir Marinen auf der ganzen Welt dabei, die Meere sicherer zu machen. Unseren Kunden bieten wir umfassende Lösungen in Sensorik und Elektronik. Vom Sonar über unbemannte Fahrzeuge und Minenabwehrsystemen bis hin zu Kommunikationsanlagen. Alles aus einer Hand. Bereit mit den Besten zu arbeiten? Werde Teil unseres Teams aus mehr als 9.700 Kolleginnen und Kollegen bei TKMS. Als wachsendes Marineunternehmen bieten wir zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen, diversen Hightechumfeld. Wir entwickeln Stärke.

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, einschließlich Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz, einschließlich der Steuerung von Terminen
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inklusive Gästebetreuung
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen, Dienstleistungsbeauftragungen und Rechnungsprüfung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte sowie Koordination der Schnittstellen zwischen Leitung, Führungskräften und nationalen wie internationalen Kund:innen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Mitarbeiter:in im Backoffice, als Assistent:in oder in einer anderen vergleichbaren Position
• Starke digitale Kompetenzen sowie sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen, z.B. MS Office und SAP
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit hoher Loyalität und Integrität
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe und eine lösungsorientierte Arbeitsweise, verbunden mit Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative

Für uns ist es selbstverständlich, optimale Rahmenbedingungen zu bieten. Dazu gehören unter anderem:

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung

Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander – das bieten wir seit über 185 Jahren!