Especialista de Operaciones Administrativas

ScotiaGBS Colombia del grupo Scotiabank; Bogotá; On-site; COP 40,000,000 - 60,000,000; Full time

Job summary

ScotiaGBS Colombia busca un/a Especialista de Operaciones Administrativas para supervisar procesos administrativos, control de gastos y gestión de proveedores en la Dirección de Tecnología y Operaciones. Se requieren 3–5 años en áreas de operaciones financieras y servicio al cliente, con manejo de Excel, Power BI y SQL.

Las tareas incluyen gestionar logística, compras, presupuestos y reportes, optimizar costos y garantizar entregas puntuales a nivel local e internacional, con enfoque analítico y

Qualifications

• Formación universitaria en administración o ingenierías afines.
• Experiencia de 3–5 años en sector financiero, en procesos de soporte administrativo, financieros y/o en operaciones.
• Conocimientos en gestión administrativa, gestión de procesos, gestión financiera, análisis de datos y construcción de reportes.
• Manejo de herramientas de ofimática (Excel, bases de datos, Power BI, SQL).

Responsibilities

• Administrar y monitorear la gestión de riesgo con terceros de contratos y relaciones de servicio y proveedores.
• Gestionar servicios de logística y transporte.
• Coordinar entrega de documentos y mercancía a nivel local, nacional e internacional.
• Gestionar suministros de papelería y control de inventarios.
• Coordinar implementación de servicios de telefonía móvil para empresas.
• Gestionar fondos destinados a gastos menores y asegurar cumplimiento de políticas.
• Monitorear presupuesto de Tecnología y Operaciones, elaborar presupuestos y reports.
• Solicitar órdenes de compra a Compras para contratos gestionados.
• Generar informes de control de gastos y ejecución de contratos.
• Controlar la facturación de proveedores y resolver discrepancias.
• Analizar costos operativos y proponer mejoras para reducir gastos.
• Medir satisfacción de clientes y proponer mejoras en el servicio.
• Evaluar procesos a cargo e implementar soluciones basadas en datos.
• Gestionar diligencias administrativas y logística de eventos e invitados.
• Formalizar y mantener documentación de procesos.
• Soportar auditorías y evaluaciones de servicio.

Skills

Negociación

Servicio al cliente

Trabajo en equipo

Análisis de datos

Gestión de proveedores

Comunicación

Organización

Education

Administración de Empresas

Ingeniería Industrial

Ingeniería de Procesos

Tools

Excel

Power BI

SQL

Job description

En ScotiaGBS queremos que seas parte de un equipo que está en constante crecimiento personal y profesional. Por esta razón, estamos buscando a nuestro/a nuevo/a Especialista de Operaciones Administrativas | Corporate Services Specialist.

• Administrar, controlar y monitorear la gestión de riesgo con terceras partes de todos los contratos y relaciones de servicio y proveedores de la Dirección de Tecnología y Operaciones.
• Administrar y gestionar los servicios asociados a Logistica y Transporte.
• Coordinar y supervisar la entrega eficiente de documentos y mercancía a nivel local, nacional e internacional. Incluye la planificación de rutas de entrega, la gestión de equipos de mensajeros u operadores logísticos, y la garantía de que todas las entregas se realicen de manera puntual y segura.
• Administrar y organizar los suministros de papelería y elementos de oficina para las diferentes unidades de servicio y procesos de soporte. Comprende la compra y reposición de artículos de papelería, el control de inventarios, y la coordinación con proveedores.
• Gestionar y Coordinar la implementación de servicios de telefonía móvil para empresas. Incluye la configuración y activación de nuevas líneas móviles, la gestión de contratos y planes corporativos con proveedores de servicios, y la resolución de problemas técnicos relacionados con la activación y uso de las líneas.
• Gestionar y supervisar el uso de fondos destinados a cubrir gastos menores dentro de la empresa. Incluye la creación y mantenimiento de registros detallados de todas las transacciones realizadas, la reposición de fondos cuando sea necesario, y la garantía de que todos los gastos se ajusten a las políticas y procedimientos establecidos.
• Gestionar y monitorear el presupuesto de Dirección de Tecnología y Operaciones, para asegurar un uso eficiente de los recursos financieros. Sus responsabilidades incluyen la elaboración y seguimiento de presupuestos, provisiones y forecast, la revisión de gastos y la preparación de informes.
• Solicitar al Proceso de Compras las Órdenes de Compra asociadas a cada uno de los contratos administrados por la Dirección de Tecnología y Operaciones,, cumpliendo con las políticas y procedimientos establecidos.
• Generar informes de control de gastos y ejecución de los contratos que administra la Dirección de Tecnología y Operaciones, para dar visibilidad a los diferentes líderes de procesos y/o Unidades de Servicio.
• Controlar la facturación recibida de los proveedores asociados a servicios de la Dirección de Tecnología y Operaciones. Comprende la verificación y registro de facturas, la coordinación con Contabilidad y Cuenta por Pagar para asegurar pagos puntuales, la resolución de discrepancias en las facturas y evitar provisiones.
• Analizar exhaustivamente los costos operativos, la eliminación de gastos innecesarios, y la optimización de procesos para reducir costos sin comprometer la calidad de los productos o servicios asociados a la Dirección de Tecnología y Operaciones.
• Medir y analizar la percepción de los clientes sobre los servicios ofrecidos por la Dirección de Tecnología y Operaciones. Incluye el diseño y ejecución de encuestas de satisfacción, Focus groups, la recolección y análisis de datos sobre la calidad del servicio, y la identificación de áreas de mejora. Implementa estrategias para mejorar la calidad del servicio y aumentar la satisfacción del cliente.
• Evaluar continuamente los procesos a cargo, la identificación de mejoras y la implementación de soluciones basadas en datos para aumentar la eficiencia y reducir costos.
• Gestionar todas las debidas diligencias administrativas requeridas por la Dirección de Tecnología y Operaciones, así mismo toda la logística de eventos e invitados del área.
• Formalizar y mantener actualizada la documentación de los procesos a su cargo.
• Soportar a la Dirección de Tecnología y Operaciones durante las evaluaciones de auditoría que sean programadas.
• Efectuar la evaluación periódica del servicio prestado por los proveedores gestionados por la Dirección de Tecnología y Operaciones
• Oportunidades de crecimiento.
• Un entorno diverso, dinámico y multicultural.
• Beneficios para tu bienestar financiero y emocional.
• Salario competitivo.
• Profesional en carreras administrativas como Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Procesos o carreras afines.
• De 3 a 5 años, preferiblemente en el sector financiero, en procesos de soporte administrativo, financieros y/o en operaciones, con responsabilidades de gestión y alto grado de servicio al cliente.
• Conocimientos específicos en gestión administrativa, gestión de procesos, gestión financiera, análisis de datos y construcción de reportes. Manejo de herramientas de ofimática (Excel, bases de datos, Power BI, SQL)
• Habilidades de negociación, orientación al servicio, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión, alto grado de análisis, manejo de proveedores, comunicación efectiva y asertiva, proactividad y organización.

Si estás buscando una oportunidad para continuar desarrollando tu carrera, formar parte de un gran equipo y contribuir a nuestro éxito, te invitamos a postularte a la posición de Especialista de Operaciones Administrativos.

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