Representante de Servicio al Cliente

Arthrex LATAM; Bogotá; Presencial; COP 60.000.000 - 90.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Arthrex LATAM en Colombia busca un profesional de servicios al cliente para apoyar a áreas comerciales, hospitales y médicos. Recibe solicitudes por teléfono o correo, gestiona autorizaciones y programa cirugías para su correcto despacho.

Entre sus funciones está asegurar que las órdenes contengan el material solicitado, obtener documentos de facturación y mantener actualizados los reportes de cirugía para cobros y cierres mensuales.

Formación

• Experiencia en servicio a cliente y administración de pedidos.
• Conocimiento de procesos de facturación y logística.
• Deseable experiencia en industria farmacéutica o de dispositivos médicos.

Responsabilidades

• Atender a clientes internos (área Comercial) y externos (hospitales, médicos, aseguradoras, EPS, IPS, planes de salud y distribuidores).
• Recibir información de cirugías y gestionar autorizaciones de pagadores.
• Programar cirugías en el sistema y pasar información al operador logístico.
• Asegurar que las órdenes contengan el material solicitado y avisar de backorders.
• Gestionar documentos para facturar cirugías dentro de una semana post-procedimiento.
• Entregar documentación a cobranza para cobro en tiempo y forma.
• Monitorear consignas y órdenes abiertas, y emitir facturas y cierre de facturación electrónica.

Educación

Profesional en áreas de la salud, Instrumentadora quirúrgicas/Enfermera áreas afines.

Descripción del empleo

Objetivo principal:

Desempeña un papel clave en atender y satisfacer a clientes internos (área Comercial) y clientes externos (hospitales, médicos, aseguradoras, EPS, IPS, planes de salud complementarios y prepagadas, distribuidores y pacientes). Recibe la información de las cirugías solicitadas vía telefónica o correo electrónico, obtiene los números de autorización de las cirugías por parte de las fuentes pagadoras, programa las cirugías en el sistema y pasa la información al Operador Logístico de manera inmediata, asegurando que se cubran adecuadamente las necesidades de los clientes.

Deberes y responsabilidades principales:

• Asegura que las órdenes de venta contengan el material solicitado por el área comercial y avisar de backorders de forma inmediata.
• Obtener las autorizaciones necesarias para que los productos e instrumentales requeridos en cirugías sean enviados en tiempo y forma por el Operador Logístico.
• Obtener documentación (reporte de cirugía, número de autorización y orden de compra) para facturar cirugías realizadas en un plazo menor a 1 semana posterior a la realización de la cirugía.
• Entrega a Finanzas (Cobranza) documentos correctos y con información completa para cobro en tiempo y forma.
• Asegura que el consumo semanal de consigna de los hospitales a su cargo sea facturado dentro de las 48 horas siguientes al conteo y que las diferencias se aclaren de forma inmediata.
• Da información y orientación a pacientes que lo soliciten. Capturar en el sistema las órdenes de compra directas de distribuidores y hospitales y turnarlas al Operador Logístico para su surtimiento y despacho.
• Es responsable de la administración de los hospitales y representantes asignados:
  • Recepción de solicitudes de programación de cirugía
  • Creación de órdenes de venta para consumible e instrumental
  • Confirmación cirugías
  • Control de documentos de las mismas órdenes
  • Obtención de reportes de cirugía
  • Órdenes de compra/números de autorización de las fuentes pagadoras.
  • Aclaración de discrepancias con Ventas y clientes finales.
• Monitorea consignas de hospitales asignados
• Monitorea remisiones/órdenes abiertas
• Entrega información a ventas de remisiones abiertas para seguimiento o aclaración
• Entrega facturas y documentación completa relacionada con cada factura a cobranza.
• Genera el cierre y conciliación mensual de la facturación electrónica.

Descripción del puesto:

Objetivo principal:

Desempeña un papel clave en atender y satisfacer a clientes internos (área Comercial) y clientes externos (hospitales, médicos, aseguradoras, EPS, IPS, planes de salud complementarios y prepagadas, distribuidores y pacientes). Recibe la información de las cirugías solicitadas vía telefónica o correo electrónico, obtiene los números de autorización de las cirugías por parte de las fuentes pagadoras, programa las cirugías en el sistema y pasa la información al Operador Logístico de manera inmediata, asegurando que se cubran adecuadamente las necesidades de los clientes.

Deberes y responsabilidades principales:

• Asegura que las órdenes de venta contengan el material solicitado por el área comercial y avisar de backorders de forma inmediata.
• Obtener las autorizaciones necesarias para que los productos e instrumentales requeridos en cirugías sean enviados en tiempo y forma por el Operador Logístico.
• Obtener documentación (reporte de cirugía, número de autorización y orden de compra) para facturar cirugías realizadas en un plazo menor a 1 semana posterior a la realización de la cirugía.
• Entrega a Finanzas (Cobranza) documentos correctos y con información completa para cobro en tiempo y forma.
• Asegura que el consumo semanal de consigna de los hospitales a su cargo sea facturado dentro de las 48 horas siguientes al conteo y que las diferencias se aclaren de forma inmediata.
• Da información y orientación a pacientes que lo soliciten. Capturar en el sistema las órdenes de compra directas de distribuidores y hospitales y turnarlas al Operador Logístico para su surtimiento y despacho.
• Es responsable de la administración de los hospitales y representantes asignados:
  • Recepción de solicitudes de programación de cirugía
  • Creación de órdenes de venta para consumible e instrumental
  • Confirmación cirugías
  • Control de documentos de las mismas órdenes
  • Obtención de reportes de cirugía
  • Órdenes de compra/números de autorización de las fuentes pagadoras.
  • Aclaración de discrepancias con Ventas y clientes finales.
• Monitorea consignas de hospitales asignados
• Monitorea remisiones/órdenes abiertas
• Entrega información a ventas de remisiones abiertas para seguimiento o aclaración
• Emitir la factura.
• Entrega facturas y documentación completa relacionada con cada factura a cobranza.
• Genera el cierre y conciliación mensual de la facturación electrónica.

Descripción del perfil:

Nivel de educación

• Profesional en áreas de la salud, Instrumentadora quirúrgicas/Enfermera áreas afines.

Experiencia

• 3 años de experiencia relevante en servicio a cliente, administración y atención directa a clientes internos y externos.
• Experiencia previa en industria farmacéutica o de dispositivos médicos (deseable).