Ops Admin Assistant III

United Parcel Service, Inc.; Bogotá; On-site; COP 6,000,000 - 11,000,000; Full time

Job summary

UPS en Bogotá busca un coordinador de operaciones para realizar seguimiento de indicadores (KPI) acordados con clientes y garantizar el cumplimiento de los niveles de servicio contractualmente.

Entre sus tareas está elaborar informes de desempeño operativo sobre Customer Experience, Calidad, Inventarios, Transporte y Productividad, y mantener comunicación efectiva con clientes para atender requerimientos y mejoras.

Responsibilities

• Realizar seguimiento y control de los indicadores de gestión (KPI) acordados con los clientes asignados, garantizando el cumplimiento de los niveles de servicio contractualmente.
• Elaborar, analizar y presentar informes de desempeño operativo, incluyendo indicadores de Customer Experience, Calidad, Inventarios, Transporte y Productividad.
• Mantener comunicación efectiva y oportuna con los clientes, atendiendo requerimientos, consultas y novedades operativas.
• Monitorear el cumplimiento de indicadores de servicio (DTS, OTS, OTD) y exactitud de inventarios.
• Analizar volúmenes operativos y tendencias de demanda, coordinando con áreas operativas la asignación de recursos.
• Validar y suministrar información para la facturación de servicios de almacenamiento y transporte.
• Garantizar la ejecución del programa de inventarios cíclicos y acciones correctivas cuando aplique.
• Liderar la gestión de reclamos, desviaciones e incidencias, asegurando su registro, investigación y cierre en los tiempos establecidos.
• Gestionar planes CAPA y cierre de investigaciones, acciones correctivas y preventivas derivadas de desviaciones o reclamos.
• Asegurar el cumplimiento de requisitos de calidad y entrenamiento, realizando seguimiento a la ejecución de capacitaciones y controles documentales.
• Coordinar y supervisar la recepción de pedidos, solicitudes de servicio y entregas de mercancía, velando por el cumplimiento de los procedimientos y SLA.
• Implementar y mantener estrategias mensuales de slotting, optimizando la ubicación de productos y la productividad de la operación.

Job description

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Job Description:

• Realizar el seguimiento y control de los indicadores de gestión (KPI) acordados con los clientes asignados , garantizando el cumplimiento de los niveles de servicio establecidos contractualmente.
• Elaborar, analizar y presentar informes de desempeño operativo , incluyendo indicadores de Customer Experience, Calidad, Inventarios, Transporte y Productividad, tanto para clientes como para la gestión interna de la compañía.
• Mantener una comunicación efectiva y oportuna con los clientes , atendiendo requerimientos, consultas, novedades operativas y oportunidades de mejora, actuando como enlace entre el cliente y las áreas operativas.
• Monitorear el cumplimiento de los indicadores de servicio , incluyendo DTS (Dock to Stock), OTS (On Time Shipment), OTD (On Time Delivered), exactitud de inventarios y demás KPI definidos para cada cuenta.
• Analizar los volúmenes operativos y tendencias de la demanda , coordinando con las áreas operativas la asignación de recursos necesarios para garantizar la continuidad y eficiencia del servicio.
• Validar y suministrar oportunamente la información requerida para la facturación , asegurando la correcta liquidación de los servicios de almacenamiento, transporte y demás servicios contratados por los clientes asignados.
• Garantizar la ejecución y cumplimiento del programa de inventarios cíclicos , realizando seguimiento a la exactitud de inventarios, análisis de diferencias y definición de acciones correctivas cuando aplique.
• Liderar la gestión de reclamos, desviaciones e incidencias , asegurando su registro, investigación, análisis de causa raíz, seguimiento y cierre dentro de los tiempos establecidos por la compañía y el cliente.
• Gestionar y hacer seguimiento a los planes CAPA (Corrective and Preventive Actions) , garantizando el cierre oportuno de investigaciones, acciones correctivas y preventivas derivadas de desviaciones, auditorías o reclamos.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad y entrenamiento , realizando seguimiento a la ejecución oportuna de capacitaciones, controles documentales y planes de mejora asociados a la operación.
• Coordinar y supervisar la recepción de pedidos, solicitudes de servicio y entregas de mercancía , velando por el cumplimiento de los procedimientos operativos y los acuerdos de nivel de servicio establecidos.
• Implementar y mantener estrategias mensuales de slotting , optimizando la ubicación de productos, la utilización del espacio de almacenamiento, los tiempos de alistamiento y la productividad general de la operación, prometiendo iniciativas de mejora continua.

Employee Type:

Permanent

UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.