Administration Manager (m/w/d)

Heppner; Frankfurt; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

GREAT PLACE TO WORK-Unternehmen

JobRad Leasing

Firmenfitness mit Hansefit

Edenred-Karte

Corporate Benefits Rabatte

Gleitzeit / Flexible Arbeitszeiten

Sprachlernplattform

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Heppner sucht am Standort Kornwestheim oder Frankfurt eine/n Administration Manager zur fachlichen Führung des Administrationsteams im Bereich Abrechnung und Rechnungsprüfung. Sie steuern reibungslose Abläufe in der Rechnungsstellung, entwickeln Prozesse und verbessern Transparenz.

Ihr Profil umfasst kaufmännische Ausbildung oder Studium, Führungserfahrung, starkes Zahlenverständnis, KPIs/Reporting sowie exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifications

• Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich, Finanzen, Controlling, Verwaltung oder Logistik.
• Erfahrung in operativem Umfeld (Logistik, Transport, Industrie) mit kaufmännischem Fokus.
• Erste Führungserfahrung und souveräner Kommunikationsstil.
• Gutes Zahlenverständnis und Erfahrung mit Controlling- und Buchhaltungsprozessen (Monatsabschluss).
• Analytische Fähigkeiten, KPIs und Reporting-Erfahrung.
• Sehr gute MS-Excel-Kenntnisse.
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Führung des Administrationsteams im Bereich Abrechnung und Rechnungsprüfung.
• Sorge für reibungslose Abläufe in Rechnungsstellung und Verbuchung von Lieferantenrechnungen.
• Entwicklung von Prozessen und Best Practices zur Steigerung von Qualität, Effizienz und Transparenz.
• Verantwortung für das zentrale Ladungsträgermanagement.
• Unterstützung des Monatsabschlusses in Abstimmung mit Controlling.
• Mithilfe bei Budgetplanung und Forecasts.
• Erstellung und Analyse von Reports zur Entscheidungsgrundlage für das Management.
• Zentrale Schnittstelle zur Buchhaltung, Controlling und internen Stakeholdern.
• Sicherstellung der Datenqualität in Systemen; enge Zusammenarbeit mit operativen Teams.
• Verantwortung für Zentraleinkauf und Ausschreibungen von Dienstleistern.

Skills

Führungserfahrung

Excel

Zahlenverständnis

Kommunikationsstärke

KPIs & Reporting

Monatsabschluss

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Job description

Heppner, ein Anbieter von Transport- und Logistiklösungen, ist ein unabhängiger Spezialist und Marktführer im internationalen Handel. Unsere starken und effizienten Landverkehrsnetze verbinden mehr als 40 europäische Länder und liefern innerhalb von 24/72 Stunden in die wichtigsten europäischen Städte. Mit einem Umsatz von 970 Millionen Euro im Jahr 2024, 100 Jahren unternehmerischer Erfahrung (gegründet 1925), mehr als 3800 Mitarbeitern, 10.000 Kunden, fast 80 Niederlassungen in Frankreich, 12 in Deutschland, eigenen Vertretungen in den Niederlanden, Spanien, Belgien, der Schweiz, Ungarn, Großbritannien, der Elfenbeinküste und dem Senegal.

Ab sofort suchen wir einen Administration Manager (m/w/d) für unseren Standort in Kornwestheim oder Frankfurt.

Deine exklusiven Vorteile bei Heppner

• Arbeiten, wo man sich wohlfühlt: Als zertifiziertes GREAT PLACE TO WORK-Unternehmen bieten wir ein Arbeitsumfeld, das von unseren Mitarbeitenden geschätzt und offiziell ausgezeichnet wurde.
• JobRad Leasing: Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihr Wunschfahrrad über unser attraktives Leasingprogramm zu beziehen.
• Firmenfitness mit Hansefit: Bleiben Sie fit und gesund mit exklusiven Fitnessangeboten über Hansefit.
• Edenred-Karte: Profitieren Sie von monatlicher steuerfreier Bezuschussung zur freien Verfügung!
• Mitarbeiterrabatte dank Corporate Benefits: Genießen Sie finanzielle Vorteile durch unsere Partnerschaften und exklusiven Rabatte.
• Gleitzeit / Flexible Arbeitszeiten: Gestalten Sie Ihren Arbeitstag flexibel nach Ihren Bedürfnissen.
• Zugang zur firmeninternen Sprachlernplattform: Verbessern Sie Ihre Sprachkenntnisse flexibel und effektiv mit unserer internen Lernlösung.
• Vermögenswirksame Leistungen: Investieren Sie in Ihre Zukunft und profitieren Sie von vermögenswirksamen Leistungen.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir bezuschussen Ihre betriebliche Altersvorsorge.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die fachliche Führung unseres Administrationsteams im Bereich Abrechnung und Rechnungsprüfung
• Du sorgst für reibungslose Abläufe in der Rechnungsstellung und der Verbuchung von Lieferantenrechnungen
• Du entwickelst Prozesse und Best Practices zur Steigerung von Qualität, Effizienz und Transparenz
• Du verantwortest das zentrale Ladungsträgermanagement
• Du unterstützt den Monatsabschluss in enger Abstimmung mit dem Controlling (z. B. Rückstellungen, Rechnungsprüfung)
• Du wirkst bei Budgetplanung und Forecasts mit
• In Zusammenarbeit mit dem Regionalcontrolling erstellst und analysierst du Reports und Kennzahlen und lieferst Entscheidungsgrundlagen für das Management
• Du bist zentrale Schnittstelle zur Buchhaltung und zum Controlling sowie Ansprechpartner für interne Stakeholder
• Du stellst die Datenqualität in den Systemen sicher und arbeitest eng mit den operativen Teams zusammen
• Du verantwortest den Zentraleinkauf und übernimmst die Dienstleisterausschreibungen

Dein Profil

• Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich, Finanzen, Controlling, Verwaltung oder Logistik
• Erfahrung in einem operativen Umfeld (z. B. Logistik, Transport, Industrie) mit kaufmännischem Fokus
• Erste Führungserfahrung und ein klarer, souveräner Kommunikationsstil
• Sehr gutes Zahlenverständnis und Erfahrung im Umgang mit Controlling- und Buchhaltungsprozessen (inkl. Monatsabschluss)
• Starke analytische Fähigkeiten sowie Erfahrung mit KPIs und Reporting
• Sehr gute MS-Excel-Kenntnisse
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert
• Du bringst eine hohe Qualitätsorientierung, Organisationstalent und Umsetzungsstärke mit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse