Representante de Servicio al Cliente

Arthrex; Bogotá; Presencial; COP 36.000.000 - 48.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Arthrex, Inc. es una empresa global de dispositivos médicos y líder en desarrollo de nuevos productos y educación médica.

Se desempeña como organización enfocada en apoyar a cirujanos y mejorar resultados de pacientes en Colombia, con servicios para hospitales, médicos, aseguradoras y distribuidores. La función descrita implica atender a clientes internos (área Comercial) y externos y coordinar autorizaciones, órdenes de venta y facturación con el Operador Logístico para asegurar entregas

Responsabilidades

• Asegura que las órdenes de venta contengan el material solicitado por el área comercial y avisar de backorders de forma inmediata.
• Obtener las autorizaciones necesarias para que los productos e instrumentales sean enviados a tiempo por el Operador Logístico.
• Obtener documentación para facturar cirugías dentro de una semana posterior a la cirugía.
• Entrega a Finanzas documentos completos para cobro oportuno.
• Captura en el sistema órdenes de compra de distribuidores y hospitales y coordina con el Operador Logístico.
• Administración de hospitales y representantes: programación de cirugías, creación de órdenes, confirmación, control de documentos, obtención de reportes y números de autorización.
• Emitir la factura y entregar la documentación correspondiente a cobranza.
• Generar cierre y conciliación mensual de facturación electrónica.

Descripción del empleo

Arthrex, Inc. es una empresa global de dispositivos médicos y líder en desarrollo de nuevos productos y educación médica. Somos una empresa privada que se esfuerza por cumplir nuestra misión corporativa de ayudar a los cirujanos a tratar mejor a sus pacientes. Estamos comprometidos a brindar una calidad inigualable a los profesionales de la salud que usan nuestros productos y, en última instancia, a los millones de pacientes cuyas vidas impactamos.

Objetivo principal:

Desempeña un papel clave en atender y satisfacer a clientes internos (área Comercial) y clientes externos (hospitales, médicos, aseguradoras, EPS, IPS, planes de salud complementarios y prepagadas, distribuidores y pacientes). Recibe la información de las cirugías solicitadas vía telefónica o correo electrónico, obtiene los números de autorización de las cirugías por parte de las fuentes pagadoras, programa las cirugías en el sistema y pasa la información al Operador Logístico de manera inmediata, asegurando que se cubran adecuadamente las necesidades de los clientes.

Deberes y Responsabilidades Principales

• Asegura que las órdenes de venta contengan el material solicitado por el área comercial y avisar de backorders de forma inmediata.
• Obtener las autorizaciones necesarias para que los productos e instrumentales requeridos en cirugías sean enviados en tiempo y forma por el Operador Logístico.
• Obtener documentación (reporte de cirugía, número de autorización y orden de compra) para facturar cirugías realizadas en un plazo menor a 1 semana posterior a la realización de la cirugía.
• Entrega a Finanzas (Cobranza) documentos correctos y con información completa para cobro en tiempo y forma.
• Asegura que el consumo semanal de consigna de los hospitales a su cargo sea facturado dentro de las 48 horas siguientes al conteo y que las diferencias se aclaren de forma inmediata.
• Da información y orientación a pacientes que lo soliciten. Capturar en el sistema las órdenes de compra directas de distribuidores y hospitales y turnarlas al Operador Logístico para su surtimiento y despacho.
• Es responsable de la administración de los hospitales y representantes asignados:
• Recepción de solicitudes de programación de cirugía
• Creación de órdenes de venta para consumible e instrumental
• Confirmación cirugías
• Control de documentos de las mismas órdenes
• Obtención de reportes de cirugía
• Órdenes de compra/números de autorización de las fuentes pagadoras.
• Aclaración de discrepancias con Ventas y clientes finales.
• Monitorea consignas de hospitales asignados
• Monitorea remisiones/órdenes abiertas
• Entrega información a ventas de remisiones abiertas para seguimiento o aclaración
• Emitir la factura.
• Entrega facturas y documentación completa relacionada con cada factura a cobranza.
• Genera el cierre y conciliación mensual de la facturación electrónica.

Estamos comprometidos en tratar a todos los y las solicitantes de manera justa y no discriminamos por motivos de raza, nacionalidad, edad, sexo, características físicas, origen social, discapacidad, afiliación sindical, religión, estado civil, embarazo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género o cualquier criterio ilegal según corresponda a ley.