Asistente Administrativ@

CONFIDENTIAL; Bogotá; On-site; COP 35,748,000 - 42,819,000; Full time

Job summary

CONFIDENTIAL busca una Asistente Administrativa Ejecutiva para la ciudad de Bogotá. Reporta a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera y apoyará la gestión administrativa y ejecutiva, garantizando confidencialidad y diligencia en las actividades del directivo.

Entre sus responsabilidades está gestionar activos, compras administrativas, caja menor y supervisar a equipos, asegurando el cumplimiento de procesos y marcos normativos de la entidad.

Qualifications

• Profesional con pregrado en carreras administrativas.
• Mínimo 2 años de experiencia laboral en cargos equivalentes o afines al área administrativa.
• Experiencia en control y seguimiento de activos físicos, gestión de compras administrativas, manejo de caja menor, programación de mensajería y gestión de servicios administrativos.
• Experiencia en la gestión de procesos bajo los marcos normativos en los que la entidad se encuentra certificada.
• Experiencia brindando asistencia a nivel directivo, garantizando confidencialidad y diligencia en las actividades relacionadas con el directivo a cargo.
• Experiencia liderando y supervisando equipos de trabajo, realizando asignación, coordinación y seguimiento de funciones.
• Manejo de herramientas ofimáticas en nivel intermedio.
• Preferiblemente, conocimientos en Sistemas de Gestión de Calidad.
• Competencias asociadas a organización, compromiso, capacidad de análisis, comprensión lectora, liderazgo, iniciativa, orientación al detalle, pensamiento analítico y crítico, cuestionamiento constructivo, meticulosidad, prudencia y confidencialidad, orientación a resultados, capacidad para proponer soluciones, adaptabilidad, autonomía, responsabilidad y puntualidad.

Responsibilities

• Apoyar la gestión administrativa y ejecutiva de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, manteniendo la confidencialidad y diligencia requeridas en el manejo de información y actividades del directivo.
• Realizar seguimiento a la gestión de activos físicos, compras administrativas, caja menor, mensajería y servicios administrativos, de acuerdo con el alcance de la posición.
• Coordinar y supervisar las actividades del personal a cargo, realizando asignación, seguimiento y control de funciones, y garantizando el cumplimiento de las responsabilidades del equipo.
• Apoyar la gestión de los procesos administrativos de acuerdo con los marcos normativos bajo los cuales se encuentra certificada la entidad.

Skills

Gestión administrativa

Asistencia ejecutiva

Liderazgo de equipos

Ofimática intermedia

Control de activos

Compras administrativas

Education

Pregrado en carreras administrativas

Tools

Sistemas de Gestión de Calidad

Microsoft Office

Job description

Importante compañía del sector de tecnologías de la información y las comunicaciones, especializada en integración, outsourcing y gerencia de proyectos, se encuentra en búsqueda de Asistente Administrativa (Ejecutiva) para la ciudad de Bogotá.

La posición reportará directamente a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera y será responsable de apoyar la gestión administrativa y ejecutiva del área, garantizando organización, seguimiento, confidencialidad y diligencia en el desarrollo de las actividades asignadas. Tendrá bajo su supervisión los cargos de Mensajero, Servicios Generales, Recepcionista y Asistente de Gestión Documental, realizando la asignación, coordinación y seguimiento de sus funciones y velando por el cumplimiento de las actividades del equipo.

Requerimientos:

• Profesional con pregrado en carreras administrativas.
• Mínimo 2 años de experiencia laboral en cargos equivalentes o afines al área administrativa.
• Experiencia en control y seguimiento de activos físicos, gestión de compras administrativas, manejo de caja menor, programación de mensajería y gestión de servicios administrativos.
• Experiencia en la gestión de procesos bajo los marcos normativos en los que la entidad se encuentra certificada.
• Experiencia brindando asistencia a nivel directivo, garantizando confidencialidad y diligencia en las actividades relacionadas con el directivo a cargo.
• Experiencia liderando y supervisando equipos de trabajo, realizando asignación, coordinación y seguimiento de funciones.
• Manejo de herramientas ofimáticas en nivel intermedio.
• Preferiblemente, conocimientos en Sistemas de Gestión de Calidad.
• Competencias asociadas a organización, compromiso, capacidad de análisis, comprensión lectora, liderazgo, iniciativa, orientación al detalle, pensamiento analítico y crítico, cuestionamiento constructivo, meticulosidad, prudencia y confidencialidad, orientación a resultados, capacidad para proponer soluciones, adaptabilidad, autonomía, responsabilidad y puntualidad.

Responsabilidades principales:

• Apoyar la gestión administrativa y ejecutiva de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, manteniendo la confidencialidad y diligencia requeridas en el manejo de información y actividades del directivo.
• Realizar seguimiento a la gestión de activos físicos, compras administrativas, caja menor, mensajería y servicios administrativos, de acuerdo con el alcance de la posición.
• Coordinar y supervisar las actividades del personal a cargo, realizando asignación, seguimiento y control de funciones, y garantizando el cumplimiento de las responsabilidades del equipo.
• Apoyar la gestión de los procesos administrativos de acuerdo con los marcos normativos bajo los cuales se encuentra certificada la entidad.

Condiciones:

• Ciudad: Bogotá.
• Modalidad: 100 % presencial.
• Tipo de contrato: Término indefinido.
• Salario: $3.520.000 mensuales + beneficios.
• Horario: lunes a jueves de 7:00 a. m. a 4:30 p. m. y viernes de 7:00 a. m. a 4:00 p. m.