Ops Admin Assistant III

UPS Supply Chain Solutions; Bogotá; On-site; COP 60,000,000 - 90,000,000; Full time

Job summary

UPS Supply Chain Solutions, Inc. busca un analista de operaciones en Bogotá para realizar seguimiento de KPI, elaboración de informes y comunicación con clientes. La función implica monitorear indicadores de servicio, analizar volúmenes y coordinar recursos para garantizar continuidad y eficiencia operativa.

Se requiere experiencia en informes de desempeño, manejo de inventarios y gestión de incidencias. Se valoran habilidades de CAPA, calidad y capacitación, con enfoque en cumplimiento de SLA.

Qualifications

• Experiencia en análisis de desempeño operativo y generación de informes para clientes.
• Capacidad para comunicar hallazgos y proponer mejoras operativas.
• Enfoque en calidad, inventarios y cumplimiento de SLA.
• Conocimiento de CAPA y gestión de incidencias en logística.

Responsibilities

• Realizar seguimiento y control de KPI acordados con clientes y asegurar cumplimiento de SLAs.
• Elaborar, analizar y presentar informes de desempeño operativo (CX, calidad, inventarios, transporte, productividad).
• Mantener comunicación efectiva con clientes ante requerimientos y novedades operativas.
• Monitorear indicadores de servicio (DTS, OTS, OTD, exactitud de inventarios).
• Analizar volúmenes y tendencias de demanda; coordinar recursos para continuidad del servicio.
• Validar y suministrar información para facturación de servicios contratados.
• Mantener inventarios cíclicos y definir acciones correctivas cuando aplique.
• Liderar gestión de reclamos, desviaciones e incidencias; registrar, investigar y cerrar a tiempo.
• Gestionar planes CAPA y su cierre ante desviaciones, auditorías o reclamos.
• Asegurar requisitos de calidad y entrenamiento, con controles documentales.

Skills

Seguimiento de KPIs

Elaboración de informes

Presentación de desempeño

Comunicación efectiva

Monitoreo de indicadores

Análisis de volúmenes y demanda

Validación de información para factura

Gestión de inventarios cíclicos

Gestión de reclamos e incidencias

Acciones CAPA (Correctivas y PreventIV

Calidad y entrenamiento

Coordinación de recepción de pedidos

Optimización de slotting

Job description

Bogota, Capital District, RAP (Especial) Central, Colombia

• Realizar el seguimiento y control de los indicadores de gestión (KPI) acordados con los clientes asignados, garantizando el cumplimiento de los niveles de servicio establecidos contractualmente.
• Elaborar, analizar y presentar informes de desempeño operativo , incluyendo indicadores de Customer Experience, Calidad, Inventarios, Transporte y Productividad, tanto para clientes como para la gestión interna de la compañía.
• Mantener una comunicación efectiva y oportuna con los clientes , atendiendo requerimientos, consultas, novedades operativas y oportunidades de mejora, actuando como enlace entre el cliente y las áreas operativas.
• Monitorear el cumplimiento de los indicadores de servicio , incluyendo DTS (Dock to Stock), OTS (On Time Shipment), OTD (On Time Delivered), exactitud de inventarios y demás KPI definidos para cada cuenta.
• Analizar los volúmenes operativos y tendencias de la demanda , coordinando con las áreas operativas la asignación de recursos necesarios para garantizar la continuidad y eficiencia del servicio.
• Validar y suministrar oportunamente la información requerida para la facturación , asegurando la correcta liquidación de los servicios de almacenamiento, transporte y demás servicios contratados por los clientes asignados.
• Garantizar la ejecución y cumplimiento del programa de inventarios cíclicos , realizando seguimiento a la exactitud de inventarios, análisis de diferencias y definición de acciones correctivas cuando aplique.
• Liderar la gestión de reclamos, desviaciones e incidencias , asegurando su registro, investigación, análisis de causa raíz, seguimiento y cierre dentro de los tiempos establecidos por la compañía y el cliente.
• Gestionar y hacer seguimiento a los planes CAPA (Corrective and Preventive Actions), garantizando el cierre oportuno de investigaciones, acciones correctivas y preventivas derivadas de desviaciones, auditorías o reclamos.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad y entrenamiento , realizando seguimiento a la ejecución oportuna de capacitaciones, controles documentales y planes de mejora asociados a la operación.
• Coordinar y supervisar la recepción de pedidos, solicitudes de servicio y entregas de mercancía , velando por el cumplimiento de los procedimientos operativos y los acuerdos de nivel de servicio establecidos.
• Implementar y mantener estrategias mensuales de slotting , optimizando la ubicación de productos, la utilización del espacio de almacenamiento, los tiempos de alistamiento y la productividad general de la operación, promoviendo iniciativas de mejora continua.

Est. revenue $1B-1T annual range