Asistente Administrativa

CHILITACO; Sur; Presencial; COP 24.170.000 - 28.951.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Prestaciones de Ley

Auxilio de transporte

Auxilio extralegal

Descripción de la vacante

CHILITACO busca un Asistente Administrativo para Cali y Palmira. Apoyarás a la Gerencia Administrativa en procesos documentales, contratos y trámites ante entidades públicas y privadas.

Se requiere experiencia en gestión documental, actas, minutas y manejo de información confidencial. Trabajo presencial, horario de oficina y prestaciones de ley, con contrato indefinido.

Formación

• Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
• Experiencia de 2 a 3 años en cargos administrativos, preferible soporte a gerencias.
• Conocimientos en gestión documental, trámites ante entidades públicas y manejo de matrices de control.
• Elaboración de actas y minutas, y uso de plataformas documentales (SharePoint o similares).

Responsabilidades

• Brindar soporte integral a la Gerencia Administrativa coordinando y controlando procesos administrativos, contractuales y de documentación.
• Gestionar trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías y entidades públicas o privadas.
• Mantener inventarios y archivos, elaborar informes y actos de reuniones.
• Coordinar entre la firma de abogados y la empresa para revisión y seguimiento de contratos.

Conocimientos

Planeación y organización

Atención al detalle

Seguimiento y control

Proactividad

Gestión de múltiples actividades

Comunicación asertiva

Servicio al cliente interno

Manejo de información confidencial

Trabajo en equipo

Educación

Administración de Empresas

Ingeniería Industrial

Negocios Internacionales

Economía

Herramientas

Microsoft Office

SharePoint

Microsoft 365

Descripción del empleo

¡Hola! Somos Chilitaco, una reconocida cadena de restaurantes Tex-Mex en las ciudades de Cali y Palmira, donde ofrecemos productos con MUCHO SABOR, FRESCURA y CALIDAD.
Estamos en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo, una persona con con habilidades de planeación y organización, atención al detalle, seguimiento y control, proactividad, capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente, comunicación asertiva, servicio al cliente interno, manejo de información confidencial, trabajo en equipo.

Funciones

Brindar soporte integral a la Gerencia Administrativa mediante la coordinación, seguimiento y control de los procesos administrativos, legales, corporativos y de gestión documental de la compañía, garantizando el adecuado manejo de contratos, documentación societaria, seguros, permisos, trámites administrativos y del sistema documental de la empresa.

Administración del Sistema Documental

• Apoyar la Secretaría General de la sociedad en la administración documental corporativa.
• Gestionar y hacer seguimiento a trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías, secretarías, curadurías, bancos y demás entidades públicas o privadas
• Elaborar presentaciones, informes y reportes cuando sean requeridos.

Gestión Legal y Contractual

• Servir como enlace entre la empresa y la firma de abogados externa, coordinando el intercambio de información necesaria para la revisión y el seguimiento de los contratos.
• Mantener actualizada la matriz de contratos de la compañía, la matriz de poderes y autorizaciones con seguimiento a vencimientos, renovaciones, modificaciones o revocatorias y obligaciones. Hacer seguimiento a permisos, licencias, certificados sanitarios y demás documentos obligatorios
• Asistir a reuniones de negociación o revisión contractual lideradas por la Gerencia Administrativa, elaborando actas, minutas o correos de seguimiento con los compromisos acordados.

Apoyo General

• Brindar apoyo administrativo y logístico a las diferentes áreas de la compañía cuando sea requerido
• Ejecutar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa.
• Gestionar la compra de suministros e insumos administrativos.
• Mantener actualizado el inventario de llaves, candados, copias de llaves, controles de acceso, códigos de cajas fuertes y demás elementos de seguridad física.

Requisitos

• Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
• 2 a 3 años en cargos administrativos, preferiblemente brindando soporte a gerencias o direcciones administrativas. Se valorará experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos, trámites ante entidades públicas, manejo de matrices de control, seguros corporativos, elaboración de actas y minutas, y plataformas documentales (SharePoint o similares).

Conocimientos Específicos

• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) y Microsoft 365 / SharePoint
• Gestión documental y control de versiones
• Elaboración de actas, minutas y comunicaciones ejecutivas
• Organización de archivos físicos y digitales
• Conocimientos básicos de contratación comercial y trámites administrativos (no se requiere formación jurídica)
• Excelente redacción y ortografía

Habilidades y Competencias

• Planeación y organización
• Atención al detalle
• Seguimiento y control
• Proactividad
• Capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente
• Comunicación asertiva
• Servicio al cliente interno
• Manejo de información confidencial
• Trabajo en equipo

Condiciones Laborales

• Contrato indefinido
• Salario: $2.380.000 +Auxilio extralegal $200.000 + Prestaciones de Ley + Auxilio de transporte
• Horario: Lunes a Viernes de 7:30am a 5pm (Viernes hasta las 4pm)
• Modalidad: Presencial