Administration Assistant (m/w/d)

FEPS GmbH; Martinsried; Hybrid; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Zusatzversicherung

Homeoffice-Option

Job summary

FEPS GmbH in München sucht eine erfahrene Admin Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Head of Administration. Sie bearbeiten E-Mails, koordinieren Termine, verwalten Dokumente und pflegen Datenbanken.

Sie arbeiten mit MS Office, SharePoint und Outlook, verfügen über Deutschkenntnisse C2 und gute Englischkenntnisse, und profitieren von flexiblen Arbeitsmodellen inkl. Homeoffice sowie einer unbefristeten Festanstellung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Werkstudenten möglich.
• Erfahrung mit E-Mail-Management, Terminplanung und Datenmanagement.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere SharePoint, Excel und Outlook.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse.
• Freundliches Auftreten, Zuverlässigkeit, Organisationstalent.
• Bereitschaft zur behördlichen Sicherheitsüberprüfung (SÜG).

Responsibilities

• Organisation, Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails und Post
• Planung und Koordination von Meetings innerhalb des Projektteams oder mit externen Unternehmen
• Dokumenten- und Datenmanagement, Pflege von Datenbanken, Erstellung von Protokollen, Berichten und Präsentationen
• Kommunikation mit externen Dienstleistern zur Koordination und Überwachung der Leistungen
• Unterstützung der Vorgesetzten bei weiteren administrativen Tätigkeiten

Skills

Email-Management

Terminplanung

Datenmanagement

SharePoint

Excel

Outlook

Deutschkenntnisse C2

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

SharePoint

Excel

Outlook

Job description

Die FEPS GmbH ist ein dynamisch wachsendes, innovatives Unternehmen, das auf schlüsselfertige Modul- und Systembauweise in Holzrahmen-Technologie spezialisiert ist. Als Generalunternehmer verantworten wir den gesamten Zyklus von der integrierten BIM-Planung und der hochautomatisierten industriellen Fertigung in unseren modernen europäischen Partnerwerken bis hin zur schlüsselfertigen Montage, Errichtung und Inbetriebnahme vor Ort.

Für die Unterstützung und Entlastung unserer Head of Administration suchen wir eine organisierte Persönlichkeit als Admin Assistant (m/w/d).

Auf einen Blick:

• Umfang & Regionalvolumen: Unterstützung und Entlastung unserer Head of Administration bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben.
• Standort: Dienstsitz in unserem Headquarter in München.
• Vergütung & Benefits: Brutto-Jahresgehalt von ca. 30.000-40.000€ p.a. (je nach Qualifikation), sowie modernste IT-Ausstattung.
• Anstellungsart & Einstieg: Unbefristete Festanstellung in Vollzeit, Teilzeit oder als Werkstudent möglich. | Einstieg ab sofort oder nach Absprache.
  

Aufgaben

• Organisation, Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails und Post
• Planung und Koordination von Meetings innerhalb des Projektteams oder mit externen Unternehmen
• Dokumenten- und Datenmanagement, dazu gehören das Pflegen von Datenbanken, die Erstellung von Protokollen, Berichten und Präsentationen
• Kommunikation mit unseren externen Dienstleistern zur Koordination und Überwachung der Leistungen
• Unterstützung der Vorgesetzten bei weiteren administrativen Tätigkeiten
  

Profil

• Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum Beispiel als Bürokauffrau von Vorteil. Die Stelle ist auch offen für Werkstudenten.
• Berufserfahrung: Erfahrung mit Emailmanagement, Terminplanung und Datenmanagement.
• Software: Sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen insbesondere SharePoint, Excel und Outlook zwingend erforderlich.
• Sprachkompetenz: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (Niveau C2) zwingend erforderlich; gute Englischkenntnisse notwendig.
• Soft Skills: Sie haben ein freundliches und professionelles Auftreten und eine klare Ausdrucksweise. Sie erkennen Aufgaben selbstständig und handeln lösungsorientiert. Eine hohe Zuverlässigkeit, Detailgenauigkeit und ein gutes Zeitmanagement zeichnen Sie aus.
• Sicherheitsprüfung: Bereitschaft und Eignung zur Durchführung einer behördlichen Sicherheitsüberprüfung (SÜG) für Arbeiten in sicherheitsrelevanten Liegenschaften.
  

Wir bieten

• Attraktive Vergütung: Ein solides Brutto-Jahresgehalt von ca. 30.000€ - 40.000€ p.a.
• Flexibles Arbeiten: Moderne mobile Arbeitsausstattung und Homeoffice-Option.
• Stabilität & Perspektive: Unbefristete Festanstellung in einem zukunftssicheren, stark wachsenden Markt mit kontinuierlichen Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Herausforderndes Großprojekt: Aktive Mitwirkung an einem der größten Modulbau-Projekte Deutschlands mit direkter Verantwortung für die sichtbaren Ergebnisse auf den Baustellen.
• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Zusatzversicherung: Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit erhalten Sie eine betriebliche Krankenzusatzversicherung.
  

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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