Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas

DNA MUSIC; Bogotá ciudad; On-site; COP 27,900,000 - 32,364,000; Full time

Job summary

DNA MUSIC busca un/a Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas para asegurar una experiencia administrativa del estudiante ordenada y trazable, desde matrícula hasta cierre de casos.

Liderará la operación de Registro y Control, Atención al Estudiante y la plataforma interna de gestión académica, garantizando que las políticas se ejecuten con información confiable y sin fricciones para el alumnado.

Qualifications

• Experiencia 4–7 años en roles operativos o de servicio.
• Mínimo 2 años coordinando equipos operativos o de servicio.
• Experiencia gestionando operaciones con alto volumen de casos y fechas críticas.
• Experiencia en servicio al cliente, experiencia de usuario, operaciones y back office.
• Experiencia implementando o mejorando CRM/ERP y herramientas de tickets.
• Manejo avanzado de Excel o Google Sheets.

Responsibilities

• Liderar la operación de Registro y Control: matrículas, retiros, reingresos y documentación.
• Gestionar la plataforma de gestión académica, calidad de datos y soporte a incidencias.
• Coordinar inicios de ciclo: validación de estudiantes, horarios y comunicaciones.
• Garantizar respuestas y rutas claras para cada caso de estudiante.
• Diseñar y monitorear procesos, SLAs e indicadores operativos.
• Construir bases de datos confiables para renovación, retención y recuperación.

Skills

Excel

Google Sheets

CRM

ERP

Data management

Education

Profesional en Administración de Empresas

Tools

CRM

ERP

Ticketing systems

Job description

Estamos buscando un/a Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas que asegure que la experiencia administrativa del estudiante funcione de manera ordenada, trazable y oportuna, desde su matrícula e inicio de ciclo hasta la gestión de solicitudes, novedades y cierre de casos. Este cargo será responsable de liderar la operación de Registro y Control, Atención al Estudiante y la plataforma interna de gestión académica. No tendrá a su cargo la definición de pensums, contenidos ni criterios pedagógicos; su reto será garantizar que las políticas y decisiones académicas se ejecuten correctamente, con información confiable y sin fricciones para el estudiante.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

• Liderar la operación de Registro y Control: matrículas, retiros, reingresos, congelamientos, novedades, documentación y trazabilidad.
• Ser responsable funcional y operativo de la plataforma de gestión académica, asegurando su correcta adopción, calidad de datos, atención de incidencias y priorización de mejoras.
• Coordinar los inicios de ciclo, incluyendo validación de estudiantes, asignaciones, horarios, grupos, comunicaciones, alertas y seguimiento de excepciones.
• Garantizar que ningún estudiante quede sin respuesta, asignación o una ruta clara de solución.
• Liderar la atención administrativa al estudiante, controlando solicitudes, tickets, tiempos de respuesta, casos críticos y cierres efectivos.
• Diseñar y hacer seguimiento a procesos, controles, acuerdos de nivel de servicio, tableros e indicadores operativos.
• Construir y mantener bases confiables para los equipos encargados de renovación, retención y recuperación de estudiantes.
• Asegurar que las bases entregadas sean accionables y cuenten con criterios claros, prioridad, responsable y fecha de gestión.
• Recibir los hallazgos de otras áreas y coordinar la corrección de casos cuya causa sea operativa o académica.
• Analizar causas repetitivas y convertirlas en mejoras de proceso o requerimientos para la plataforma.
• Mantener actualizados los manuales, protocolos de escalamiento y matrices de responsabilidad.
• Coordinar con las áreas académica, comercial, tecnológica, financiera, de soporte y talento humano cuando la operación lo requiera.
• Liderar al equipo con cercanía, claridad, exigencia sana y orientación al servicio.

¿Qué buscamos?

• Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Administración de Servicios, Negocios, Procesos, Operaciones o carreras afines.
• Entre cuatro y siete años de experiencia profesional.
• Mínimo dos años de experiencia coordinando equipos operativos o de servicio.
• Experiencia gestionando operaciones con alto volumen de casos, múltiples responsables y fechas críticas.
• Experiencia en servicio al cliente, experiencia de usuario, operaciones, registro, back office, BPO, instituciones educativas, salud, servicios financieros o retail multisede.
• Experiencia implementando o mejorando CRM, ERP, herramientas de tickets o plataformas internas.
• Manejo avanzado de Excel o Google Sheets.
• Experiencia construyendo indicadores, tableros, acuerdos de nivel de servicio y reportes ejecutivos.
• Capacidad para gestionar bases de datos operativas, sin necesidad de programar.
• Experiencia en manejo de incidentes, priorización, escalamiento y análisis de causas raíz.
• Haber liderado equipos de mínimo cuatro personas será un diferencial.
• No es indispensable contar con formación en Educación, Pedagogía o experiencia docente. Valoramos la experiencia en instituciones educativas, pero también consideramos perfiles provenientes de otras industrias que puedan comprender rápidamente el ciclo de vida del estudiante y el impacto de cada proceso sobre su experiencia.

Competencias clave

• Organización, seguimiento y capacidad para cerrar casos y ciclos.
• Liderazgo cercano y firme, sin caer en la microgestión.
• Excelente comunicación escrita y verbal.
• Inteligencia emocional para manejar situaciones de presión y conversaciones difíciles.
• Capacidad para coordinar áreas y personas que no necesariamente le reportan.
• Criterio para tomar decisiones operativas con información incompleta.
• Orientación al estudiante, sin omitir controles ni procesos.
• Afinidad con los sistemas, los datos y la mejora continua.
• Adaptabilidad frente a entornos dinámicos y procesos en construcción.

Condiciones

• Salario: de $2'500.000 a $2'900.000 segpun experiencia.
• Jornada laboral: Lunes a viernes 9am a 6pm y sábados 8:00am a 4:00pm - 42 horas semanales.
• Contrato: a término indefinido

Si disfrutas ordenar operaciones, mejorar la experiencia de servicio y convertir problemas repetitivos en soluciones de fondo, queremos conocerte.