Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas

DNA MUSIC; Bogotá; On-site; COP 27,900,000 - 32,364,000; Full time

Job summary

DNA MUSIC busca un/a Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas en Bogotá para asegurar una experiencia administrativa estudiantil ordenada y trazable desde la matrícula hasta la gestión de incidencias. Liderarás Registro y Control, Atención al Estudiante y la plataforma interna de gestión académica, garantizando cumplimiento de políticas y una experiencia sin fricciones para el estudiante.

La persona ideal tiene 4–7 años en operaciones, experiencia coordinando equipos y manejo de CRM/ERP,

Qualifications

• Profesional en administración, ingeniería o afines (experiencia indicada)
• Experiencia de 4 a 7 años en operaciones/servicio
• Al menos 2 años coordinando equipos
• Experiencia en operaciones con alto volumen de casos
• Experiencia en CRM/ERP o plataformas internas
• Dominio avanzado de Excel o Google Sheets
• Construcción de indicadores y tableros ejecutivos
• Gestión de bases de datos operativas sin programar
• Manejo de incidentes, priorización y análisis de causas

Responsibilities

• Liderar operación de Registro y Control: matrículas, retiros, reingresos, congelamientos, novedades y trazabilidad
• Gestión de la plataforma de gestión académica: adopción, calidad de datos, incidencias y mejoras
• Coordinación de inicios de ciclo: validación de estudiantes, asignaciones, horarios, grupos y comunicaciones
• Asegurar respuesta y ruta clara para cada estudiante
• Atención administrativa al estudiante: solicitudes, tickets y tiempos de respuesta
• Diseño y seguimiento de procesos, SLAs, tableros e indicadores
• Mantener bases confiables para renovación y retención de estudiantes
• Garantizar entregas accionables con criterios, responsables y fechas
• Coordinar con áreas académica, comercial, tecnológica y soporte
• Liderar el equipo con claridad y orientación al servicio

Skills

Organización

Liderazgo

Comunicación

Gestión de riesgos

Analítica de datos

Orientación al estudiante

Cierre de casos

Tools

CRM

ERP

Sistemas de tickets

Excel

Job description

Estamos buscando un/a Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas que asegure que la experiencia administrativa del estudiante funcione de manera ordenada, trazable y oportuna, desde su matrícula e inicio de ciclo hasta la gestión de solicitudes, novedades y cierre de casos. Este cargo será responsable de liderar la operación de Registro y Control, Atención al Estudiante y la plataforma interna de gestión académica. No tendrá a su cargo la definición de pensums, contenidos ni criterios pedagógicos; su reto será garantizar que las políticas y decisiones académicas se ejecuten correctamente, con información confiable y sin fricciones para el estudiante.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

• Liderar la operación de Registro y Control: matrículas, retiros, reingresos, congelamientos, novedades, documentación y trazabilidad.
• Ser responsable funcional y operativo de la plataforma de gestión académica, asegurando su correcta adopción, calidad de datos, atención de incidencias y priorización de mejoras.
• Coordinar los inicios de ciclo, incluyendo validación de estudiantes, asignaciones, horarios, grupos, comunicaciones, alertas y seguimiento de excepciones.
• Garantizar que ningún estudiante quede sin respuesta, asignación o una ruta clara de solución.
• Liderar la atención administrativa al estudiante, controlando solicitudes, tickets, tiempos de respuesta, casos críticos y cierres efectivos.
• Diseñar y hacer seguimiento a procesos, controles, acuerdos de nivel de servicio, tableros e indicadores operativos.
• Construir y mantener bases confiables para los equipos encargados de renovación, retención y recuperación de estudiantes.
• Asegurar que las bases entregadas sean accionables y cuenten con criterios claros, prioridad, responsable y fecha de gestión.
• Recibir los hallazgos de otras áreas y coordinar la corrección de casos cuya causa sea operativa o académica.
• Analizar causas repetitivas y convertirlas en mejoras de proceso o requerimientos para la plataforma.
• Mantener actualizados los manuales, protocolos de escalamiento y matrices de responsabilidad.
• Coordinar con las áreas académica, comercial, tecnológica, financiera, de soporte y talento humano cuando la operación lo requiera.
• Liderar al equipo con cercanía, claridad, exigencia sana y orientación al servicio.

¿Qué buscamos?

• Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Administración de Servicios, Negocios, Procesos, Operaciones o carreras afines.
• Entre cuatro y siete años de experiencia profesional.
• Mínimo dos años de experiencia coordinando equipos operativos o de servicio.
• Experiencia gestionando operaciones con alto volumen de casos, múltiples responsables y fechas críticas.
• Experiencia en servicio al cliente, experiencia de usuario, operaciones, registro, back office, BPO, instituciones educativas, salud, servicios financieros o retail multisede.
• Experiencia implementando o mejorando CRM, ERP, herramientas de tickets o plataformas internas.
• Manejo avanzado de Excel o Google Sheets.
• Experiencia construyendo indicadores, tableros, acuerdos de nivel de servicio y reportes ejecutivos.
• Capacidad para gestionar bases de datos operativas, sin necesidad de programar.
• Experiencia en manejo de incidentes, priorización, escalamiento y análisis de causas raíz.
• Haber liderado equipos de mínimo cuatro personas será un diferencial.

No es indispensable contar con formación en Educación, Pedagogía o experiencia docente. Valoramos la experiencia en instituciones educativas, pero también consideramos perfiles provenientes de otras industrias que puedan comprender rápidamente el ciclo de vida del estudiante y el impacto de cada proceso sobre su experiencia.

Competencias clave

• Organización, seguimiento y capacidad para cerrar casos y ciclos.
• Liderazgo cercano y firme, sin caer en la microgestión.
• Excelente comunicación escrita y verbal.
• Inteligencia emocional para manejar situaciones de presión y conversaciones difíciles.
• Capacidad para coordinar áreas y personas que no necesariamente le reportan.
• Criterio para tomar decisiones operativas con información incompleta.
• Orientación al estudiante, sin omitir controles ni procesos.
• Afinidad con los sistemas, los datos y la mejora continua.
• Adaptabilidad frente a entornos dinámicos y procesos en construcción.

Condiciones

• Salario: de $2'500.000 a $2'900.000 segpun experiencia.
• Jornada laboral: Lunes a viernes 9am a 6pm y sábados 8:00am a 4:00pm - 42 horas semanales.
• Contrato: a término indefinido

Si disfrutas ordenar operaciones, mejorar la experiencia de servicio y convertir problemas repetitivos en soluciones de fondo, queremos conocerte.